メールの返信待ちは"給料泥棒"と同じ　トヨタ流｢たった5分の電話で30分の時間を節約する｣仕事術

メールを出すにしても、過剰にていねいな文章は使わず、所要時間をできるだけ短縮できるよう意識することも大切です。

文字ベースでの弱点は「情報量」と「ニュアンス」

もうひとつ、例を挙げておきましょう。

文字ベースのコミュニケーションと、電話による音声コミュニケーションでは、流れる「情報密度」が圧倒的に違います。

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一般的に、人が1分間に話す文字数は約400〜600文字と言われています。つまり、わずか5分間の電話であっても、文字量に換算すれば2000文字から3000文字相当の情報をやり取りしていることになります。

これは一般的なビジネスメール（約400〜600文字）の実に5通分以上に匹敵するボリュームです。

もし、これと同じ情報量をメールで伝えようとすれば、タイピングの時間はもちろん、文脈を整理し、誤解のない表現を推敲するだけで30分以上を費やしてしまうでしょう。さらに、メールの返信を待つ「停滞時間」を含めれば、その差は開く一方です。

音声での会話は、多少の言い間違いがあっても、声のトーンや前後の文脈から互いに内容を脳内で補正し合えるため、極めて短い時間で高密度な意思疎通が可能です。

「タイパ（タイムパフォーマンス）」を追求するのであれば、文字の入力に時間を溶かすよりも、さっさと電話をして「5分で3000文字分」で解決してしまうほうが、はるかに合理的だと言えます。

さらに、文字ベースで怖いのは「ニュアンス」。例えば、シリアスなやり取りにならないように気を遣って書いた、たった一文字の「（笑）：カッコわらい」。

それで逆に、相手を不機嫌にしてしまったことはありませんか？ 文字のコミュニケーションは、それだけ難しいのです。その誤解によって「火消し」に時間を使うことになったら、元も子もありません。

だったら、最初から電話というツールを使うのも相手にとってもアリです。

もちろん、なんでもかんでも電話は、私は反対です。報告と連絡は、すべてチャットで済むと思っている派ですから。

でも、やっぱり、そういった人間の特性も踏まえて、「ちょっとした判断や思いやりの積み重ね」が組織や会社の強弱を左右していくのかもしれないと、最近強く思うのです。

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