毎月2000枚の領収書処理の効率化に成功した訳 ディップの事例から学ぶ経費精算業務の効率化
紙の領収書の管理、督促から解放
アルバイト・パート求人情報サイト「バイトル」などを運営する人材サービス大手のディップは、経理担当の業務負担増を大きな課題として抱えていた。その要因の1つが、全国のオフィスから毎月本社に郵送される、約2000枚もの「紙の領収書」だ。整理やデータ入力、申請漏れ・未提出の督促など、多岐にわたる業務が短期間に集中することで、相当な負荷がかかっていた。
さらに、紙の保管スペース確保や倉庫費用がかさみ、管理コストが増大する一方で、手作業によるデータ入力ではヒューマンエラーのリスクも高かった。こうした要因を踏まえ、23年10月のインボイス制度開始に伴い、経費精算業務のペーパーレス化を推進。経費精算システム「TOKIUM経費精算」をリプレース導入し、業務効率の向上とコスト削減を実現した。
経費精算システムには複数の選択肢があった中、ディップが「TOKIUM経費精算」の導入を決定した理由について、経理財務部財務課課長のA氏はこう説明する。
「OCR※機能付きのシステムを検討していましたが、精度に難点があり、オペレーターの手入力が可能なTOKIUM経費精算が有力候補になりました。また、TOKIUM経費精算のシステムは柔軟なカスタマイズ性を備えており、当社の業務フローに適した運用が可能でした。加えて、申請件数ベースの費用体系が採用されているため、導入コストを抑えつつ効率的な運用が実現できることも大きな決め手となりました」
※Optical Character Readerの略称。画像データのテキスト部分を認識し、文字データに変換する光学文字認識機能
ぺーパーレスによる経理担当者の負担軽減、従業員の利便性向上、さらには企業全体のDX推進にも貢献したTOKIUM経費精算の導入。今回のディップの取り組みと成果の詳細は、こちらのページから無料でダウンロードできるPDFにまとめている。現在の経費処理に課題を感じている人は、ぜひ参考にしてほしい。
