ダメ資料が1秒で改善する「スゴ技」ベスト5

「なんとなくダメ」な資料が劇的に変わる!

(写真:タカス / PIXTA)
自分や部下が作成した資料をパッと見て「何かが違う」と感じる。でも、「何がダメなのかよくわからない」……。そんな経験をした人は多いのではないでしょうか。この“もやもや”こそが、この世からダメ資料がいつまでもなくならない原因です。
外資系コンサルが入社1年目に学ぶ資料作成の教科書』の著者、清水久三子氏は、数千人の膨大な資料をレビューする中で、この“もやもや”を分類。「原因と対策」をパターンにまとめました。あなたのスライドが1秒で劇的に改善するすごいテクニックを公開します!

 

前回記事では、9割の新人コンサルタントがやらかすダメ資料ランキングをご紹介しました。本来であれば資料作成や図解のノウハウをしっかりと体系的に学ぶことで、最初からダメ資料を作らないのがいちばんですが、そうはいってもなかなか時間がとれない方も多いでしょう。

また、自身は合格点の資料が作成できるけれども、部下が作った資料に対して「何かわかりにくいな……」と思いつつ具体的な改善アドバイスができないという方もいるのではないでしょうか?

実はダメな資料を改善するのは、最初からきちんと作るよりも難しいことです。作った本人はそれがいいと思って作っているので対策が思いつきませんし、レビューする人の多くも「自分だったらこう作るかな?」という自分の経験から、思いつきでアドバイスしていることが多いのではないでしょうか。

私も部下ができ、資料をレビューする立場になった当初はうまく指導できずに、引き取って自分で作り直すことが多々ありました。それではメンバーのスキルも伸びませんし、時間がいくらあっても足りません。ある時からわかりにくさの原因と対策をパターン化しはじめたところ、メンバーにも伝わり、レビュー時間が短縮され本質的な議論ができるようになりました。

ご紹介する5位と4位は情報整理が原因のわかりにくさを改善するテクニック、3位から1位は情報の配置が原因でわかりにくくなっているものを改善するものです。まずは情報の「ノイズをカットし」→次のステップとして「見せ方を改善する」と覚えておいてください。

数学で習った「あのテクニック」は資料の改善にも

第5位:因数分解で共通項をくくる

因数分解とは、たとえば、ax+bx+cxという数式を、x(a+b+c)というふうに、共通する“x”をくくり出して積の形にすることです(数学が苦手だったという方、ここで読むのを諦めないでくださいね。そんなに難しい話ではありません)。

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