まだ「昭和」的な働き方していませんか?

電話、FAX…アナログ的な働き方は変わるのか

政府が推し進める「働き方改革」のもと、会社全体の生産性を上げるために、社員間の情報共有のスピードアップが必要となっている。さまざまな企業が「改革」に取り組んでいる一方で、対策を打ち出せず、電話やFAXでやり取りしているアナログ的な働き方をしている会社も多い。そんな「昭和」的な働き方は、どうしたら変えていけるのだろうか。

会社の実態に合わせたツールを使うことが重要

あなたの会社の「働き方改革」は進んでいるだろうか。つながらない電話、手間のかかるFAX、時間をとられる朝礼や日報…いまだにそんな働き方をしていないだろうか。限られた時間や人材の中で業務効率を上げるためにITの活用が必要と認識しつつ、導入や活用が上手くいかない原因について、ワークスモバイルジャパンのカスタマーエクスペリエンスマネージャー、長橋明子氏は「社員のITスキルの低さや教育コストから、導入に二の足を踏んでしまう企業があるのも事実です。また、普段使い慣れないツールを新たに入れても、ITに不慣れな社員になかなか定着せず、結局元の慣れた方法に戻ってしまうということが起きています」と語る。

ワークスモバイルジャパン
マーケティング・製品統括
プロダクトマーケティング部
カスタマーエクスペリエンスマネージャー
長橋 明子

こうした点以外にも、長橋氏は原因として次の2点を挙げる。

(1)営業や接客など、外出や現場業務が中心の職場にも関わらず、導入したツールがパソコンでしか使えない。

(2)社内の全員が見ているオープンなSNSが職場の風土に合わず活性化しない。

実際のところ、アナログな働き方から脱しきれない企業がいまだに多いという。長橋氏は「個人間のコミュニケーションの主流はチャットと言えます。その一方で仕事では時代遅れのツールになりつつあるメールがまだ主流です」と指摘する。

チャットと言えば、日頃親しみやすいツールとしてLINEが挙げられるが、実に普及率はスマホを使う人の9割という。「消費者は、スマホで手軽に迅速にやり取りできるチャットに慣れ親しんでいます。そのため、顧客から求められるスピードも上がっています。企業側も同じスピード感で対応しないと顧客満足度が下がってしまいますが、昔ながらの働き方では社内の意思決定が遅れることになり競合に負けてしまうこともあるでしょう。あるリフォーム会社では、以前は5年程度だった業界のサイクル(価格など)が最近は1年に縮まっており、去年と同じことをしていても生き残れないという危機感を感じているそうです」(長橋氏)。

タイムラグなく対応することがますます求められるが、だからといって個人のITツールを仕事に使うことは避けたいところだ。会社から許可されていない個人のITツールを使うことはシャドーITと呼ばれ、問題になっている。誤送信による情報漏洩や企業の管理漏れなど、企業側のリスクが発生する可能性が多々あるからだ。

使いやすく、機能も充実LINEのビジネス版

プライベートで日頃慣れ親しんでいるLINEをビジネスに特化させたものがあれば、難しいITツールを使うよりも、仕事でも迅速にやり取り可能ではないだろうか。そこで利用したいのが、ビジネスチャットツール「LINE WORKS」。

LINE WORKSの画像例©LINE Corporation

LINEの使いやすさが踏襲され、外出先でもスマホで手軽にスピーディにやり取りできる。LINEとの違いは、企業向けツールとしての管理機能や、企業の運用ポリシーに合わせた柔軟なセキュリティ設定ができること。また、モバイル端末を紛失してしまっても、遠隔からデータ削除や端末の初期化ができるので、外部への情報漏洩を防げる。同じLINE WORKSのユーザーとだけでなく、LINEユーザーともやり取りできるのも特長だ。

次ページ「LINE WORKS」導入でどのくらい仕事が効率化するのか?
お問い合わせ
ワークスモバイルジャパン株式会社
  • 〒150-0001 東京都渋谷区神宮前1-5-8 神宮前タワービルディング 11F
関連ページ
デジタルテクノロジー導入で
企業はどう変わる?