｢定時で帰る｣令和の仕事術ライフハック 仕事が早い人の戦略的スケジュール管理とは

2019年4月から、働き方改革関連法が順次施行されている。この法改正により、働き方のパラダイムシフトはますます加速し、効率性や生産性の向上が求められるようになる。業務時間内にきっちりと仕事を終わらせるにはどうすればよいのか。『仕事のスピードを上げながら質を高める 最強のライフハック100』（SBクリエイティブ）の著者、の小山龍介氏に令和時代の仕事術を聞いた。

企画書は8割で提出する

複数のプロジェクトが同時進行すれば、仕事が次から次と降ってくる。業務時間内に仕事を処理するには、いかにうまくスケジュールを管理するかが肝要だ。小山氏は、仕事の予定をすべて可視化したうえで、自分の集中できる時間帯に作業の予定を入れること、そして業務時間内に準備ができるよう会議や打ち合わせのタイミングを設けることが重要だと言う。

「複数の仕事にかかる時間を計算して予定を入れると、仕事量が時間の長さで可視化されるので、管理がしやすくなります。例えば、資料作成といった自分の作業を、『自分へのアポ』として優先的にスケジュールに入れていきます。そして、残った時間で、会議や打ち合わせなど『他人へのアポ』を入れるのです。自分へのアポは、自分が最も集中できる『ゴールデンタイム』に入れることがポイントです」

午前中は頭もすっきりして集中しやすい。必要な会議や打ち合わせは午後に調整することで、午前中に会議の準備をすることもできるだろう。もし朝早くからの会議を入れてしまうと、その準備を、前夜の残業、もしくは就業時間前の「前業」で間に合わせなくてはならなくなる。会議と作業の順番を変えるだけで、スケジュールがスムーズに流れるはずだ。

さらに、業務時間を上手に使うために意識することは何か。例えば、時間を５％、10％短縮しようとすると、1人の負荷は大きくなる。しかし、半分の時間でやろうとすると、取り組み方の発想がまったく変わる。いつもどおりやっていたのでは、絶対に達成できないからだ。小山氏は「まずは半分の時間で仕上げること」とアドバイスする。

「短時間で仕上げる人の特徴は、企画書など半分から3分の１程度の内容で作成します。そこからすり合わせをすることで、無駄な作業が省けるのです。ただし、提出するタイミングが重要です。締め切り直前になって半分の企画書を提出したのでは怒られます。私は、打ち合わせの2時間後にさっと３分の1くらいを作って提出したりします。最近では、打ち合わせの最中に作ってしまい、打ち合わせが終わったと同時に相手に送ることもあります。そのスピードで出されて怒る人はいないでしょう。ポイントは、相手が想定しないような、驚くべきスピードでやることです。そうすることで、時間的な主導権を握ることができ、仕事を効率的に進めることができます」