書類を整理することで得られること ｢ミニマリスト｣から学ぶ効率と集中力の上げ方

毎月1回と決める。これは年1回の大掃除を月々12回の小掃除に分けることと同じこと。1カ月以上空けると、書類が増えてスキャン自体が面倒になってしまう。土橋氏の場合は、毎月1日と決め、手帳に向こう1年分、毎月1日の欄に「スキャン」と書き込んでいる。スキャンは約20分で完了する。スキャンした書類はどんどんゴミ箱に捨てていく。「この瞬間が何ともすがすがしい」と土橋氏は言う。

スキャンする際、書類はPDFで保存し、ノート、名刺はJPEGで保存する。名刺は月1回、ノートは使い終わったらスキャンする。こちらもスキャンが終われば、ゴミ箱に捨てる。

健康診断書、保証書、ショップカード、カタログ、雑誌記事などもスキャンする。土橋氏の場合、スキャンしたデータは外付けハードディスクに溜め、自宅でも事務所でも使えるようにし、閲覧は主にiPod touchで行っている。

空白を用意することで
新しい何かが生まれる

Wi-Fi接続でデスク周りもスッキリ。
シンプルなデザインはどんな空間にも合う

さて、「スキャンする」ことを整理術に組む込むことで「仕事に集中できる」環境を整えるわけだが、その際にどんな〝相棒〟を選ぶべきか。毎月のことなので、質の高い機能が欲しいところだ。一つの選択肢として、「エプソンDS-560」はどうだろうか。Wi-Fi対応でスマートフォンにもダイレクトにつながる、A4シートフィードモデルだ。土橋氏も太鼓判を押す。