「探す」「選ぶ」作業で
効率悪化、集中力低下
会社でも自宅でも、自分のデスク周りで最も場所を取っているモノ、それはズバリ〝書類〟ではないだろうか。整理しようと思っても、捨てるに捨てられず「とりあえず……」とついつい溜め込んでしまう。だが、いざ必要な時には見つからず、仕事をしようにもデスクには書類の山が連なりスペースがない。こんな時、どうすればいいのだろうか。
「書類は思い切って捨てるか、スキャンしてデジタルデータ化する。それが仕事の効率を高めるための最も効果的な方法です」
そう語るのは、ステーショナリーディレクターとして活躍する土橋正氏だ。著書『モノが少ないと快適に働ける』（小社刊）で書類の山から解放されるミニマリズム的整理術を伝授する整理術のエキスパートである。
「整理術とは、いわば、入ってきたモノを出すこと。実はほとんどの人はこの一連の『流す』作業をしていません。たくさんモノがあれば満足感は得られますが、仕事で使う際には『探す』『選ぶ』作業が必要になる。この作業に時間を取られていると、実際に仕事をする時間はどんどん削られ、集中力も落ちていくのです」
ステーショナリーディレクター。文具関連の商品企画、PRのコンサルティング、売り場のディレクションなどを行っている。近著に『仕事文具』（小社刊）
ウェブマガジン「pen-info」
そう語る土橋氏も、もともと整理は得意ではなかった。だが、独立してコンサルタントとして仕事の効率化を試行錯誤していく中、「少ない道具で作業すると仕事に集中できること」を見出し、それ以降、集中力を妨げる〝ノイズ〟を減らすことに注力したという。その結果、一日の労働時間は減る一方、家族との時間は増え、その時々の仕事に100％集中できる環境を手に入れたのである。
そんな土橋流整理術のカギとなるのが、書類を「スキャン」することだ。文字どおり、書類をスキャンしてデジタルデータで保存することであるが、そのコツを順に紹介しよう。
まずは、デスクにある書類をすべて分類するところから始める。
1 アクティブ書類
2 スキャン用書類
3 保存用書類
4 ゴミ箱行き
1は現在取り組んでいる仕事関連の最新版のもの、2は過去の大事な書類など、紙としての存在より中身の情報が重要なもの、3は紙として重要な契約書など、4はゴミとなる。ここでポイントになるのは、すべての書類を1～3までファイルで分類し、日々の「書類整理の流れ」をつくること、そして「とりあえず取っておく」という選択肢を持たないことだ。そうやって実際に分類していくと「スキャン」と「捨てる」作業が多くなるはずだ。
毎月1回と決める。これは年1回の大掃除を月々12回の小掃除に分けることと同じこと。1カ月以上空けると、書類が増えてスキャン自体が面倒になってしまう。土橋氏の場合は、毎月1日と決め、手帳に向こう1年分、毎月1日の欄に「スキャン」と書き込んでいる。スキャンは約20分で完了する。スキャンした書類はどんどんゴミ箱に捨てていく。「この瞬間が何ともすがすがしい」と土橋氏は言う。
スキャンする際、書類はPDFで保存し、ノート、名刺はJPEGで保存する。名刺は月1回、ノートは使い終わったらスキャンする。こちらもスキャンが終われば、ゴミ箱に捨てる。
健康診断書、保証書、ショップカード、カタログ、雑誌記事などもスキャンする。土橋氏の場合、スキャンしたデータは外付けハードディスクに溜め、自宅でも事務所でも使えるようにし、閲覧は主にiPod touchで行っている。
空白を用意することで
新しい何かが生まれる
シンプルなデザインはどんな空間にも合う
さて、「スキャンする」ことを整理術に組む込むことで「仕事に集中できる」環境を整えるわけだが、その際にどんな〝相棒〟を選ぶべきか。毎月のことなので、質の高い機能が欲しいところだ。一つの選択肢として、「エプソンDS-560」はどうだろうか。Wi-Fi対応でスマートフォンにもダイレクトにつながる、A4シートフィードモデルだ。土橋氏も太鼓判を押す。
「サイズはコンパクトで場所も取らず、重量も軽い。小さいサイズの紙もスムーズにスキャンでき、読み取りスピードは速く、文字も鮮明。スキャンの際には白いページは自動で飛ばしてくれる。コードが好きではないのでWi-Fi対応しているのもうれしいですね」
一度に50枚までの給紙が可能
「DS-560」はA4～A6までの異なるサイズの原稿給紙に対応し、サイズが違う原稿でも一緒に読み取り、各用紙サイズで切り出し保存できるため、効率的に作業ができる。もちろんA3サイズの原稿も読み取り可能で、たとえば、少し大きな新聞記事も半分に折ってセットするだけで、「分離／非分離レバー」でモードを切り替えれば、一面の原稿としてデータ化することもできる。
その中でも、土橋氏が特に評価するのが「継ぎ足し機能」だ。複数原稿の連続読み取り中に、動作を中断させることなく、続きの原稿を追加できるというものだ。この機能があれば、スキャン開始後に関連書類が見つかっても作業をやり直す必要はなくなる。
ノイズを徹底的に排除した結果、土橋氏の事務所は極限までモノが少ない。書類をスキャンして生まれた机の「何もない空間」。そこに今やるべき書類だけを置く。視界にはそれしか入らず、おのずと集中できるという。
「新しい何かを生み出す時に大事なことは、“空白を用意する”ことだと私は思っています。それがアイデアを生み出すきっかけになるのです」
整理する作業、日付けを自分のスケジュールの中にシステム化していく。そうすることで整理は仕事の一つに組み込まれる。そして、書類はスキャンして、とにかく捨てる。書類を整理する（流す）ことは、仕事に集中するための大切な環境づくりなのだ。
DS-560
サイズ （幅×高さ×奥行）297×154×152mm
スピード 26枚／分の高速スキャン （200dpi／300dpi、カラー／モノクロ）
光学解像度 600dpi
Wi-Fi接続可能
