メールの返信待ちは"給料泥棒"と同じ　トヨタ流｢たった5分の電話で30分の時間を節約する｣仕事術

電話を「時間泥棒」と呼んで忌避するオピニオンリーダーが最近では多くいますが、私としては、業務上の電話でのコミュニケーション復権を、声を大にして主張したいと思います。

なぜなら、そのほうがずっと早いし、生産性が高いから。そうしなければ「時間泥棒」ならぬ「給料泥棒」になってしまいかねません。

相手の時間に配慮するのと同じくらい、自分の、そして自分の会社の時間を気にすることも必要です。

電話をかけるのに勇気がいる気持ちはわかります。相手が忙しかったらどうしよう、と悩みますよね。

でも、実はチャットやショートメッセージで「今、電話できますか？」とワンクッション置くだけで、その悩みも生産性の問題も、すべて解決するのです。

「ちょっと話せますか？」とショートメッセージを送る勇気。

本当に相手の都合が悪いときには、向こうも無視しますから、そのときには「お手隙の際にでも、お電話いただけると助かります（急ぎ案件です）」と手短にショートメッセージを入れておけばいいだけです。

相手がそれで気を悪くすることなど、めったにないのではないでしょうか？

打ち合わせの時間や場所の最速確定法はこれ

ちなみに、他社や他部署の方と打ち合わせを行う際、時間や場所を決めるために何度もメールでラリーをする“儀式”、これも見直したほうがいいかもしれません。

最初から電話するか、メールを出すにしても「打ち合わせの時間や場所を決めたいので、携帯を鳴らしてください」と一度だけ出すようにすれば、これも3分程度の会話で時間と場所を確定できます。

「時間や場所が間違っていないか」と心配なら、その電話のあとにでも「○時に○○で打ち合わせ よろしくお願いします」と先方にメールを1通打っておけば、それでOKです。

少なくともメールのラリーになることはないので、最小限の時間で約束を固められるでしょう。

メールでは時候の挨拶文なども最小限か、なくても、まず問題になりません。