PDCAが「掛け声」だけで終わる根本的理由

マトリクスで、いっきに実行しやすくなる

なぜ、PDCAを現場で使うのは難しいのでしょうか? その理由は、PDCAを実際の仕事に置き換えるときの「イメージ」が影響しています。

PDCAをサークル(円)でとらえるから使えない

PDCAというと、ほとんどの人がこのようなサークル(円)をイメージすると思います。私も新人研修では、この図を使って教わりました。

仕事の現場ではよく「PDCAを回せ!」という言い回しが使われます。このサークルのイメージだと、PDCAをぐるぐる回し、それを繰り返すというイメージはたしかに持ちやすいです。ただ、このイメージの欠点は、「何に対してチェックするのか?」が明確ではないことです。さらにいえば、Doの次にCheckがあるので「Do」(実行したこと)に対してのみ、チェックが行われてしまうのです。

実はここに、PDCAが計画倒れで終わる根本的な原因が隠れています。

仕事でPDCAを繰り返すときに、最も重要なポイント。それはPlan(計画)です。計画倒れになる原因の9割は、そもそもの計画があいまいであるため(またはそもそも計画がなくスタートしているため)です。よく、「PDCAはCheckが大事だ」といわれますし、それは真実ですが、そもそもの計画、狙いがなければ、それがうまくいったか失敗したかを検証することができません。

たとえば職場で、よく次のような場面を目撃しませんか?

部下:「すいません、Aさんから頼まれた資料のホチキス留め作業を大量にやらねばならず、今日の15時からの会議を欠席してよろしいでしょうか?」

上司:「ああ、200部もあるから大変だよね。もともと何時に終わらせる予定だったの?」

部下:「なるべく早くと思っていました……。自分の仕事が遅くて申し訳ありません」

この部下の問題は、ホチキス留め作業が遅かったことではなく、そもそも何時にホチキス留めを終わらせるかを「計画」していなかったことにあります。会議が15時に始まるなら、その2時間前、13時までに終わらせると決めて取りかかっていれば、途中で「間に合わない」と気づくことができ、誰かに手伝ってもらうなどの対応も可能になります。

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