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出社後すぐにやりがちな「無駄」な作業とは?

マイクロソフトの生産性向上を支えたもの

これまで、出社してPCに向かって初めにすることといえば、社内のグループウェアやメーラーの確認だろう。その後、ブラウザーを立ち上げ、WordやExcelなどのアプリケーションを使って仕事に取りかかる。これらのソフトウェアにバラバラにアクセスしなければならず、必要なメールや資料を探すために多くの時間を割いていた。

しかし「Teams」の場合、立ち上げると同時に、グループウェアもチャットもさまざまなファイルやアプリケーションが1つの画面の中に集約される。案件ごとに整理されたワークスペース上部のタブを切り替えるだけで、必要なコメントや関連資料がすぐに見つかる。もちろんファイルをチーム全員で共有し、作業することも可能だ。連携するアプリケーションは、マイクロソフト製品に限らず、ビービーシステムの「ScheduleLook for Microsoft Teams」やピーエスシーの「Coo Kai Team Build」のようなサードパーティー製のアプリケーションも利用できる。

非効率な働き方をする必要がなくなる理由

さらに、音声通話やビデオ通話を活用すれば、外出先や移動中でも会議に参加できる。その会議の様子も簡単に録画できるため、「Teams」にアップしておけば、会議に参加できなかったメンバーとも容易に情報共有できる。

新しくチャットに参加するメンバーでも、過去のやり取りを確認できる

上司への報告や連携部署への指示、新たなプロジェクトメンバーへの引き継ぎ……。こうした他者への伝達は、仕事をするうえで最も手間となる。

「過去のコメントや資料はもちろん、録画した会議の様子がチャットに残されているため、誰かが資料を準備したり説明したりする必要がなく、引き継ぎが自然とできてしまいます。これが『Teams』を活用するメリットの1つです」(春日井氏)

指示や引き継ぎが面倒なため、結局自分でそのまま仕事を行う。そんな非効率な働き方をする必要がなくなる。

AIを活用した新機能が続々と登場しており、この先も進化し続ける“将来性”を感じさせる。

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