リクルート発｢シフト管理｣課題への最適解 店長300人と会って見えた飲食店のリアル
これまで300人以上の飲食店店長にヒアリングを行い、さらに大手チェーンの店長会議にも毎月出席。Airシフトを開発したサービス責任者の沓水佑樹（くつみず ゆうき）氏は、現場に深く入り込んで店舗運営の課題を洗い出してきた。リサーチを進める中で気づいたことは多いが、中でも驚かされたのは「シフト作成」業務の実態だった。
「シフト作成が大変かどうか担当者に尋ねると、『それほどでもない。月に数時間だけだから』と言われるケースがほとんどでした。しかし現場に入り込んで詳細に実態を見ていくと、シフト作成には平均で月に15時間かかっていることが判明。実際には、シフト作成者が自分で認識している以上に時間を取られていたのです」
放置されてきたシフト作成問題
一般的にシフトは、スタッフから希望を集め、それを紙や表計算ソフトなどで作ったフォーマットに転記しながらシフト表を作成し、さらにやり取りを重ねて調整するというプロセスで決定していく。このうちもっとも時間と労力を取られるのは、店長とスタッフのコミュニケーションだ。
たとえば、スタッフ全員がシフト希望を締め切りどおりに提出してくれるとは限らない。遅れたスタッフ一人ひとりにメールやSNS、電話などで督促し、提出を促すのも店長の仕事だ。その際のやり取りには絵文字を入れるなど、言い回しや伝え方に気を遣う店長も多い。決して目立たない作業だが、積み重なれば大きな負担になる。
「飲食店の店長は、ただでさえ忙しい毎日を送っている。今までシフト管理は手間ではあるものの、積極的に解決すべき課題として認識されず、『面倒くさくて当然、仕方がない』と放置されてきた。ここを改善すれば、店長の負担が軽減され、もっと本質的な店舗運営の業務に集中できるようになります」（沓水氏）
毎月店長の時間と労力を奪っているシフト作成だが、それ以外にも大きな問題点がある。もっとも重大なのが、シフトの抜けやダブりだ。
たとえば紙のシフト表を壁に張り、スタッフと共有している店は多いだろう。本来、その紙にはシフトの最新情報が集約されてしかるべきだ。しかし、「今週土曜日、シフト入って」「わかりました」といった口頭でのやり取りが即時に反映されないため認識にズレが生じ、シフトに穴が空いたり、逆に人がダブることがあった。スタッフが足りなければサービスの低下につながり、逆にダブれば人件費が増大して利益を押し下げる。どちらにしても問題だ。
こうした、シフトにまつわる現場の課題を解決するために開発されたのが、この4月にリクルートより提供開始されたサービス『Airシフト』である。
Airシフトは、スタッフとチャットベースのやり取りができる。たとえばチャットでシフトを打診して、スタッフが「OK」と押せば、シフト表に自動かつリアルタイムに反映される。シフトの希望を集めてシフト表に書き写す作業がなくなるので、店長の負担が大幅に軽くなるだけでなく、転記の際に起こりがちだった写し間違いや抜け漏れもなくなる。
また、スタッフにシフト提出のリマインドをする機能もある。スタッフが締め切りまでに提出してくれるか、やきもきしている店長も一安心だ。スタッフに気を遣いながら何度もシフト提出を催促する必要がないため、精神的な負担も和らぐ。
