ムダを徹底排除し
もっと強い企業へ ラクス

経費精算業務においては、国も電子帳簿保存法の改正を行うなど、企業の非効率な作業を効率化させることを後押ししている。昨年、従来は3万円未満の領収書しか電子保存できなかったが、金額を問わず可能になるなど要件緩和が行われた。こうした制度改正は、経費精算業務を見直すよい機会となるだろう。

では、どうすればいいのだろうか。

ここで注目したいのが、ITを用いた経費精算システムである。なかでも今、急速に普及し始めているのは、クラウド型システムだ。

ケアレスミスの防止で
スピーディな処理を

クラウド型であることの利点は、初期投資を抑えられるところにある。さらに、たとえば交通機関における運賃改定などの反映等、バージョンアップを利用者側で行う必要がない。また、システム化することで、交通系ICカードの利用履歴データを取り込めるようになり、記憶違いや入力ミスなども防ぐことが可能になるのだ。誤った入力の確認作業が減るだけでも、承認者や経理担当の負担は減る。

問題は、こうしたシステムで経費精算業務がどれくらい効率化でき、どれほどのコスト削減効果が得られるかだろう。

ラクスの試算によると従業員1000人規模の企業の場合、システム導入前は経費精算業務に年間約5335時間を要していたが、導入後はそれが約1113時間に減っている。およそ5分の1に圧縮されたことになる。しかも詳細を見ると、申請、承認、経理というそれぞれの業務で時間削減を実現している。ということは、申請者、承認者、経理のいずれにとっても、メリットをもたらすシステムということになる。

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削除できるのは、時間だけではない。

システム導入によってそれまで年間約1980万円かかっていたコストが約597万円と、3分の1以下にまで減るという試算も出している。年間1400万円ほどのコスト削減効果が生まれているということだ。