企業が見落としがちなインボイス制度の｢負担｣ 税理士が教える適切な｢ITツール｣の選び方
請求書の｢受領｣時に新たな確認作業が急増する
——インボイス制度によって、どのような企業がどんな影響を受けるのでしょうか。
芳賀 個人、法人を問わずすべての事業者に影響します。インボイス制度は、「適格請求書（インボイス）」を用いた複数税率に対応する消費税の仕入税額控除の方式です。仕入税額控除とは、売り上げの消費税額から、仕入れなどで支払った分の消費税額を差し引いて納税する仕組みです。
2023年10月のインボイス制度開始後は、税務署長から発行される登録番号や税率ごとに区分した消費税額など、一定の記載事項を満たしたインボイスを保存していないと仕入税額控除を受けられません。つまり、インボイスを発行しないと取引の相手方の消費税の税額負担が増えるおそれがあるのです。そういう意味では、どのような事業者でも制度を最低限理解しておく必要があり、まったく影響を受けないという事業者はありません。
——企業は日常的に請求書の「発行」と「受領」を行うわけですが、記載事項の確認が必要になるということは、「受領」作業が煩雑になるということでしょうか。
芳賀 保則 氏
税理士、中小企業診断士、ITコーディネーター。代表社員を務める税理士法人ハガックスはスタッフ20名、東京に2拠点（渋谷、秋葉原）を展開する認定経営革新等支援機関。独自の「DX戦略」を策定するなど積極的なIT活用支援を行っている
芳賀 もちろん「発行」も新たな対応が必要です。ただし、税務署長に適格請求書発行事業者の登録を申請し、自社の請求書をインボイスに対応した登録番号などを記載する様式に変えるといったことですので、比較的スムーズかと思います。
一方、「受領」の作業はそうはいきません。受け取ったインボイスの登録番号が正しいか確認するだけでも、13桁の番号を国税庁のサイトに入力して照合する必要があります。インボイスを都度発行する取引先ならば、受け取ったときに確認すればいいのですが、見落としがちなのが自動引き落としの支払いです。例えば家賃は、いちいち請求書を発行しないのが一般的ですが、契約書（またはそれに代わる覚書や通知書）に登録番号が記載されていなければ仕入税額控除の適用外となります。10月1日のインボイス制度開始までに、そうした「普段請求書を受け取らない取引先」を洗い出し、対処しておく必要があります。
従業員の経費精算も要注意です。例えば、利用した個人タクシーがインボイス発行事業者の登録をしていなかった場合、インボイスが発行されません。駅ナカの商業施設で手土産を買ったときも、販売した事業者がインボイス発行事業者かどうか確認する必要があります。いずれも、クレジットカードで精算してしまうと、チェックの必要性に気づくのが遅れてしまう可能性があります。「受領」のプロセスでは、そうした今までになかった確認作業が多数発生し、業務負担がかなり増えることが予想されます。
業務全体とのつながりを意識してITツールを選定すべし
——経費精算にも影響するとなると、経理部門だけでなく全従業員の負担が増え、生産性の低下につながりかねません。経営層はどのように対処すべきでしょうか。
芳賀 まずは、なぜ負担が増えるのかを理解することが重要です。仕入税額控除を受けたうえで納税するという消費税の仕組みや、インボイス制度によって何が変わるのかを理解しないと、自社にどんな影響を及ぼすのかが見えてきません。それが見えてくれば、効率化に向けて何をすればいいのかを導き出すことができます。そのうえで、適切なITツールの導入を検討するべきでしょう。IT導入補助金も活用できる可能性がありますので、早めに対応しておくことをお勧めします。
——手作業で経理・会計業務をしている小規模事業者もIT化を進めるべきでしょうか。また、ITツールを選ぶ際の注意点を教えてください。
芳賀 手作業でインボイス制度に対応するのはさすがに難しいのではないかと思います。業務負担が増えるのもそうですが、あまりにもIT化がなされていない環境は「働きづらい」と思われ、従業員の満足度や採用活動にも悪影響を与えかねません。インボイス制度がIT化、そしてDXを進める機会だと捉えてはいかがでしょうか。
どんなITツールが適しているかは、事業者によって異なります。例えば会計システムは、経理担当者が操作しやすい、顧問税理士との親和性が高いといった部分も重要です。しかし、経営の観点では、もう一歩踏み込んで会社の業務全体を見渡す必要があるでしょう。営業部門が使う販売管理システムや在庫管理システム、飲食店や小売店ならばPOSレジや予約管理システムなど、自社にとって重要なシステムといかにつなげられるかが大切です。日常的に使う経費精算システムや販売管理システムからインボイスの情報が会計システムの仕訳に自動的につながれば、手作業で突き合わせをする必要がなくなります。そのようなシステム間の連動性も考慮する必要があります。
｢電子インボイス｣と｢デジタルインボイス｣の違い
——最近は「デジタルインボイス対応」というソフトも増えています。ITツール選びの際に留意すべきでしょうか。
芳賀 勘違いされがちですが、メールに添付されたPDFの請求書など、インボイスをただ電子化しただけのものは「電子インボイス」と呼ばれます。この電子インボイスは構造化形式が定められているわけではないので、そのままデジタル化して会計仕訳に取り込むことは困難です。
他方で「デジタルインボイス」という考えが新たに出ています。これは標準化・構造化された請求データのことで、請求から支払い、入金消込といった経理・会計業務がすべてデジタル上で完結する仕組みです。デジタル庁が標準仕様を定めていますが、実はまだ対応システムは多くありません（注：この取材は23年6月上旬に実施）。どのプロバイダー・ベンダーのシステムでもデータ連携できるといいのですが、現時点では例えばA社のシステムで作成したデータがB社のシステムでは読み取れないといった可能性も指摘されています。
——さまざまな角度から検討してITツールを選定するのは難しそうです。
芳賀 会計ベンダー各社に相談するのもいいですし、さまざまな業務システムを扱うベンダーやシステムインテグレーターの意見を聞くのも1つの方法でしょう。労働力人口の減少によって人手不足が深刻化している今、IT化で生産性を向上し、働きやすい環境を整えることが非常に重要です。ぜひこの機会を生かして、会社業務全体のIT化に本腰を入れることをお勧めします。
