スキルに向いている仕事には共通した特徴があります。毎回似た流れで進む、出力形式が決まっている、判断基準を言葉で説明できるといった仕事です。例えば、会議メモから議事録を作る、週報をまとめる、問い合わせ内容を整理する、レビュー結果をまとめるといった作業は、毎回の進め方が大きく変わりません。そのため、一度ルールを整理しておけば、繰り返し利用しやすくなります。
スキル化の候補は、自分が普段書いている指示から見つけることができます。例えば、「決定事項とToDo に分けてください」「不明な点は未確認としてください」「部長向けに簡潔にまとめてください」といった指示を毎回書いているのであれば、その作業はスキル向きです。毎回同じ説明を書いているということは、既に仕事の型が存在しているからです。
スキルが活躍しやすいのは、議事録の整理、週報や月報の作成、営業メールの下書き、問い合わせ対応の下書き、FAQの作成、報告書や提案書のレビュー、社内文書の文体統一などの業務です。これらはどれも、AIが得意な「読む」「分類する」「要約する」「下書きを作る」といった作業を含んでいます。
例えば議事録整理であれば、会議メモを読む、決定事項を整理する、未決事項を整理する、ToDoを抽出する、担当者と期限を確認するという流れがあります。この流れを毎回説明する代わりに、スキルとして登録しておけば、短い指示で同じ品質の結果を得やすくなります。第4章では、これらの作業を毎回チャットで指示していました。
スキルを使う場合も仕事の進め方は変わりません。変わるのは、毎回説明していたルールをあらかじめ登録しておけることです。
一方で、スキル化に向かない仕事もあります。例えば、一度しか行わない作業、案件ごとに条件が大きく変わる作業、判断基準が固まっていない作業です。こうした作業は、スキルを作る手間に対して効果が小さくなります。
スキル化するか迷ったときは、まず同じ仕事を2〜3回チャットで実行してみます。その結果、
● 出力形式が決まってくる
● 毎回確認する観点が見えてくる
のであれば、その仕事はスキル化する価値があります。
仕事の進め方が固まった後にスキルにする
逆に、毎回指示内容が大きく変わるのであれば、まだ型が固まっていない状態です。まずはチャットで試しながら進め、仕事の流れが見えてきた段階でスキルにするとよいでしょう。
スキルは、仕事の進め方が固まったあとに作るものです。言い換えれば、スキルとは「よく使う仕事の型を保存する仕組み」です。
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