「非効率な経費精算業務を放置する企業が約7割」
というレポートを読み解く
1881時間。これは、従業員300人規模の会社全体が、1年間で経費精算業務に費やす時間だ。
ラクスによって導き出された試算なのだが、現場の営業担当者などが経費の支払いを申請する時間が最も多く、上長の承認にかかる時間も大きなボリュームとなっている。実際、交通費や経費の精算作業をどうにかして効率化したいと願っているビジネスパーソンは少なくないだろう。より大きな視点で見ても、業務の効率化によって浮いた時間をコア業務に集中すれば、会社の競争力、成長力の向上につながるはずだ。
しかし、実態は旧態依然のまま。ラクスによるインターネット調査の結果を見ると、経費精算業務にシステム導入などのメスを入れている企業は少数派のようだ。経費精算業務を紙や表計算ソフトで行っている会社が69％と、依然として高い割合を占めていることがわかる。
コストをできるだけカットして、利益を最大化するのは現代ビジネスの鉄則だ。特に、近年は、国内市場の成熟化をはじめ、厳しい競争環境にさらされている日本企業の経営者の関心は、人材や事業基盤を強化することに特に傾いている。なのに、なぜ、このような非効率が残っているのだろうか。「経費精算業務の実態は社外に明らかにならず、比較されることもあまりありません。ですから、そもそも、非効率と気づかない会社も多いようです」と語るのは、ラクス執行役員クラウド事業本部営業統括部長の本松慎一郎氏。「精算業務の負担を大幅に軽減できる安価なクラウド型システムが提供されていることを経理部門が把握していないケースも少なくありません。そのため、問題が放置されているのではないでしょうか」と、経費精算業務が、効率化の死角となってきた事情を解説する。
ITの進化が限られたリソースを
コア業務へと集中させる
だが、最近になって経費精算システムを導入する企業は急速に増えてきた。背景には三つのテクノロジーの普及が挙げられる。
一つは、クラウドサービス。サーバー設置やライセンスの購入などの初期投資の必要がなくなり、低コストで迅速な導入が可能になった。実際、多くの企業が、多彩なシステムでコストのハードルを下げられるクラウドサービス利用へとシフトしている。
二点目は、スマートフォンの浸透だ。スマートフォンやタブレットといった携帯情報端末とクラウドサービスの組み合わせが、ライフスタイルばかりか仕事のやり方も変えつつある。インターネット環境があれば、いつでも、どこからでも、スマートフォンを介してクラウド上のシステムに接続可能になり、たとえば経費精算業務の承認などは、移動中などのわずかな時間を有効に使って処理できるようになった。
そして、三点目は、交通系ICカードの普及が挙げられる。これにより、カードの利用履歴データをシステムに直接取り込むことができるようになった。申請者は、一件ずつ表計算ソフトなどに入力する手間や誤入力といった課題を解消できる。
こうしたテクノロジーの普及とともに進化した経費精算システムによって、経費精算業務の時間は大幅に削減され、その作業コストも同じように削減できる。
ラクスの試算によると、経費精算システムを導入すれば、冒頭に紹介した1881時間を年間392時間、約5分の1まで減らすことができるという。浮いた時間は実に1400時間以上に達する計算だ。これをコストに置き換えた試算も出している。こちらは、年間で約500万円のコスト削減効果があるとのこと。もちろん、より大きな1000人規模の会社の試算では、削減時間も削減コストも増え、より大きな効率化の果実を得られる計算だ。
これだけ削減できた時間をコア業務に注ぎ込めば、さらに大きなリターンを生むことにつなげられるはずだ。
エンドユーザーの共感と社内理解を得られる
わかりやすいシステム
経費精算システムの中でも、ラクスの「楽楽精算」は、クラウド型経費精算システムナンバー1の導入実績1000社を誇る（アイ・ティー・アール発行「ITR MarketView：ERP 市場2015」SaaS 型経費精算市場より）。ユーザー企業の内訳は、数千人の大企業から数十人の中小企業まで規模も業種もさまざま。シンプルな操作で、IT専門の担当者がいなくても導入しやすいことなどが魅力となっているようだ。しかも、迅速かつ丁寧なサポートにも定評があり、ラクスに常駐する専任のサポートスタッフが万全を期して円滑な導入支援、利用時のサポートをしてくれるという。
何よりも、「楽楽精算」が支持される第一の理由は、追加料金なしで柔軟にカスタマイズできる点だ。申請画面の仕様は、慣れ親しんだ表計算ソフトや紙のフォーマットと同一に設定できる。そのため、ITの苦手な社員もほとんど混乱なく、システムに移行できるとのこと。IT導入は「使い方を新たに覚えるのが大変」、「これまでのやり方を変えるのは面倒」といった理由で社内から反対されることも少なくないので、この点は、導入を決断する側が評価する大きなポイントになっている。
第二に、クラウドサービスのメリットを生かし、つねに最新のITインフラに対応していることも重要だ。頻繁なスマートフォンのOS更新に対しても、利用者側がシステムをアップデートする必要がない。
第三は、申請者、承認者、経理担当の3者それぞれに、「楽楽精算」を利用するメリットがあり、導入について全社的な支持を得やすい点だ。申請者は、交通系ICカードから利用履歴を取り込むことで、入力を自動化。交通系ICカードを使わない場合も、乗換案内が内蔵されているため、運賃を調べて入力する手間が省ける。
承認者の上長は、インターネット環境があれば、たとえば社外からでもスマートフォンを使って承認作業ができる。電子化された領収書や精算書も添付できるので、確認も容易だ。貴重な管理職の時間を、戦略検討や管理強化などに有効に使えるようになれば、会社のメリットは大きい。
さらに、である。経理担当者も、自動仕訳、会計ソフトとの連携で手入力をゼロに近づけられる。FB（ファームバンキング）データも出力できるので、面倒な振り込み作業からも解放される。交通費においては、社員ごとに異なる定期区間が自動控除されるので、いちいちチェックする必要がない。また、乗換案内ソフトの「早（到着時刻が早い）」「楽（乗換回数が少ない）」「安（料金が安い）」のアイコンが表示されるので、ルートの妥当性確認も簡単だ。
このほか、出張手当や交際費、海外出張対応なども網羅している「楽楽精算」の機能は経費精算システムの最先端を走っている。しかも、初期費用は10万円から、月額費用は3万円からと低コストで始められる。本松氏は「さまざまなシステムとの比較検討されたお客様から、ラクスを選ばない理由がなかったという言葉をいただいたことがあるほどです」と自信を見せる。
ラクスは、経費精算以外でも、非効率な作業をIT化して、競争力と成長のためのリソースを創出できるさまざまなクラウドサービスを提供している。たとえば、WEB帳票発行システム「楽楽明細」は、請求書、納品書、支払明細など帳票を発行する手間を大幅に削減。コストを約3分の1（月500件の請求書発行の場合）にする。「楽楽精算」と合わせて、業務を効率化し、コア業務へ労力集中することによって、競争力向上に寄与するはずだ。
