Excel7つの小技 ちょっとした工夫で生産性アップ

（Rawpixel/PIXTA）

1「表示形式」を簡単に変える

前記事の「データ整理の基本」でも触れたセルの「表示形式」は種類が多い。元データを変更せずに数字ならマイナス記号を「▲」で表示でき、3桁ごとに「,（カンマ）」で区切る表示も可能。さらに1000単位や％での表示もできる。日付は和暦までも表示可能だ。Ctrl＋1キーなどで「セルの書式設定」画面を開き、「表示形式」タブで目的の形式を選ぶ。

2「プルダウン」選択肢を作る

指定の選択肢を表示する「プルダウン入力」が可能だ。まず選択肢の表を事前に用意。そして入力していきたいセルの範囲を選択し、「データ」タブから「データの入力規則」画面を開く。「設定」タブの「入力値の種類」から「リスト」を選び「元の値」に選択肢のセル範囲を絶対参照で指定する。

3「置換」で一括変換

表記揺れなどの文字の置き換えは「検索と置換」画面で行う。一括置き換えも可能。ワイルドカード（→関連記事へ）も使える。「オプション」を開くと、大文字小文字や全角半角の区別など、細かい設定が可能だ。また日付は年や月だけ一括置換でき、表の流用などの際にも使える。

4「オートフィル」でさくっとコピー

ドラッグ操作でセルをコピーできる「オートフィル」機能。コピー元セルを選ぶと右下角に表示される小さな「■」を下にドラッグする。知っておきたい技が右クリックでのオートフィルだ。ドラッグ直後にメニューが表示され、形式を選べる。例えば「書式なしコピー」なら、書式を除いてコピーするので、罫線や背景色など表のデザインを保ったまま、データや数式をコピーしたい場合に便利。ほかにも月単位の日付など、さまざまな連続データも選べる。