｢言った｣｢聞いてない｣で揉めるダメ組織の対処法――口頭指示の"手戻り"を防ぐ｢フロー｣と｢ストック｣情報の使い分け

たとえば、あなたが友人と駅の改札口の前で待ち合わせる約束をしたとしましょう。

しかし、約束の時間を過ぎてもなかなか友人の姿が見えない。このとき、電話やチャットで「今どこにいるのか」「待ち合わせ場所が合っているか」などを確認するでしょう。このような、その場限りの緊急連絡も、フロー情報としてのやり取りといえます。

多くの場合、当日の待ち合わせ場所の確認など、フロー情報として処理されるべきものごとは、記録して長らく記憶しておく必要はありません。

当事者だけでの、その場の短期記憶にとどまっていれば用済み。友人との過去の待ち合わせ場所を覚えておく必要のある人がどれだけいるでしょう（刑事にアリバイを問われる可能性を見越している人なら別ですが……）。

このように、フロー情報として処理されるべき情報は、口頭でもチャットの短文でもまるで問題がないのです。

一方、ある程度の期間、当事者の記憶にとどめておいたり、その場にいない第三者に伝達したり、ましてや仕事の全部または一部を相手にお願いしたりするケースにおいては、フロー情報として処理してしまうのは問題かもしれません。

天気予報の話に戻すならば、もし仮に、あなたが過去のある場所の天気の情報を統計として記録し、企業のマーケティング活動に用いたり、翌年以降の農業や漁業の事業計画に活用する立場の人であるならばどうでしょう。予報と実際の情報を、ストック情報として蓄積する必要があります。フロー情報として処理してはならないのです。

口頭の伝達は、フロー情報には適するかもしれないが、ストック情報を扱うには不向きである。このように考えることができます。

あなたが扱っているその情報は、フロー情報として処理されるべきものでしょうか、それともストック情報として記録しておくべきものでしょうか。本当に「口頭だけ」で流していいものかどうか、考えましょう。

「出たとこ勝負」という思考停止

口頭でのやり取りで仕事の依頼や指示を済ませ、「じゃ、そういうことで！」「あとはよろしく！」で突っ走る。それらの多くは、「『いきあたりばったり』『出たとこ勝負』」な行動習慣に基づくともいえます。

これまた、「わかり合っている」人同士で、既存の仕事、ルーチンのようにこなす仕事であれば、なんら問題はないかもしれません。既にいつものパターンがわかっていて、そのやり方をなんとなく踏襲すれば問題がない。