「メールで損する人」に、決定的に欠ける視点

そのやり方が相手をどんどんイラつかせる!

では逆に、どんなメールの使い方が「スマート」でしょうか? まず思いつくのは、リアルをフォローする形のメールです。ミーティングなどで直接話した後、「先ほどの確認」という内容で要点のみの簡単なメールを交わしておくと、互いの信頼関係が育まれ、円滑な仕事に役立ちます。

伝えたいことを確実に伝える書き方も重要です。大切なのはズバリ2点。できるだけ結論から書きはじめること、そして、事実をシンプルに書くこと。回りくどい表現や必要以上の感情表現は誤解を招きやすいので、できるだけそぎ落とすことがポイントです。

「スクロールさせなくて済む分量」を目安に

そのためには、文章量は少なくしなければなりません。目安は「相手にPCの画面をスクロールさせないで済む分量」と考えてください。

長い文章は最後まで読んでもらえない可能性がありますし、揚げ句、最後まで伝えたいことの核心が出てこないのではリスクが高すぎます。重要な内容ほど、メールを開いたらすぐに目に飛び込んでくるよう、簡潔に記載することを心掛けましょう。

どうしても内容が多くなったり、詳細な説明が必要な場合は、別途ファイルにまとめて添付資料で送付するのも基本ですね。

メールはたいへん便利なツールですが、その便利さを過信してはいけません。反面、基本的なマナーとテクニックをおさえて使いこなせれば、自然と仕事効率が上がり、「デキる人だ!」という評価に繋がります。

なんだ、当たり前の内容ばかりじゃないか!と思われた方がいるかもしれませんが、よくよく振り返ってみると、意外と抜けている部分があるはずです。ぜひ今一度、「メールは単独・万能ツールじゃない」ことを確認し、ストレスのない快適な関係を築いてください!

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