非効率な労務の現場を一気に｢スマート化｣ 社会保険の電子申請義務化をチャンスに

「処理する」よりも「考える」が求められる時代

4月に始まる電子申請義務化により、企業の人事労務部門は社会保険・労働保険関係の手続き方法の見直しを迫られている。だが、これは人事労務の非効率な業務を一気に効率化するチャンスでもある。

株式会社SmartHR
執行役員
SmartHR人事労務研究所 所長
副島 智子

「業務を非効率にさせているのは『紙』。例えば新入社員が入社するときは氏名、住所、生年月日などを1人ずつ書類に書かないといけません。しかも書類を作成した後は年金事務所や健康保険組合、ハローワークへ提出しに行かなければなりませんし、保存を義務づけられている書類はファイリングして保管する必要があります。そうした作業をすべて電子化すれば、業務を大幅に効率化できるのです」

SmartHR人事労務研究所の副島智子所長はそう話す。2019年4月に働き方改革関連法の適用が順次スタートし、残業時間の上限規制や同一労働・同一賃金の原則の適用など多くの法改正への対応に加え、人事評価制度改革や業務フローの見直しなど、人事労務部門では「根本」を検討する仕事が増えている。つまり、目の前のタスクを「処理する」だけではなく、「考える時間」が必要になっている。それを捻出するには手作業をデジタル化し、業務を効率化する必要があるわけだ。そのためのソリューションとなるのが労務の手続きを自動化するクラウド型ソフトウェア「SmartHR」である。

労務にかかる時間を3分の1に削減

SmartHRの導入社数は約2万社にも上るというが、導入することによって労務業務は具体的にどう変わるのか。

例えば入社手続きは、社員に生年月日や住所、給与の振込口座等を記入する用紙を渡して書いてもらい、それを回収して人事労務部門で改めてデータ化を行う企業が多いが、SmartHRであれば本人にPCやスマートフォンから直接個人情報を入力してもらうので、データ化や書類の配布・回収にかかる時間とコストを圧倒的に削減できるうえ、転記ミスもなくなる。入社の際だけでなく住所変更や扶養変更等がある際も、従業員にSmartHRを通して情報を更新してもらうため、つねに最新で正確な従業員情報を一元管理できる。

社会保険・労働保険関係の手続き／紙とオンライン化のステップ比較

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雇用保険や社会保険、税金関係などの書類の作成については、労務担当者が手書きで毎回作成する必要がなくなり、SmartHRは社員本人が入力した情報に基づき、オンライン上での確認と数回のクリックだけで完結する。

もちろん提出もわざわざ役所へ出向く必要はない。政府の電子申請窓口であるe-Gov（イーガブ）とAPI連携を行っているため簡単に申請を行える。

「例えば弊社で20名分の退職者手続きにかかる時間を計ってみると、離職票の作成を紙で行ったところ10時間かかるのに対し、SmartHRは2時間で済みました。つまり、作業時間を80％削減できるのです。またこれまで2時間かけて、離職票を手書きで作成してハローワークに提出し、退職者本人にお渡ししていましたが、SmartHRを使えば20分で終わります」

退職手続きの所要時間／紙とオンライン化の比較

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このように、「ペーパーレス化」「書類の自動作成」「正確な従業員データの一元管理」を行えるのがSmartHRの特徴だ。