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資料の構想段階からパワーポイントを使っていませんか？（写真：adam121 / PIXTA）
資料作成が速くて上手な人はパワーポイントの使い方に長けている――。そう信じている人は多いのではないでしょうか。しかし、これは大変な勘違いです。実は、仕事ができる一流の人ほど、すぐにパワポを開くことはしません。
日本IBMのシニア・プロジェクト・マネジャーとして、数百人のメンバーを抱える木部智之氏は、資料作成がうまい人は「手書き」を大切にしていると言います。『仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか？』の著者であり、自他共に認める“スピード狂”である木部氏に、質の高い資料を短時間で作成する秘訣について聞きました。
資料作成を頼まれたとき、「まずはパワーポイントを開く」という人が大半ではないでしょうか。しかし、これは愚の骨頂。仕事が遅くて、結果の出ない人ほど、このような間違った行動を起こしてしまいます。
「構想」に80％の時間を使う
資料作成は、80％を構想に使い、20％を作成に使う。そうすると、最小限の時間でアウトプットができます。構想は必ずノートや紙の上で、手書きで行います。
構想段階では、資料に入れ込むエッセンスを洗い出し、それらをどのようにストーリーとして展開するかを考えます。また、収集したデータをどのような表やグラフにして表現するかを考えます。
この構想段階では、配置などを手書きで何度もやり直します。この段階からいきなりパソコンを使ってしまう人がいますが、絶対にNGです。構想段階ではやり直しが多いので、いきなりパソコンを使うと資料の作成と修正に時間がかかってしまいます。
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【資料を作成する3ステップ】
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