請求書支払業務｢電子化｣がもたらした変革 AOKIHD「属人化と紙依存」脱却のカギとは
コロナ禍で表面化した「非効率な処理業務」の弊害
「AOKI」「ORIHICA」に代表されるファッション事業を始め、エンターテイメント事業やアニヴェルセル・ブライダル事業を手掛けるAOKIホールディングスでは、将来的な生産年齢人口減少を見越した事業環境改善と業務改善に向けた取り組みを加速させている。その中でも数年来の課題となっていたのが、経理処理の業務効率化だ。
経理部 課長
鈴木 敏幸氏
「業務改革部門を中心に、経費精算のシステム化、申請書のペーパーレス化などを進めてきました。こうした電子化・ペーパーレス化の流れの中で最後に残ったのが、支払業務の改革でした」
そう語るのはAOKIホールディングス経理部課長の鈴木敏幸氏だ。支払業務の課題は大きく2つあった。1つはデジタル化が遅れていたこと。もう1つは各部署で支払業務が属人化されていたこと。その弊害は、コロナ禍を機に表面化した。
経理部 主任 亀ノ上正広氏は、当時の状況をこう語る。
「紙ベースの請求書が郵送で届くため、コロナ禍でも各部の支払担当者は支払業務のために出社しなければならない状態になっていました。支払業務は各部で支払入力後、会計システムでの経費計上承認と紙の支払承認という、２度の承認が必要になるなど工数も多く、ペーパーレス化・電子化の期待効果と優先度が高い状況でした」
経理部 主任代行
亀ノ上 正広氏
さらに、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の導入で、法対応も求められるようになった。そこで同社ではデジタル化と業務効率化を実現するべく、システム導入に踏み切ったのだ。
システム導入にあたり、数社のシステムを比較検討した上で採用されたのが、ペーパーレス化と法対応を実現するTOKIUMインボイスだ。（１）標準業務フローの構築、（２）既存会計システムとの連携、（３）マニュアル作成と初期教育、（４）社内承認フローの実装、という４つの課題をクリアして運用を開始。３ヶ月後に行ったアンケート調査では明らかな定性的効果と定量的効果が確認された。
支払業務の電子化は、AOKIホールディングスにどのような効果をもたらしたのか。そして、このプロジェクトを成功に導いた秘訣は何なのか。詳細は、こちらのページから無料でダウンロードできるPDFにまとめている。支払業務のペーパーレス化・電子化を実現したい人はぜひ参考にしてほしい。
