非効率な「アナログ労務」から卒業するには?

年末調整は「Yes・No」クリックだけで完了

とくに年末調整は、まるで「Yes・Noクイズ」のような手軽さだ。従業員は、マイページに出題される昨年の住所や世帯主、扶養親族などの個人情報に対し、現時点で変更点がなければ「Yes」と回答するのみで業務を終えられる。もちろん回収や確認業務を担当する労務担当者の負担も大きく減る。エフアンドエムが自社でオフィスステーションの導入あり・なしで年末調整業務を行って計測した結果、担当者の作業時間が152時間から52時間に短縮され、約1/3という結果になった。

オフィスステーションは、必要なサービスだけを選択することができるのも特徴の1つ。「労務手続き」「年末調整」「Web給与明細」「有休管理」「マイナンバー管理」から効率化したいものを選んで導入できる。新しいシステムの導入にあたっては既存システムとの連携や従業員への周知など時間がかかる場合もあるため、段階的な導入を行うことで無駄な費用の発生を抑えられる。

渡辺氏はオフィスステーションで本業に集中できる環境を整備するサポートをしたいと意気込む。

「企業のバックオフィスは今、働き方改革に合わせた就業規則の整備や人手不足という環境での人材採用、また評価制度の作成などによる人材定着の施策づくりなど、非常に仕事が増えています。限られた時間の中でそうした重要な業務に取り組むにはほかの業務を削減しなければいけません。そこにオフィスステーションが役立てればと考えています」

業務を効率化して、従業員全員が所属する会社の本業に集中するための環境づくりを行うことで、生産性が上がるだけでなく社内の士気も上がるはずだ。企業の競争力を上げたいのならば、労務・人事管理にもデジタルを賢く活用すべきだろう。

事例

労力がかかる帳票作業を一気に効率化

企業名 にんべん

事業内容 鰹節および加工食品の製造・販売

社員数 206名(2019年4月現在)

 課題 
総務部では行政に提出しなければならない多種多様な帳票類の作成に膨大な時間を要していた。かつ、すべての帳票は手書きで作成されていたため、記入事項に間違いがあれば訂正印や不足の添付書類を改めて社員に依頼したり、行政窓口へ再訪したりと無駄な時間と労力がかかり、大きな悩みの種になっていた。

 導入に至るまで 
社会保険労務士からの推薦を受け、オフィスステーションの導入を検討。費用対効果を検討するため、1カ月間に発生したすべての業務とかかる時間を洗い出し、これをコストに換算し料金と比較したうえで、費用対効果は高いと判断して導入を決定。帳票類の豊富さ(102種類が用意されており、将来、電子申請の範囲が拡大されても対応が可能)、そしてエフアンドエム担当者の対応の速さ、操作しやすいシンプルな画面も決断材料となった。

 担当者の声 
「今まで30分かかっていた書類作成が5分に削減された感覚です。また、サポートデスクに電話すれば不明点も即座に解決できるのがうれしい」。オフィスステーションのサポートデスクには業務内容に理解が深いメンバーが在籍しており、的確なサポートが受けられるのだ。

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エフアンドエム 東京本社
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