これまで300人以上の飲食店店長にヒアリングを行い、さらに大手チェーンの店長会議にも毎月出席。Airシフトを開発したサービス責任者の沓水佑樹（くつみず ゆうき）氏は、現場に深く入り込んで店舗運営の課題を洗い出してきた。リサーチを進める中で気づいたことは多いが、中でも驚かされたのは「シフト作成」業務の実態だった。
「シフト作成が大変かどうか担当者に尋ねると、『それほどでもない。月に数時間だけだから』と言われるケースがほとんどでした。しかし現場に入り込んで詳細に実態を見ていくと、シフト作成には平均で月に15時間かかっていることが判明。実際には、シフト作成者が自分で認識している以上に時間を取られていたのです」
放置されてきたシフト作成問題
一般的にシフトは、スタッフから希望を集め、それを紙や表計算ソフトなどで作ったフォーマットに転記しながらシフト表を作成し、さらにやり取りを重ねて調整するというプロセスで決定していく。このうちもっとも時間と労力を取られるのは、店長とスタッフのコミュニケーションだ。
たとえば、スタッフ全員がシフト希望を締め切りどおりに提出してくれるとは限らない。遅れたスタッフ一人ひとりにメールやSNS、電話などで督促し、提出を促すのも店長の仕事だ。その際のやり取りには絵文字を入れるなど、言い回しや伝え方に気を遣う店長も多い。決して目立たない作業だが、積み重なれば大きな負担になる。
「飲食店の店長は、ただでさえ忙しい毎日を送っている。今までシフト管理は手間ではあるものの、積極的に解決すべき課題として認識されず、『面倒くさくて当然、仕方がない』と放置されてきた。ここを改善すれば、店長の負担が軽減され、もっと本質的な店舗運営の業務に集中できるようになります」（沓水氏）
毎月店長の時間と労力を奪っているシフト作成だが、それ以外にも大きな問題点がある。もっとも重大なのが、シフトの抜けやダブりだ。
たとえば紙のシフト表を壁に張り、スタッフと共有している店は多いだろう。本来、その紙にはシフトの最新情報が集約されてしかるべきだ。しかし、「今週土曜日、シフト入って」「わかりました」といった口頭でのやり取りが即時に反映されないため認識にズレが生じ、シフトに穴が空いたり、逆に人がダブることがあった。スタッフが足りなければサービスの低下につながり、逆にダブれば人件費が増大して利益を押し下げる。どちらにしても問題だ。
こうした、シフトにまつわる現場の課題を解決するために開発されたのが、この4月にリクルートより提供開始されたサービス『Airシフト』である。
Airシフトは、スタッフとチャットベースのやり取りができる。たとえばチャットでシフトを打診して、スタッフが「OK」と押せば、シフト表に自動かつリアルタイムに反映される。シフトの希望を集めてシフト表に書き写す作業がなくなるので、店長の負担が大幅に軽くなるだけでなく、転記の際に起こりがちだった写し間違いや抜け漏れもなくなる。
また、スタッフにシフト提出のリマインドをする機能もある。スタッフが締め切りまでに提出してくれるか、やきもきしている店長も一安心だ。スタッフに気を遣いながら何度もシフト提出を催促する必要がないため、精神的な負担も和らぐ。
シフト管理ツールはこれまでもあった。沓水氏は、それらとAirシフトの違いを次のように強調する。
「第一世代のシフト作成ツールは、店長が紙や表計算ソフトなどを用いて手作業で組んだシフト表の結果を入力して、きれいに印刷するだけのものでした。第二世代は、ツールからメッセージを送れるなどコミョニケーション機能がついたものの、そうしたやり取りとシフト作成プロセスが分断されていて、ミスが起こりやすかった。
それに対して、『Airシフト』はコミュニケーションとシフト作成の一体化を実現。まさに“シフト管理の新しいカタチ”なのです」
『シフトボード』との連携で、スタッフもうれしい
アルバイト・パート勤務者に人気の、シフト管理・給与計算ができるアプリ『シフトボード』と連携している点も見逃せない。店舗においては新しいツールを導入してもスタッフが拒否反応を示したり使いこなせず、実際には業務が回らないというケースがあるが、『シフトボード』は300万ダウンロード(2018年3月24日現在)を突破しており、Airシフトを導入した店舗では、導入前にすでにスタッフのほとんどがシフトボードを利用していた、という事例もあったという。
もともと同アプリを利用しているスタッフも多く、普段使っているアプリでシフト提出から確認までできるようになるためスタッフにとってもメリットは大きく、スムーズに導入しやすいという利点もある。
『シフトボード』アプリ内のメッセージ画面
気になるAirシフトの利用料は月1000円～と格安。2018年7月31日までは無料キャンペーン中(通常は利用開始月と翌月が無料体験期間)で、コスト面でも導入のハードルは低いといえるだろう。
Airシフトの利用で、店長の負担はどのくらい軽くなるのか。すでに導入した東京・渋谷のカフェ＆バー「VANDALISM（ヴァンダリズム）」では、シフト作成の所要時間がなんと74％削減。スタッフからの希望シフトの転記、シフト組み、スタッフへのシフト共有の時間が大幅に削減されたといい、沓水氏の想像を超える効果が発揮された。
「VANDALISM（ヴァンダリズム）では、もともと効率的なシフト管理が行われていました。そこでこれだけの数字が出たのだから、一般的な店舗なら、さらに大きな効果を望めるのではないでしょうか」
注目すべきは、その後の展開だ。店長いわく「シフト管理は辛いもので、楽しくなるなんて思ってもいなかったが、今は出そろった希望シフトを見ながらパソコンでポチポチクリックするだけでシフトが完成していくのが、やっていて楽しく感じられる」。
また、シフト管理作業が大幅に削減されたことで、忙しい日々の中で十分にとれていなかったプライベートな時間や睡眠時間が確保できるようになった。そのおかげで、気持ちにゆとりができ、スタッフや顧客への接し方も柔らかくなったという。
沓水氏は「できる限り煩わしい作業を減らし、それによってできた時間や労力をより重要な業務に活用してもらうことが狙いです。たとえば、スタッフ一人ひとりを気遣ってシフトを組みたくても、忙しすぎるあまり単純にパズルのピースを当てはめるようにシフトを組まざるをえなかった店長さんが、『あのスタッフは疲れているようだから今週は少なめに』、『卒業旅行のために稼ぎたいと言っていたから多めに』と、今まで以上にスタッフそれぞれの思いや事情を汲み取ってシフトを組めるようになるかもしれない。それによりスタッフの満足度も上がり、結果として接客やサービスのクオリティが高まっていくことで、より良いお店づくりができていく。ぜひそのお手伝いをしたいですね」と語る。
すでに、店舗運営の心強い味方になりつつあるAirシフト。今後は自動でシフトの仮組を行い、そこから少し修正を加えるだけでシフトが完成する機能や、機械学習を用いて店長のシフト作成や修正の癖を学習して、最適なシフトを提案する機能なども実装予定。また、ほかのAirシリーズ商品と連携させるなどして、さらなる効率化を目指す考え。これからも要注目だ。
