オフィスから離れた環境でいろいろな話をしようという考え方は、アメリカの企業では昔から取り入れられていました。最近では、日本の企業にもその文化が定着しつつあります。空きスペースの検索サイトを利用して鎌倉など歴史ある街の雰囲気ある民家を貸し切り、オフサイトミーティングを行う企業も出てきたようです。
オフィスにいると、電話がかかってきたり、メールが届いたり、なかなか集中しづらいものです。そこでオフィスからまったく離れた場所で、1つのテーマに対して集中的に議論します。
私が長く在籍していたオペレーション部門でも、都心から離れた宿泊施設などで1泊2日のオフサイトミーティングを年に数回程度は行っていました。マネージャークラスが全員集合し、ミーティングルームを借ります。そして、日中はミーティング。部署ごとの目標を発表したり、アイデア出しを行います。
夜は、交流を深める。食事をしたり、飲みながらコミュニケーションを取りました。普段は会社としては「飲みニケーション」を行わないアマゾンですが、メリハリをつけ、オフサイトミーティングのときは積極的に行っていました。
ちなみに、私が出席した中で最も大きなものは、「ワールドワイドオペレーションズアンドカスタマーサービス」のオフサイトミーティングです。これは、年に1回必ず行われるイベントです。世界各国のアマゾンのオペレーションとカスタマーサービスの責任者が一堂に会し、アメリカでミーティングを行いました。
参加者は、たしか300人ほどだったと思います。巨大なホテルを3日間貸し切って、各部署が発表したり、ディスカッションを行ったりしました。
アメリカのみならず、ヨーロッパや日本からも責任者を呼ぶわけですから、費用は相当かかります。また当然ながら、オペレーションズアンドカスタマーサービスの部門だけでなく、リテールその他の部門でも行っているわけです。アマゾンではそれほど「オフサイトミーティングは重要性が高い」と考えていたわけです。
ジェフ・ベゾス自らがスピーチをすることも
オフサイトミーティングの意義は、大きく2つです。1つは、会社の大きな方向性や新テクノロジーなどの情報共有を通して「参加者の共通認識を作る」という点。ジェフ・ベゾスが足を運んで私たちに対してスピーチをしたこともあるし、シニア・ヴァイス・プレジデントが1時間ほどの講演をしたこともあります。
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