業務のムダ、解消のカギは「自動化と情報共有」

販売管理にありがちな手間と属人化を一挙解決

コロナ禍では、リモートワークをはじめワークスタイルの変容や働き方改革を実現すべく、DX推進の機運が一気に高まった。しかし、当然すべての企業がDXに踏み切れたわけではなく、むしろほとんどの企業にはアナログ業務が残っている。しかし、取り残された意外な業務こそが、実は全体のボトルネックになっていないだろうか。例えば「販売管理」。ルーティンワーク化されているためつい放置しがちだが、作業には思いのほか手がかかり、手作業によるミスや、情報が属人化するリスクから“管理のための管理”という余計なタスクも発生しやすい。一方で、「自社の業務フローに合うシステムが見つからない」「スクラッチ開発するには費用が高額」という悩みもあり、システム化には壁を感じる企業も多いだろう。こうした課題はどのように解決すべきだろうか。

煩雑な販売管理業務はミスのダメージも大きい

販売管理は、業種・業界を問わずに必要不可欠な業務の1つだ。有形であっても無形であっても、「商品」を仕入れてから販売するまでの流れを可視化しなければ、適切な単価設定や販売戦略の構築、在庫管理はできない。

しかし、一口に販売管理と言っても、業務は「受注」「発注」「売上」「請求」など多岐に渡っており、「見積り」や「仕入れ」「在庫」といった業務も関わるとより煩雑になってしまう。1つひとつのタスクは単純なルーティンワークであるケースも多いかもしれないが、積み重なればかなりの分量となるうえ、意外と起こりがちなのがケアレスミスである。コピー&ペーストの多用によって見落としや入力間違いが発生し、受発注の量や見積もり、請求などの金額を誤ってしまって顧客に迷惑がかかるケースも少なくない。企業としての信頼度を下げ、売り上げに悪影響を及ぼしてしまうことから、ダブルチェック体制を敷かざるをえず、組織全体の負荷が増してしまう。本来効率化が望めるはずの単純作業や繰り返し作業に時間を費やし、全体の生産性を低下させてしまっては本末転倒だ。

こうした事態を防ぐため、表計算ソフトの関数を活用するなど、各自で業務フローの工夫をしている企業もある。ところが、ミスを減らすことには成功しても、別の問題が発生するケースが多いようだ。数多くの中小企業の販売管理業務の課題に対応している、ラクスのBOクラウド事業本部 楽楽販売事業部 伊勢怜加氏は、次のように説明する。

BOクラウド事業本部
楽楽販売事業部
伊勢 怜加

「各自で表計算ソフトのシートを入力していると、情報が散在してしまって属人化する傾向があります。例えば、いつどのような見積もりを出したか、といった取引先対応履歴も、担当者が不在だとわかりません。問い合わせがあっても、担当者がいなければ対応できないため、業務が滞るだけでなくチャンスロスの原因にもなります」

さらに伊勢氏は、一元管理ができていないことが、無駄な手間や時間がかかる要因になっていると指摘する。

「共有のためにいちいちメールを作成して送信したり、一元化するために別途集計作業をしたりすることに複数社員が何時間もかけているというお悩みも珍しくありません」(伊勢氏)

自動化と一元管理の実現で、販売管理をラクに

従来ならば、こうした無駄ともいえる作業でも、残業などでカバーしていた企業が多いだろう。しかし、現在はその“手口”が使えなくなってきている。理由は大きく2つ。1つは、働き方改革関連法の施行だ。2019年4月から大企業に、20年4月からは中小企業にも残業時間の上限規制が適用されるようになった。もう1つは新型コロナウイルスの感染拡大。急速にリモートワークが普及し、脱はんこ・ペーパーレス化を進めざるをえない状況の中、シームレスかつ効率的な情報共有が求められるようになってきている。

そんなニーズに対応できるクラウド型販売管理システムとして、累計1500社以上の多数の企業から支持されているのがラクスの「楽楽販売」だ。

「見積書の作成や申請承認、帳票作成や資料送付といったルーティンワークをボタン1つで自動化できます。そして、販売管理や顧客管理、案件管理をはじめ、あらゆる社内業務のデータベースを自由にひも付けてシステム化できますので、見積もりから、受注、請求、仕入れまで一元管理することが可能です」(伊勢氏)

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