キーワードでざっくり構成 落ち着いて質疑応答するには

まつもと・かずや　音声表現コンサルタント・ナレーター。1991年、NHKにアナウンサーとして入局。2016年から株式会社マツモトメソッド代表取締役。

秋の決算発表の時期、さまざまな会社の社長さんから「どうすれば質疑応答をうまくできるか」という相談をいただきました。質疑応答は決算発表に限らず日常のビジネスの現場でも行われるもの。そこで今回は、落ち着いて質疑応答するための方法をご紹介します。大きな流れは、①「質問内容をメモする」②「すぐに答え始めず、答えを構成する」③「時間を稼ぐ」④「答えははっきり。フォローも忘れず」です。

質疑応答の際に最も気をつけなくてはいけないのは、焦って余計なことを口走らないようにすること。そのために、①「質問内容をメモする」ことから始めます。答えるべきことを可視化すれば、余計なことを言うリスクが減らせます。また、自分の意見や仮定の話を質問とごちゃ混ぜにして話す人も少なからずいるため、質問を整理し、時には質問者に内容を再確認するためにも必要になります。

次は②「すぐに答え始めず、答えを構成する」。どんな話をどの順番で答えるか、全体の設計図を決めます。1.結論、2.その根拠、3.具体例。この要素をこの順番で用意できればたいていの質問には答えられます。問題はその構成が作れるかどうか、ですよね。

そこで、つなぎの言葉で③「時間稼ぎ」をします。1つは質問者を褒める言葉。典型的なのは「いい質問ですね」です。これ、本当にいい質問のときはもちろん、答えにくい質問や、都合の悪い質問のときにも使えます。

「いやぁ、難しい質問ですね。これは慎重にしっかり答えないと」などもいいですよ。質問者の中にはあなたをやり込めたいと思っている人もいます。そうした欲求を、褒めたり、困ってみせたりすることで満たしてあげるのです。