手間と時間を大幅に削減
「会計業務3.0」時代へ
今年1月から改正・電子帳簿保存法の運用が始まったことで、今後は会計業務におけるペーパーレス化「ペーパーレス経理」が進むと期待されている。このペーパーレス経理を中小企業や個人事業主などのスモールビジネスにも広げていこうと積極的な取り組みをみせているのが、業務ソフト「弥生シリーズ」を提供する弥生だ。同社では、今回のスキャナ保存制度改革が「会計業務3.0」を一層加速させると考えている。
ビジネス戦略チーム アシスタントマネージャー 中小企業診断士
内山 正彦
その「会計業務3.0」とは何か。同社マーケティング部ビジネス戦略チームの内山正彦氏は次のように説明する。「会計業務は当初、証憑を整理して伝票を起票、帳簿に手書きで転記してソロバンや電卓で集計するまでのすべてが手作業で行われていました。これが第一世代の『会計業務1.0』です。こうした会計業務は、転記や集計などの後工程を自動化できる会計ソフトの登場により、第二世代の『会計業務2.0』に進化しました。しかし、証憑を整理して会計ソフトに入力するという前工程は依然として手作業が残っています。そうした前工程も自動化し、さらなる業務効率化を実現するのが第三世代の『会計業務3.0』です」。
弥生は「会計業務3.0」を加速すべく、同社のクラウドサービス「スマート取引取込」に「スキャンデータ取込機能」を追加した。「スマート取引取込」は、同社の会計・申告ソフト製品と連携して各種取引データを自動で取り込み、仕訳するサービス。これをレシート・領収書などの紙証憑の取り込みにも対応させたのだ。
「スキャンデータ取込機能」を利用すれば、経理担当者が行うのはレシート・領収書をスキャナで読み取りアップロードすればよい。あとは、スキャンした画像をOCR（光学文字認識）処理して自動的に取引データを生成し、それを仕訳データに変換するところまでを自動的に行ってくれる。
マーケティングコミュニケーションチーム 担当マネージャー
塩﨑 智史
税理士の資格を持つ同社マーケティング部マーケティングコミュニケーションチームの塩﨑智史氏は、「スキャンデータ取込機能」が会計業務の効率化、ペーパーレス経理の実現に果たす役割は大きいと話す。
「『スキャンデータ取込機能』は、証憑を整理して会計ソフトに入力する労力を削減し、仕訳をスピードアップします。作業時間も3分の1から4分の1程度と大幅に短縮されます。また入力ミスを確実に排除するほか、紙書類を保管する場所を削減できる、目的の書類を素早く検索できるといった効果も得られます」
こうしたメリットはスモールビジネスのエンドユーザーだけでなく、それらの企業と顧問契約を結ぶ税理士、会計事務所にとっても見逃せないものだ。
弥生利用者なら
追加の費用負担はゼロ
「スキャンデータ取込機能」には費用面での優位性もある。
「スキャナ保存制度を運用するには、手間だけでなく費用も考慮しなければなりません。これまでは申請書類の作成や規程の整備にかかるコンサルタント費用、スキャナの購入、タイムスタンプの費用など、初期導入費用と運用費用で年間300万円以上はかかると言われています。これだけの費用がかかれば、スモールビジネスではとても導入できません。しかし弥生のサービスならば、最小限の費用負担でスキャナ保存を始められます」（塩﨑氏）。
「スキャンデータ取込機能」を利用するには、弥生シリーズの対応製品を購入して「あんしん保守サポート」に加入することが前提となる（クラウドアプリは利用料に含まれる）。しかし、それ以外の費用負担はない。所轄税務署へスキャナ保存制度の申請を行うための記載方法、要件を満たす社内規程テンプレートなどは無料でダウンロードできるようになっており、スキャナで取り込んだ画像データの真正性を保証するタイムスタンプも無償提供される。
さらに、2016年12月31日までの期間限定でスキャナの無償レンタルキャンペーンも実施されている。一定の適用条件を満たした弥生シリーズの利用者に対し、約2万3000円相当のPFU製モバイルスキャナを5年間無料で貸し出すというものだ。これらの無償提供は、弥生とパートナー企業との連携・協業によって実現したもので、利用者の負担を最小化する。
こうした取り組みの甲斐もあって、「スキャンデータ取込機能」はすでに多くのスモールビジネスに利用されているという。内山氏によると、2016年1月29日の提供開始から1カ月間でスキャナにより取り込まれた証憑（レシート・領収書）の数は総計15万枚以上に及ぶという。
今後はレシート・領収書のスキャンデータだけでなく、規制緩和にあわせ、スマートフォンカメラでのスキャナ保存にも対応させていく計画である。こうした機能の拡充とともに、スモールビジネスにおけるペーパーレス経理はさらに推進されることだろう。
