どんな業種も例外でない、"生産性"向上のカギ ｢ペーパーレス化｣は単なるコスト削減ではない
医療分野で圧倒的な支持を得てきた
「DocuMaker」が全業種に対応
医療システムメーカーとして病院を中心とした医療機関のシステム開発を担ってきたファインデックス。医療という決してミスの許されない領域で常に安全・安心なシステムを提供。「ユーザー本位のサービス」を製品開発の基本指針とするシステムは多くの医療機関から共感を集め、今では国公立病院のシェア7割を誇るリーディングカンパニーにまで成長した。
そんな彼らがこれまで培った技術やノウハウを結集し、医療以外の分野にもツールを提供するようになった。文書作成・データ管理システムの「DocuMaker Office」もそのひとつ。この製品が生まれた背景には、医療現場の抱える問題があった。
あまり知られていないことだが、院内では日々さまざまなドキュメントが飛び交っている。大規模な病院になると、診断書や検査結果、都道府県へ提出する書類などそれぞれに決まった書式を持つ文書が毎日およそ3000枚。「ただでさえ多忙を極める医療の現場で、こうした煩雑な作業を処理しなければならないことは長年の課題となっていました」（ファインデックス代表取締役社長 相原輝夫氏）。しかし通常のシステム開発ではひとつの入力様式を作成するだけで10万円以上のコストがかかる。また多くの医療機関ではITの専門部署を持たない。システム会社に頼らずに安価で運用できるシステムというニーズをくみ取り、開発の末に生まれたのが「DocuMaker Office」だ。
ペーパーレス化が
企業の生産性を向上させるワケ
それでは「DocuMaker Office」はどのような課題を解決し、いかに企業の生産性向上に役立つか。実際の企業の事例をもとに解説していこう。
ある建設業の企業では、これまで紙で行っていた年末調整用紙の回収や記入が長年の課題となっていた。全国に拠点を構えており、従業員数は2500人に上る。書類を送付し回収するだけでも膨大なリソースが必要になる。そこで「DocuMaker Office」を導入することにより内容の入力を電子化。即座に申請準備や確認を行えるようにしたい考えだ。「同社では、目に見えない転記・集計作業を頻繁に行っており、それを 「DocuMaker Office」を利用することで無くしていきたいと考えておられます。製品の汎用性を高く評価いただいており、今後は書類単位 での課題解決はもちろん社内全体での活用にも一緒に取り組んで行くつもりです」（同社 事業戦略室 根岸法人氏）
具体的な活用法は以下の通り。まず紙で記入している書類を徐々に「DocuMaker Office」へ切り替えて記載していく。紙の書式は自社内で簡単にシステム化できるので追加費用が不要。社内のさまざまな書類を好きな時にシステム化できるようになる。また従業員が各自、表計算ソフトに記入して依頼している物品発注書も「DocuMaker Office」で記載するようにする。これまで1つずつ表計算ソフトのファイルを開いて行っていた集計作業が、システムで自動的に行えるようになることで生産性は大幅に向上。その分のリソースを別の業務へ充てることができるようになるとみている。
「DocuMaker Office」には書類記載の進捗（しんちょく）を効率よく管理する「ワークフロー機能」がある。そこで同社ではこの機能を用いて従業員が要望提案することのできる業務改善シートをシステム化。これまで紙を手作業でまとめて集計していたものが自動的に集計できるだけでなく、複数の審議担当者に対して自動的に書類を回覧することもできるようになり、効率的に情報共有が図れるようになる。また「DocuMaker Office」には文書をシステム化するだけでなく、紙の書類運用を効率化する機能を兼ね備えており、その一例がPCやスマートフォンなどのデバイスが利用し辛い現場におけるマークシートでのデータ収集だ。マークシートの用紙作成からスキャン、データ取込、集計まで全てを自社内にて行なうことができ、同社でもこれまでマークシートを配布して実施していた業務内容に関する理解度チェックに「DocuMaker Office」を活用。マークシートを配布したり回収したりして集計する手間を削減していく方針だ。
このように、文書管理のさまざまなシーンで活用できる「DocuMaker Office」。相原氏は「多くの企業が抱える文書の悩みは、特定の業界に限ったことではなく、どんな業界にでもあてはまるもの」と語る。事実、「DocuMaker Office」の発表以来、医療や前述の建設以外でも人材派遣会社や不動産企業など、さまざまな業界・業種の企業から引き合いがあるという。確かに、製造業であれば日報・月報や物品管理票、金融業であれば契約書や入金伝票、稟議書、教育・研究機関であれば学術論文や研究報告に使うデータ収集用の記録用紙があるように、文書を扱わない業種は存在しないだろう。
文書管理というと、どうしても「いかにコストを節約するか」という話に終始しがちだ。しかし文書は先に述べたように「宝の山」であり、この資産をどのように活用するかが今後の企業戦略を左右することは間違いない。ぜひあなたの企業でも「DocuMaker Office」を導入し、文書管理から活用まで役立てて欲しい。
