｢メールの送信先を間違えました｣｢USBをなくしました｣…"新入社員のやらかし"に上司が絶対やってはいけないこと

「××会社（著名な上場企業、ITベンチャーなど）のものです」「社長だが緊急のお願いがある」といった言葉でも、慣れたメッセージツールなら乗っ取りを疑うことができても、電話口で言われると信じてしまうかもしれない。

そもそも若者は電話を嫌うし取らないが、この耐性のなさがかえってリスクになる。電話の取り次ぎ方や業界マナーの教育も重要だが、そもそも電話、FAX、手紙などレガシーコミュニケーションへの耐性と正しい理解をさせたい。

社員証、リモートアクセス、PCの画面ロックなどの常識

リアル環境やアナログガジェットでのリスクに「社員証」も指摘しておく。

その昔、社員の証として企業ロゴの入った徽章（きしょう：記章）が配られていた。今でも残る企業文化・風習だが、大手企業などは新入社員にも徽章が配布され、それが企業戦士のシンボルでもあった。

先輩社員からは「なくしたら始末書では済まないぞ」と脅されることもあった。フラッパーゲートも社員IDカードもない時代は、「背広」（スーツのこと）のフラワーホールに会社の徽章がついていれば（あるいは持っていれば）守衛さんに止められることなく「森ビル」や「丸ビル」に入ることができたからだ。

現在はカード式の社員証（IDカード）に取って代わられているが、機能としては徽章と共通する部分がある。つまりその建物の正規の利用者かどうかの証明、所属・属性の証明である。

したがって、紛失したらそのIDは直ちに失効させる必要がある。現在の社員証はICチップが内蔵され、身分証のほかオフィスの鍵としても機能する認証デバイスとなっている。

入退館ポリシーの厳しいところは顔認証や人数カウント、入退出管理を厳密に行うため、カードの貸し借りや友連れもできないようになっている。学生気分で安易なカードの貸し借りをさせない。たとえ上司や先輩の頼みであってもだ。

ほかにも、公共施設などでのWi-Fiアクセスポイントへの接続、自宅からのリモートアクセス、個人所有端末の業務利用については、会社ごとのルールを徹底したい。VPN、仮想デスクトップ、スマートフォンアプリによる多要素認証、USBトークンによる接続など、面倒でも指定された接続方法を守るべきだ。

オフィス内でも使っているPCの画面にはパスワードロックをかける。内外問わずラップトップの画面を開いたまま離席しない。といった運用も有効である。