経営資源をコア業務に集中させて
競争力向上を図る ラクス

一つは、クラウドサービス。サーバー設置やライセンスの購入などの初期投資の必要がなくなり、低コストで迅速な導入が可能になった。実際、多くの企業が、多彩なシステムでコストのハードルを下げられるクラウドサービス利用へとシフトしている。

二点目は、スマートフォンの浸透だ。スマートフォンやタブレットといった携帯情報端末とクラウドサービスの組み合わせが、ライフスタイルばかりか仕事のやり方も変えつつある。インターネット環境があれば、いつでも、どこからでも、スマートフォンを介してクラウド上のシステムに接続可能になり、たとえば経費精算業務の承認などは、移動中などのわずかな時間を有効に使って処理できるようになった。

そして、三点目は、交通系ICカードの普及が挙げられる。これにより、カードの利用履歴データをシステムに直接取り込むことができるようになった。申請者は、一件ずつ表計算ソフトなどに入力する手間や誤入力といった課題を解消できる。

こうしたテクノロジーの普及とともに進化した経費精算システムによって、経費精算業務の時間は大幅に削減され、その作業コストも同じように削減できる。

ラクスの試算によると、経費精算システムを導入すれば、冒頭に紹介した1881時間を年間392時間、約5分の1まで減らすことができるという。浮いた時間は実に1400時間以上に達する計算だ。これをコストに置き換えた試算も出している。こちらは、年間で約500万円のコスト削減効果があるとのこと。もちろん、より大きな1000人規模の会社の試算では、削減時間も削減コストも増え、より大きな効率化の果実を得られる計算だ。

これだけ削減できた時間をコア業務に注ぎ込めば、さらに大きなリターンを生むことにつなげられるはずだ。

エンドユーザーの共感と社内理解を得られる
わかりやすいシステム

経費精算システムの中でも、ラクスの「楽楽精算」は、クラウド型経費精算システムナンバー1の導入実績1000社を誇る（アイ・ティー・アール発行「ITR MarketView：ERP 市場2015」SaaS 型経費精算市場より）。ユーザー企業の内訳は、数千人の大企業から数十人の中小企業まで規模も業種もさまざま。シンプルな操作で、IT専門の担当者がいなくても導入しやすいことなどが魅力となっているようだ。しかも、迅速かつ丁寧なサポートにも定評があり、ラクスに常駐する専任のサポートスタッフが万全を期して円滑な導入支援、利用時のサポートをしてくれるという。

何よりも、「楽楽精算」が支持される第一の理由は、追加料金なしで柔軟にカスタマイズできる点だ。申請画面の仕様は、慣れ親しんだ表計算ソフトや紙のフォーマットと同一に設定できる。そのため、ITの苦手な社員もほとんど混乱なく、システムに移行できるとのこと。IT導入は「使い方を新たに覚えるのが大変」、「これまでのやり方を変えるのは面倒」といった理由で社内から反対されることも少なくないので、この点は、導入を決断する側が評価する大きなポイントになっている。

第二に、クラウドサービスのメリットを生かし、つねに最新のITインフラに対応していることも重要だ。頻繁なスマートフォンのOS更新に対しても、利用者側がシステムをアップデートする必要がない。

第三は、申請者、承認者、経理担当の3者それぞれに、「楽楽精算」を利用するメリットがあり、導入について全社的な支持を得やすい点だ。申請者は、交通系ICカードから利用履歴を取り込むことで、入力を自動化。交通系ICカードを使わない場合も、乗換案内が内蔵されているため、運賃を調べて入力する手間が省ける。

承認者の上長は、インターネット環境があれば、たとえば社外からでもスマートフォンを使って承認作業ができる。電子化された領収書や精算書も添付できるので、確認も容易だ。貴重な管理職の時間を、戦略検討や管理強化などに有効に使えるようになれば、会社のメリットは大きい。