社員や部員、プロジェクトメンバー同士のやり取りで重宝するチャット。メールほど返信に時間がかからず、スピーディーに仕事を進められるのがメリットだ。過不足なく情報を盛り込みつつ、簡潔に文面作成するのが基本。冗長な文章は煙たがられる。句点（。）が少ない文章も悪文だ。
次々メッセージを送れるチャットでは、話の流れを見極めることが求められる。例えば、案件Aでテンポよくやり取りしている最中に突如、案件Bについて書き込むと、見落とされるリスクが高まる。ほかのメンバーにストレスがかからないやり取りを心がけよう。
特定の人にメッセージを送るときは「メンション機能」を使う。＠やToなどの表示で「これはあなた宛てです」と伝えられるため、ほかのメンバーを巻き込む心配がない。特定のメッセージに返信するときは「引用機能」を使うとよい。引用文とメッセージが一緒に表示されるため、見落としや誤解のリスクを減らせる。
やり取りの指針を設ける
気軽にやり取りできるチャットゆえ「そんな報告要るか？」という無駄なメッセージであふれてしまうおそれもある。とくにグループチャットの場合、運用に指針を設けてもよいだろう。どこまでの「報連相」が必要か、重要情報の共有方法、メールとの使い分けなど、指針があれば非効率なやり取りを減らすことができる。
チャットは、メールよりも会話に近いツールといえる。したがって返信スピードは「できるだけ速く」が基本。もっとも、早朝や深夜のやり取りを嫌がる人もいるだろう。「基本は9〜18時。緊急時に限り18〜22時も許容。または個別メッセージを使う」のような指針を設定しておくとよい。
メールと比べ、チャットでのやり取りはカジュアルだ。とくに社員同士でやり取りする場合、「お疲れさまです」「よろしくお願いいたします」などの定型句を省くケースは珍しくない。礼儀よりも速さを重視しようというわけだ。
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