経費精算業務に
5335時間を費やす
いつの時代にも企業にとって、業務の効率化は重要な課題である。とりわけ現在のようにグローバルな規模で企業間競争が激化している状況下にあっては、業務の効率化による生産性の向上は、勝ち残るための優先順位の高い課題といえる。
もちろん企業もそうしたことは十分認識しており、さまざまな領域で業務の効率化に取り組んできた。だが、多くの企業が見過ごしてきた領域が、まだある。交通費や出張費などの経費精算業務だ。
実際に、経費精算業務にどれほどの時間とコストがかかっているのか、正確に把握している企業は少ない。しかし従業員数1000人規模の企業の場合、なんと年間約5335時間もの時間を経費精算業務に費やしているというデータがある（ラクス試算による）。
夕方、外回りから帰ってきた営業社員はまず報告書を書き、それからおもむろにその日使った交通機関の運賃をネットで調べ、それを伝票に記入したり表計算ソフトに入力したりする。が、当日中に伝票に記入できることはほとんどないだろう。社内の打ち合わせや上司への報告などに追われ、ついつい後回しにしてしまいがち。記憶を頼りに何日分かをまとめて計算したりもする。当然、記憶違いや漏れが発生しやすい。入力間違いもあるだろう。
ムダの削減が
競争力の強化に
IT時代、ネット時代と言われながら、現実のオフィスではこのような光景が毎日のように繰り返されているのではないだろうか。ラクスの調査によれば、経費精算業務を紙や表計算ソフトで行っている企業の割合は、69％にも達している。
コスト削減や業務の効率化がこれだけ指摘されている中で、なぜ経費の精算業務は見過ごされてきたのか。
その答えの一つは、関心の薄さ、ではないだろうか。交通費などの経費精算業務は他社と比較する機会もほとんどなく、非効率ということに気がつかない企業も多い。それどころか経費精算業務に関しては、効率化とかコスト削減という発想すらない企業も少なくないという。そのため経費を申請する社員にとっても、それを承認する上司にとってもムダの多い面倒な作業であり、事後処理をする経理にとっても大きな負担になっているにもかかわらず、多くの企業で放置されてきたのだと想像できる。
しかし、経費精算のムダを削減できれば、申請者である社員も承認者である上司も入力や確認などの単純作業に追われる経理も、浮いた時間をもっと生産的で重要な業務に使うことができる。そうすれば当然、生産性は向上し、企業の競争力、成長力の強化にもつながるだろう。
経費精算業務においては、国も電子帳簿保存法の改正を行うなど、企業の非効率な作業を効率化させることを後押ししている。昨年、従来は3万円未満の領収書しか電子保存できなかったが、金額を問わず可能になるなど要件緩和が行われた。こうした制度改正は、経費精算業務を見直すよい機会となるだろう。
では、どうすればいいのだろうか。
ここで注目したいのが、ITを用いた経費精算システムである。なかでも今、急速に普及し始めているのは、クラウド型システムだ。
ケアレスミスの防止で
スピーディな処理を
クラウド型であることの利点は、初期投資を抑えられるところにある。さらに、たとえば交通機関における運賃改定などの反映等、バージョンアップを利用者側で行う必要がない。また、システム化することで、交通系ICカードの利用履歴データを取り込めるようになり、記憶違いや入力ミスなども防ぐことが可能になるのだ。誤った入力の確認作業が減るだけでも、承認者や経理担当の負担は減る。
問題は、こうしたシステムで経費精算業務がどれくらい効率化でき、どれほどのコスト削減効果が得られるかだろう。
ラクスの試算によると従業員1000人規模の企業の場合、システム導入前は経費精算業務に年間約5335時間を要していたが、導入後はそれが約1113時間に減っている。およそ5分の1に圧縮されたことになる。しかも詳細を見ると、申請、承認、経理というそれぞれの業務で時間削減を実現している。ということは、申請者、承認者、経理のいずれにとっても、メリットをもたらすシステムということになる。
削除できるのは、時間だけではない。
システム導入によってそれまで年間約1980万円かかっていたコストが約597万円と、3分の1以下にまで減るという試算も出している。年間1400万円ほどのコスト削減効果が生まれているということだ。
導入実績ナンバーワンの
経費精算システム
クラウド型経費精算システムとして、2年連続累計導入社数ナンバーワン（※）の実績を誇るのが「楽楽精算」。中小企業から大企業まですでに1300社以上が導入している。
いったいどこが評価されているのか。まず挙げなければならないのは、使い勝手のよさだ。
たとえば、交通系ICカードを専用のリーダーにかざすだけで申請データが作成できる。さらに、スマートフォンのカメラ機能で撮影した領収書を添付する機能もあるため、申請作業は格段に楽になる。一方、承認者である上司は移動中でもスマートフォンで確認、承認ができるのでわざわざ経費精算のために会社に戻る必要がない。
経理担当者ももちろん楽になる。申請時に勘定科目と申請データが自動で紐づけられるため、手作業による仕訳や集計の必要がない。また、会計ソフトとも連動しており、手入力しなくてよいため、省力化できるほか、人的ミスも防止できる。
※「ITR Market View:ERP市場2015、2016」SaaS型経費精算市場より
（株式会社アイ・ティー・アール発行）
「楽楽精算」は月額費用3万円から
加えて、初期費用は10万円、月額費用は3万円からという価格設定も高評価のポイントだという。専任のスタッフによる導入支援や利用時のアドバイスなどにも定評がある。
「楽楽精算」は交際費や国内・海外出張の精算にも対応しており、日当などの出張手当も自動計算可能だ。ある企業の担当者は「ラクスを選ばない理由が見つからなかった」と述べているほどだ。今まで放置されてきたともいえる経費精算業務の効率化。それが実現できればコスト削減は言うにおよばず、付加価値の高い本来業務に社員が集中できるなど、有形無形のさまざまなメリットが期待できる。
ラクスでは、ほかにも業務の効率化を加速させるツールを提供している。たとえばWEB帳票発行システム「楽楽明細」は、紙の請求書、納品書、支払明細などを電子化し、発行業務を効率化できるほか、印刷費や郵送費などの削減も実現する。会社をより強くし、持続的成長を獲得するために、今こそさまざまな業務効率化を真剣に検討すべきではないだろうか。
