日本の人口減少に歯止めがかからない。人口減少は労働力不足となってビジネスの現場を直撃し、すでに多くのビジネスパーソンを悩ませている。国土交通省の試算によれば、2050年を過ぎる頃には1億人を割り込む可能性もあるという。政府も「働き方改革」や「生産性向上」を旗印にさまざまな政策に着手するなど、人口が減りゆく中でどうやって成長を維持するかが今後の課題になっている。
この課題は中堅・中小企業により重くのしかかっている。「人が足りない」「人が採れない」「外注費が高くなっている」という三重苦で、仕事が回らなくなるのも時間の問題という企業もあるほどだ。この課題を解決するヒントは、やはりITにある。
月間4万4000枚の注文書を人力で処理
「ふぅ、またいい応募がなかったか……」
消費財の卸販売をしているシキホウ社の東洋タロウ社長は嘆いていた。データ入力を担当していたパート従業員が退職したので求人誌に募集を出したものの、思うように応募が来ないのだ。
シキホウ社は従業員約400人の中堅企業。取引の99％はEDI（電子取引）化されているが、残りの1％の注文書はいまだにFAXベースで注文が来る。
1％といってもシキホウ社に来るFAXは1カ月間で約4万4000枚に及ぶ。それらをEDI化するため、シキホウ社では7名の従業員をデータ入力専任に充てているが、それでも中元や歳暮などの繁忙期には業務量に追いつかず、残業を余儀なくされるのが実情だ。そして彼ら、彼女らは、専任といってもパートや派遣社員。退職したり、契約更改で交代したりすることもままある。
東洋社長の危機感は切実なものだった。というのも、人員の補充が年々難しくなっていたからだ。給与を上げて募集することで何とか人員を確保しているものの、社長から見れば「成果は変わらないのに人件費だけが増えている」状態だ。
「このままでは首が回らなくなる……」
さらに言えば、新しい人員が入るたびにシキホウ社ではマニュアルを持ち出してトレーニングを行う。だがいくらトレーニングを積んだところで、手入力である限り、ミスの発生は防ぎきれない。ミスは月に数回発生し、そのたびに時間が奪われている。無駄な仕入れを行ってしまうことで、コスト増の要因にもなっていた――。
前ページの話は架空のものだが、決して現実離れした設定ではなく、シキホウ社のように経営課題を多く抱える日本の中堅・中小企業は多い。
たとえば、建設や運輸、小売業などではすでに労働力不足が恒常化しつつある。業種によっては派遣や契約社員を正社員化することによる囲い込みが激化し、人件費は上昇し始めた。外食チェーンや小売りでは、採算の合わなくなった24時間営業を見直し始めている。
労働力不足を営業時間の短縮で乗り切ることができるB to Cの業界はまだいいのかもしれない。B to Bの業界では顧客から24時間の稼働を強いられることも多いため、工数の削減による労働力不足の解消に頭を悩ませるケースは多い。業務を外部に委託しようにも、従来のBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）は今ではメリットが薄れつつある。発注先となる新興国の経済状態が上向くにつれて、現地の労働コストが急上昇していることが要因だ。
まさに八方ふさがりの状況と言える。
定常的な業務はロボットが代行
こうした状況の打開策として今注目されているのが、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用したBPOサービスだ。
まずRPAを説明すると、ロボティックとは、物理的な存在のあるロボットを指すのではなく、ソフトウエアのこと。従来人手に頼っていた定常的な業務をソフトウエアに代行させることで自動化するものだ。これにより、コスト削減を図ると同時に、人間はより付加価値の高いコア業務に専念できるようになる。BPOで外注はするものの、その仕事をするのがロボットということだ。
前出のシキホウ社が、コニカミノルタのシステムとサービスで構成される「Robotics BPO for Smart Work」を導入すればどうなるか。シキホウ社の場合、従業員の作業はFAXで送信されてきた注文書をスキャンするだけ。あとはソフトウエアが作業を代替してくれる。
ソフトウエアは、スキャンされた注文書を一度クラウドに上げ、ここでAIによる精度の高い文字認識能力を用いてデータ化。その後、会社の基幹システムへの入出力まで行う。注文書だけでなく、売上伝票や経費精算伝票など紙媒体の帳票類は基本的にこのBPOサービスで処理できるようになっている。
このBPOサービス導入により、シキホウ社の業務は劇的に変わるだろう。入力ミスなどのヒューマンエラーを解消できただけでなく、これまでデータ入力に充てていた従業員を別の業務に回すことができるのだ。業務の大幅な効率化も見込まれる。実際にコニカミノルタでは本サービスを社内で繰り返し検証しており、経理における請求支払業務では84％の業務時間削減が可能との試算も出ている。
このBPOサービスは、既存のERPにも連携可能だ。SAP® Business ByDesign®などと連携すれば、加工されたデータを経営陣がリアルタイムに近いタイミングで見ることもできる。そのうえ、データの正確性も増し、経営の意思決定もスピードアップが期待できる。
何より、ロボットは辞めない。これにより、東洋社長のストレスは大幅に軽減するだろう。
生きたデータをさらなる付加価値に
だが、中堅・中小企業といっても多種多様。IT化や自動化の必要性は理解しつつ、コストがかかることに二の足を踏む経営者は少なくない。その点、コニカミノルタのBPOサービスは従量課金制が採用されているため、導入初期段階における経済的負担が少ない。専任のIT要員も不要だ。イニシャルコストが低いだけに、一定期間試してみて、仮に合わないのであればその時点でやめればいいのだ。
さらに言えば、このBPOサービスは、作業の自動化だけにフォーカスしたものではない。シキホウ社が取り込む膨大なデータは需要と供給を表す生きたデータだ。将来的には、そのデータを読み解くことで需給におけるさらなる効率化を図ることも、メーカーや小売りへの新たな提案につなげることも可能だ。つまり、現状を打破したい企業にとっては、「次の一手」を考えるうえで大きなヒントになる。
それこそがコニカミノルタが目指すWorkplace Hubというプラットフォームがもたらすサービス価値だ。同社の掲げるWorkplace Hubでは取引データだけでなく、顧客企業の現場に存在するデータを統合・解析・意味づけすることで業務効率化、創造性向上、付加価値創出という3つの価値を提供していく。
仮に異業種への展開を目指すという大胆な施策を検討する場合でも、顧客をサポートするようなサービスだ。同社が持つ約150カ国、約200万企業の顧客基盤と実績がそれらを可能にしている。
日本の中堅・中小企業が置かれた環境を考えれば、経営層は少しでも早く自社のリソースを見つめ直し、業務の効率化を進め、従業員をより付加価値の高い業務に投入する方法を探るべきだ。そのためにBPOサービスは存在する。大企業と違って、面倒な社内政治や大掛かりな根回しを必要としない身軽な中堅・中小企業の経営層こそ、スピード感のある変革が起こせるはずだ。
現在開発中のRobotics BPO for Smart Workは、2017年10月3日〜6日に開催される「CEATEC JAPAN 2017」にも展示予定だ。気になる方はコニカミノルタのブースを訪れてみてはいかがだろうか。
