マンション管理組合は個人情報の山 困っている理事たち必見！

管理組合も個人情報の扱いでは細心の注意が求められる（撮影：梅谷秀司）

5月30日に全面施行された「改正個人情報保護法」は、実はマンションの管理組合も対象になる。改正法では、「取り扱う個人情報の数が5000以下である事業者を法規制の対象外」としていた制度を廃止したため、企業だけでなく、非営利団体であるNPO法人、自治会、同窓会なども法規制の対象となった。もちろん、マンションの管理組合も例外ではない。

マンションの管理組合では、下のリストで例示したように、意外に多くの個人情報が集まっている。マンション名から住所がわかるので、部屋番号とフルネームが記載されていれば、個人を特定することができるからだ。管理組合によっては、災害時の助け合いのために「避難時の要配慮者リスト」を作成しているところもあるが、こちらはより重要な個人情報として慎重な取り扱いが求められる。

また、最近は防犯カメラを設置しているマンションも多い。本人だと特定できる映像が録画されていれば個人情報になるのが原則だが、特定の個人情報を検索できるように体系的に構成されていなければ、個人情報データベースに該当しないと解されている。

購入希望者から情報を求められたらどうする

では、マンションの管理組合は、実際にどのような点に気をつけたらよいのだろうか？

管理組合は比較的閉ざされた組織なので、個人情報を利用する機会はそれほど多くはない。したがって、「個人情報を取得する際に理由・目的を明示」したり、「個人情報が漏洩しないように適切に保管」したり、「本人が個人情報の開示を求められるように問い合わせ先を明示」したりすることなどに配慮すれば、おおむね問題はないだろう。