非効率な労務の現場を一気に｢スマート化｣ 社会保険の電子申請義務化をチャンスに

企業事例を紹介しよう。クラウドソーシングサービスを提供し、創業から3年でマザーズ上場を果たしたクラウドワークスでは急成長に伴う社員の急増で、労務担当者の負担も急速に重くなっていた。

そこでSmartHRを導入し各種書類作成の自動化と電子申請を利用したところ、労務にかかる時間は3分の1に軽減された。同社ではこの削減した時間を活用し、リモートワークの自由化やフレックスタイム制度などの新人事制度構築につなげている。

社会保険手続きを平等でフレンドリーな存在にしたい

従業員にとってサービスの利便性を最も実感するのは、年末調整かもしれない。用語や記入方法が難解で、毎年インターネットで調べている人も多いのではないだろうか。記入を誤れば控除が受けられなくなるおそれもある。

一方、SmartHRではPCやスマートフォンの画面で質問に回答していくだけで必要な情報の入力が完了するので、悩む必要がないうえ情報の更新がなければ3分ほどで終わることも。一方、労務担当者も従業員からの記入方法の問い合わせに対応したり、催促をしたりする必要がなくなりスムーズに収集できる。

「もともと弊社は、労務業務に割けるリソースが少なく社会保険の加入手続きに困っているという中小零細企業の声を聞き、大企業との格差が生まれている状況をなくしたいとの思いからスタートしました。社会保険手続きをわかりやすく効率的にできるようにすることで、よりユーザーフレンドリーにしたいと考えており、用語や画面のデザイン、ボタンの配置も直感的にわかってもらえるように配慮しています」

SmartHRが活用できるのは労務業務だけではない。蓄積されていく従業員データを活用して顔写真や部署、資格など必要な情報をカスタマイズし、特定の人やグループで表示できる「カスタム社員名簿」機能や、社員数の推移や男女比、雇用形態別人員構成などのデータを簡単に可視化する「ラクラク分析レポート」機能など、戦略人事や組織改革に役立つ機能も追加される予定だ。

目の前に迫る電子申請義務化などの環境の変化。「とくに問題が起こっていないから」と旧来の方法を維持するのはもったいない。この変化の波をチャンスにするためには、人事労務部門の効率化を目指して新しい手法を積極的に取り込む必要があるだろう。