どうすれば楽をできるかを本気で考えよう
ワークスタイルを変革しようとする時に仕事の仕分けをすると、ムダな業務が浮かび上がってくるはずだ。
たとえば、それは誰のための業務なのか、どのようなプロセスでどことつながっているのかなど、一つひとつを仕分けの遡上にのせれば、なぜ、こんな業務を放置してきたのかといった事例に直面するのではないだろうか。業務そのものの妥当性を見直し、ムダな業務にメスを入れていくことができれば、現場の負荷は軽くなるだろう。ワークスタイルを変革したら仕事が増えた、というのでは意味がない。ワークそのものを楽にしていくという視点が欠かせない。
「楽ではない」手間がかかる仕事の一つとして、経費精算業務が挙げられる。実際、面倒な作業にストレスを抱えているビジネスパーソンは多いのではないだろうか。
本当は1件でも多く客先に訪問したり、その準備をしたりする時間がほしいのだが、手帳を見返し、使用した駅の正式名称やルート、交通費をネットで調べ、一つひとつ数字を入力していく。たまった領収書も処理しなくてはならない。経費精算を承認する上司にしても、忙しいタイミングに限って経理担当者から督促を受ける……。経理担当者もミスの多い申請をチェックするだけでも時間を取られてしまう……。
多くのビジネスパーソンがムダな作業と認識しているにもかかわらず、放置されてきたのが経費精算業務とも言えるだろう。
現場、管理職、経理部門をもっと楽に
こんな試算がある。従業員300人規模の会社全体で経費精算業務に費やす時間はおよそ1881時間。が、これらの時間は、約5分の1まで減らすことができる。申請者である営業部門をはじめとする現場、承認者である管理職、そして経理部門それぞれに大きな時間削減効果が見て取れる。まさに皆が楽をするワークスタイル変革が実現できるのだが、一体どうしてだろうか。
その答えこそが、ラクスが提供している交通費・経費精算システム「楽楽精算」。その名のとおり、どうすれば現場を、管理職を、そして経理担当者を、楽にさせるか、をカタチにしたシステムとも言えるだろう。
では、時間とコスト削減効果を生み出す経費精算システムの仕組みを見ていこう。
まず、現場を担う営業部員などは交通費精算をする際、交通系ICカードの利用履歴データを取り込めるため、駅名や交通費の入力作業が必要なくなる。さらにスマートフォンやタブレットで外出先からも交通費申請ができるため、経費精算のためだけに会社に戻るといったムダも省ける。
承認者たる管理職も、ずいぶんと楽ができるようだ。外出先からもスマートフォンで承認できるので、申請が滞るといったことがない。さらに社内のルールに適合しない場合は申請時に自動でエラーが出るよう設定できるため、そもそも上がってくる申請は社内ルールに沿ったもののみとなり、ムダなチェック作業が必要なくなる。目の前の業務に忙殺されて、不正な申請を見逃すことも避けることができるだろう。こうした自動的に申請内容を判断する仕組みは、申請者の不正行為を抑制する効果もあるはずだ。
そして経理部門。申請時に勘定科目と申請データが自動でひもづけられるため、手作業による仕訳が必要なくなる。また、会計ソフトとも連携しているため、いちいち手入力する必要もない。さらに「楽楽精算」が全国銀行協会フォーマット対応のFBデータを作成してくれるから、面倒な振り込み作業をすることもなくなる。
導入も楽だからスタートもスムーズに
さらに、システム部門も楽ができる。実は、｢楽楽精算｣は必ずしも情報システムの専門家を必要とはしない。システムに詳しくない経理担当者でも、頻繁に開かれる設定講座に参加することで、簡単に初期設定が完了する。クラウドシステムのため、自社にサーバーを設置することなく、インストールも不要。定期的にバージョンアップされるのでつねに最新の機能が提供される。また、セキュリティもラクスの監視体制が機能しているので、ユーザーに負荷をかけることはない。
導入後も「楽楽精算」専任のサポートスタッフが丁寧に対応してくれる。さらに、初期費用と月額費用の設定も、楽な導入の大きな要因となっているようだ。50ライセンスまでの基本プランは初期費用10万円。月額3万円の価格設定となっている。
さらに、改正された電子帳簿保存法へ対応する新たな機能の追加など、税務書類が電子化していく潮流にも機能強化で応えている。2016年9月末のバージョンアップにより、領収書・請求書へのタイムスタンプ付与機能や、伝票の検索機能など、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に対応する機能を新たに追加した。
何よりも、「楽楽精算」の導入企業数が、その効果を代弁している。その数およそ1600社。国内クラウド型経費精算システムとしては最も多くの企業に導入されている*。ある導入企業の担当者は「『楽楽精算』を選ばない選択肢など考えられなかった」とコメントしているほどだ。
*『ITR Market View:ERP市場2016』SaaS型経費精算市場より (株式会社アイ・ティ・アール発行)
こうして、前述したように「楽楽精算」を利用することで経費精算業務に費やす時間を約5分の1にすることができるのである。
ムダな業務にメスを入れ、楽をすることによって、一方では攻めるためのチカラを得ることができるのであろう。
ワークスタイル変革で
企業価値を向上させる道具として
楽をするためのワークスタイル変革によって生まれた時間と資金を何に使うのか。仕事時間そのものを減らせば従業員の健康対策やメンタルへルス対策に寄与することも考えられる。仕事や家庭との両立にも貢献するだろう。働く環境を整えることで、従業員のモチベーションアップや人材獲得にも効果を発揮するかもしれない。今や、中堅企業にとって優秀な人材をつなぎとめることは重要な経営課題に違いないからだ。
一方、時間と資金を競争領域に投入するという経営判断もあるだろう。とことん楽をするからこそ、攻める姿勢を保ち続けることができる。いずれにせよ、従業員を楽にするワークスタイル変革の先には組織のチーム力アップ、価値向上というシナリオを描くことが可能だ。
ラクスでは、「楽楽精算」のほかにも、姉妹製品である、WEB帳票発行システム「楽楽明細」もラインナップ。紙でやりとりをしていた請求書や納品書といった帳票をWEB上で発行するクラウド型のシステムによって帳票の発送業務などにかかるムダな業務を削減する。
ワークスタイル変革でもっと業務を楽にする。新しい働き方を実現する道具として、「楽楽精算」の存在感も高まっていくことだろう。
