IT技術の進化が実現する<br />オフィス環境とワークスタイルの革新

社員が集う場であるオフィスは、企業文化を象徴する場であり、ワークスタイルの変革を目的にオフィス戦略を立てる動きが増えているという。経営戦略として有効なオフィスを実現するために留意すべきポイントは何か。オフィスビル総合研究所代表取締役の今関豊和氏に聞いた。

IT技術により変わるオフィスの概念

企業における固定費のなかで、人件費に次いで大きいのが不動産関連の費用といわれ、オフィス戦略は非常に大きな意味を持っている。それは単にコストという面だけではなく、オフィスには企業文化を象徴している部分があり、働き方にも深くかかわってくるからだ。

「オフィス戦略で最近多く見られるのが、オフィスの移転に合わせてワークスタイルを変革しようとする動きや、ワークスタイルを変革する必要があるからオフィスを変えるといった動きです」。そう解説するのは、不動産関連のリサーチ業務に豊富な実績と経験を持つオフィスビル総合研究所の今関豊和代表だ。

株式会社オフィスビル総合研究所
代表取締役
今関豊和氏
(いまぜき・とよかず)／1987年東急建設入社。米国デンバー大学にてMBA取得。99年ジョーンズラングラサール（日本支社）にてリサーチ部門ヘッド。2004年ラサールインベストメントマネジメント（日本支社、米国本社）にてグローバルリサーチ業務を担当。06年米国ジョージア州立大学経営大学院博士課程入学。不動産投資理論等を研究し博士号（Ph.D.）取得。10年三幸エステートチーフアナリストおよびオフィスビル総合研究所常務取締役に就任。13年6月より現職。明海大学不動産学部非常勤講師を兼務。

「またオフィスのロケーションも企業文化を表していますから、分散していた部門を統合して新たな場所に移るというのは、外部から見ても大きなインパクトがあります。オフィス戦略は、そうした外からの目を意識して立案するのも効果があると思います」

さらに今関氏は、大きな潮流としてオフィスにおけるIT技術の進化によって、モバイル環境やペーパーレスが急速に進展し、オフィスの持つ意味合い自体が変化を遂げていると指摘する。「オフィスの移転に合わせ、固定席ではないフリーアドレスを取り入れ、どこでも働けるワークスタイルにする例が多くなっています。そのどこでも働けるというのが、今までは『オフィスビルのなかのどこでも』を意味していたのですが、どんどんオフィスの外に広がり、家でもいいし、移動中の電車内でもいいし、あるいはサテライトオフィスを設けるようなやり方も可能になり、オフィス自体の概念が変わりつつあるのです」。

従来以上に求められる専門家の知見

また、新しい企業文化を創造するようなオフィス環境の変化を起こすには、ボトムアップでは難しく、経営トップの決意と指示がなければならないと今関氏は強調する。「年々採用する企業が増えているフリーアドレスも、自分のデスクがなくなるといった環境は、やはり当初は社員にとってストレスになるのです。それがある程度時間が経って慣れてくると、他部門との交流や社員間のコミュニケーションの促進など、意図したメリットが生かせるようになるのですが、そこに移行するまでのストレスを乗り越えるには、トップのリーダーシップが不可欠だと思います」。つまり、乗り越えた先にある大きなメリットを実現するというトップのぶれない決意と、ストレスを感じている社員へのサポートが重要だというのだ。

それでは、企業が有効なオフィス戦略を立てようとした場合、どのようなポイントに留意すべきだろうか。「かつては、どれだけのサイズのオフィスをどこのロケーションに設定するかということに尽きたと思います。コストもそれに伴って出てきました。それが現在は、サイズ、ロケーション、コストに加え、『働き方』というのが重要な軸になってきています。そして、求めるワークスタイルを実現するためには、必要なスペックも変わってきますから、今までに比べオフィスを選ぶ際の絞り込みのプロセスが複雑になります。このため、専門家のアドバイスがより必要になってくるのです」。特に、10年や20年に一度の本社級の移転であれば、経験のない社員も多く、専門家の知見が今まで以上に求められるようになるだろう。

ここで注意したいのが、その企業の持つ文化からあまりにも飛躍した姿を描いてしまうと、オフィス戦略が失敗に終わるリスクもあるということだ。たとえば、社員の交流を促進したり創造力を育む仕掛けとして、お茶やコーヒーが飲めるコミュニケーションスペースを作っても、業務時間中に席を離れてお茶を飲むことが遊んでいると見られる企業文化があれば、そのスペースを誰も使わないということになりかねない。「ワークスタイルやカルチャーを変えようという仕掛けはいいと思うのですが、それによるメリットはどの企業にも当てはまるものではありません。それを踏まえたオフィス環境を考えていく必要があります」。

自由な働き方がより導入しやすく

オフィスを選ぶ際には、当然BCP（事業継続計画）や耐震性能もしっかり見極める必要があるが、「東日本大震災以降の試行錯誤を経たなかで、災害への備えについてはスタンダードが固まってきた感があります。オフィス選定にあたっては、それにプラスアルファの部分で自社に何が必要か考える必要があると思います」。

このプラスアルファの部分について今関氏は、「災害への十分な備えは各オフィスビルとも非常に良くなってきていますから、環境性能なども注目したい部分です。そしてなにより重要なのは、やはりどういう働き方にしたいのか、そのためにどういうオフィスを作りたいのかということなのです。そこを十分に考えてから具体的な行動に移っていかなければならない時代になってきたと思っています」。

たとえば、フリーアドレスを取り入れる場合なら、デスクを減らして、駅近のオフィスでもより少ない面積で借りることも可能となり、単価は高くても全体のコストを下げることができる。こうして、コストを抑えながらより良いロケーションにすると同時に、新たなワークスタイルを取り入れ社員の満足度を高められるケースもあるわけだ。