一日がかりだった行政への申請業務がわずか3分で終了
「労務業務の効率化を阻む多くの要素を占めるのが労働保険や社会保険の行政手続き分野でした。帳票1つをとっても形式の指定があり、効率化のしようがなかったのです。また、行政機関に申請や届け出の手続きを行う電子政府窓口のe−Govも、使い勝手があまりよくないという声を多く耳にしました。しかし今、政府は外部連携APIを公開しており、われわれのようなベンダーのソフトウェアから簡単に電子申請ができるようになりました。非効率だった行政手続き分野を一気に効率化できる環境はすでに整っているのです」
オフィスステーション事業本部
本部長
渡辺 尚人
そう語るのは、クラウド型労務・人事管理システム「オフィスステーション」を展開するエフアンドエムの渡辺尚人氏だ。エフアンドエムは約30年にわたりバックオフィス業務改善コンサルティングに取り組んできた企業だ。顧客だった社労士事務所から社会保険や労働保険の行政手続きを効率化するシステムはないか、という声を受けてオフィスステーションの開発が始まったのだそうだ。いわば、労務手続きをよく知る当事者の意見をフィードバックして生まれたサービスだといえる。
「企業にとって社会保険や労働保険の手続きは従業員のために大切なものですが、そのための手続き業務は残念ながら本業の売り上げや利益には一切関係ありません。そのため投資が行われず生産性が低い仕事を人海戦術でカバーしていたのが実態でした」
例えば労働保険の手続きのために書類を作成し、ハローワークに提出しに行って帰社した頃には半日から一日が過ぎている。ところがオフィスステーションを使って申請を行うと、かかる時間はわずか3分。この劇的な効率化が支持を集め、いまやリリースからわずか3年でおよそ4560社が導入している。
バックオフィス業務の効率化で本業に集中できる環境をつくる
行政手続きが発生する起点となるのは、従業員の転居による住所変更や結婚による姓の変更など、個人発信の情報である。
従来はこれを従業員に紙へ記入させて提出させ、それを受け取った労務担当者が行政手続き用のフォーマットに転記し、行政窓口に提出していた。1人だけでもかなりの手間であり、それが全従業員となれば膨大な時間と労力が必要になる。
それをオフィスステーションは従業員一人ひとりにマイページを発行し、会社に提出する情報を自身でスマホやPCから入力してもらうことでペーパーレス化した。従業員は、紙に書いて提出するという負担がなくなり、場所を選ばず書類の提出が行えるようになる。そして労務担当者は入力情報の正誤をチェックするだけでそのままシステム上で所定のフォーマットで電子申請でき、大幅に行政手続きの時間と労力を圧縮する。
とくに年末調整は、まるで「Yes・Noクイズ」のような手軽さだ。従業員は、マイページに出題される昨年の住所や世帯主、扶養親族などの個人情報に対し、現時点で変更点がなければ「Yes」と回答するのみで業務を終えられる。もちろん回収や確認業務を担当する労務担当者の負担も大きく減る。エフアンドエムが自社でオフィスステーションの導入あり・なしで年末調整業務を行って計測した結果、担当者の作業時間が152時間から52時間に短縮され、約1/3という結果になった。
オフィスステーションは、必要なサービスだけを選択することができるのも特徴の1つ。「労務手続き」、「年末調整」、「Web給与明細」、「有休管理」、「マイナンバー管理」から効率化したいものを選んで導入できる。新しいシステムの導入にあたっては既存システムとの連携や従業員への周知など時間がかかる場合もあるため、段階的な導入を行うことで無駄な費用の発生を抑えられる。
渡辺氏はオフィスステーションで本業に集中できる環境を整備するサポートをしたいと意気込む。
「企業のバックオフィスは今、働き方改革に合わせた就業規則の整備や人手不足という環境での人材採用、また評価制度の作成などによる人材定着の施策づくりなど、非常に仕事が増えています。限られた時間の中でそうした重要な業務に取り組むにはほかの業務を削減しなければいけません。そこにオフィスステーションが役立てればと考えています」
業務を効率化して、従業員全員が所属する会社の本業に集中するための環境づくりを行うことで、生産性が上がるだけでなく社内の士気も上がるはずだ。企業の競争力を上げたいのならば、労務・人事管理にもデジタルを賢く活用すべきだろう。
事例
労力がかかる帳票作業を一気に効率化
企業名 にんべん
事業内容 鰹節および加工食品の製造・販売
社員数 206名（2019年4月現在）
課題
総務部では行政に提出しなければならない多種多様な帳票類の作成に膨大な時間を要していた。かつ、すべての帳票は手書きで作成されていたため、記入事項に間違いがあれば訂正印や不足の添付書類を改めて社員に依頼したり、行政窓口へ再訪したりと無駄な時間と労力がかかり、大きな悩みの種になっていた。
導入に至るまで
社会保険労務士からの推薦を受け、オフィスステーションの導入を検討。費用対効果を検討するため、1カ月間に発生したすべての業務とかかる時間を洗い出し、これをコストに換算し料金と比較したうえで、費用対効果は高いと判断して導入を決定。帳票類の豊富さ（102種類が用意されており、将来、電子申請の範囲が拡大されても対応が可能）、そしてエフアンドエム担当者の対応の速さ、操作しやすいシンプルな画面も決断材料となった。
担当者の声
「今まで30分かかっていた書類作成が5分に削減された感覚です。また、サポートデスクに電話すれば不明点も即座に解決できるのがうれしい」。オフィスステーションのサポートデスクには業務内容に理解が深いメンバーが在籍しており、的確なサポートが受けられるのだ。
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