｢出社したくなる｣オフィスづくりに必要な条件 リコーが実践する｢働き方のアップデート｣とは
オフィスに｢体験価値｣が求められている理由
コロナ禍で広まったリモートワークは、働き方の「当たり前」に変化をもたらした。
例えば営業活動。以前は客先へ訪問するのが当たり前だったが、リモート商談が取り入れられ、移動時間が削減されるだけでなく、日程調整がしやすくなった。従来は難しかった離れた拠点からのサポートも容易になっている。
「会社も社員も、リモートで仕事ができるのかと最初は不安があったと思います。しかし、いざやってみると、通勤などの移動時間がなくなり、周囲の環境に左右されず集中できるなど、想定していた以上にリモートワークのメリットを実感されたのではないでしょうか」
そう話すのは、リコージャパン 取締役常務執行役員デジタルサービス企画本部長の宮本裕嗣氏。ただし、リモートワークを数年間にわたって続けてきたことで、「気軽なコミュニケーションが減ることによるデメリットも感じられるようになってきた」と指摘する。
デジタルサービス企画本部長 宮本 裕嗣氏
「コミュニケーションの減少は不安につながります。そうなると会社への帰属意識が低下し、マネジメントもしづらくなります。
ある実証研究によれば、フルリモートワークでは生産性が低下し、ハイブリッドワークでは生産性が向上するという結果も出ています。それを踏まえても、オフィス回帰の動きは今後さらに進むと予想されます」（宮本氏）
一方で、オフィス回帰を促そうにも「なかなか出社してもらえない」と悩んでいる企業も少なくない。一度リモートワークを経験し、家でも満足に仕事ができると感じた人は、あえて出社して働くメリットを見いだしにくい。リモートワークでは得られない「体験価値」がオフィスになければなおさらだ。
コロナ禍以前はオフィス出社が当たり前だったが、今はオフィスに行く意味づけが必要になっているといえよう。
では、オフィスに求められる「体験価値」とは何なのか。「ポイントとなるのは、コミュニケーションです」と宮本氏は説明する。
「偶発的な出会いから思いがけない会話が生まれ、アイデアが浮かび、新たなビジネスにつながったという経験をした方は多いのではないでしょうか。そうしたコミュニケーションが生まれやすい環境を整えるオフィスづくりをすることが、一人ひとりのモチベーションや組織内の信頼関係を高め、生産性や従業員エンゲージメントの向上にもつながっていくと考えています」（宮本氏）
｢コミュニケーション活性化｣を図る、リコーの社内実践
実際にリコージャパン晴海トリトン事業所では2024年3月、コミュニケーションの活性化を促すために自社オフィスをアップデート。人数や気分、話したい内容に合わせて選べるよう、さまざまなタイプのミーティングエリアを設けた。
また、ハイブリッド会議が増えるにつれて、「機器の準備に時間がかかる」、リモート越しの会議室に複数人がいる場合に、「誰が話しているかわからない」「音声が聞き取りづらい」「映像が鮮明でなく表情が読み取りづらい」といった課題も浮上している。
そのため、会議室に据え置くためのウェブ会議システム端末（Rooms※1専用デバイス）や、カメラ付きマイクスピーカー、インタラクティブホワイトボード（電子黒板）などの利用ニーズも高まる中で、同社でも各ミーティングエリアにそれらの機器を完備した。
それらの結果として、「ストレスなくすぐにハイブリッド会議が開始できるようになった」「映像や音声がクリアで円滑に会議が進行できるようになった」「ソファでリラックスした会議ができるようになって発言量が増えた」「参加者の一体感が生まれた」といった声が出ているほか、リモートワーク中は希薄だったコミュニケーションが活発化したといった効果も出ているという。
快適で活気あるオフィス空間と、遠隔からでもシームレスにつながるデジタルツール。これらの融合によってハイブリッドワークを実現することが、出社したくなるオフィスづくりのポイントとなるだろう。
こうした取り組みは、自社のビジネスに生かすための“実践”でもある。ところで、OA機器メーカーのイメージが強いリコーが、なぜオフィスづくりに取り組んでいるのだろうか。
「リコーは、1970年代からOA（オフィスオートメーション）を提唱しています。単に機械を提供するのが目的ではなく、『機械にできることは機械に任せ、人はより創造的な仕事をする』べきだという思いを込めて、日本全国約100万事業所の“はたらく”に寄り添ってきました。
だからこそ、働く場所の価値にも早くから着目し、オフィスの研究を積極的に行ってお客様の困り事に対応してきたのです。適切なソリューションを提供するために、まず自社で検証するというのも、長年実践してきたことです」（宮本氏）
オフィスづくりに取り組む組織を本格的に立ち上げ、ワークプレイス事業を開始したのが2005年のこと。今では全国に有資格の主任技術者を配置し、事業規模はすでに100億円を超えている。
自社でデジタルサービスを持ち、働く場所づくりと併せて提案できるのもリコージャパンの大きな強みだ。デジタルサービス企画本部スマートコミュニケーション企画センター センター長の原田尚氏は次のように説明する。
スマートコミュニケーション企画センター センター長 原田 尚氏
「今や“はたらく”にデジタルは欠かせません。ワークプレイスをデザインする際にも、ただ什器やレイアウトを変更するだけではなく、IT機材をいかに配置するかが重要となってきます。
それぞれ異なるお客様に合わせて、AV機器やソフトウェア、アプリケーションなどを最適化し、働き方そのもののリニューアルをお手伝いできるのが、当社のワークプレイス変革支援の特徴です」
遠隔会議システムなど、コミュニケーションを円滑化するサービスを10年以上前から提供するほか、ハイブリッドワークに対応したネットワーク・セキュリティサービスや電子帳簿保存法などに対応したアプリケーションサービスも展開。
ワークプレイスのデザインだけでなく、さまざまなデジタルサービスをオーダーメイドで組み合わせるからこそ、時代の変化に合わせて働き方のアップデートができるというわけだ。
「昨今、人的資本経営が重要視されていますが、多様な方々がそれぞれに合った働き方を選択でき、パフォーマンスを発揮して成長できる環境を整えることが、企業を経営するうえで重要な投資領域となってきました。デジタルツールとともに、働きやすい快適な空間を整備することは、採用活動を含めた企業ブランディングの向上にもつながると確信しています」（宮本氏）
“はたらく”に歓びをもたらす｢RICOH Smart Huddle｣
単なるデザインやレイアウトの変更ではなく、企業の成長に寄与するオフィスづくり。健康増進やウェルビーイング※2の促進といった社会のニーズの変化も踏まえ、アップデートしたリコージャパンのワークプレイス変革のコンセプトが「RICOH Smart Huddle」だ。
RICOH Smart Huddleでは、座席・会議室の予約システムや混雑状況を可視化するセンシングシステムを組み合わせる「インフラストラクチャー」、必要なときにさっと集まり終われば持ち場に戻れるような柔軟なコミュニケーションを促す「ハドルミーティング」、偶発的な出会いを創出する「コピーバー」など、7つのワークプレイススタイルを用意している。
「当社は、日本全国の支社でこれらのワークプレイススタイルを社内実践しており、全国80カ所で展開するLiveOfficeの『ViCreA』では、その様子をお客様が実際に見学できるようにしています。
オフィスリニューアル後の働き方がイメージできたというお客様や、不安だったDX化に踏み切る一押しになったというお客様もいます」（原田氏）
社会が目まぐるしく変化する中で、働き方の最適解もその都度変化する。LiveOfficeという形で、たゆまぬ変革への姿勢を見せることは、試行錯誤を繰り返しながら共に解決策を探していくというリコージャパンの覚悟の表れでもあるのだろう。
「リコーは『“はたらく”に歓びを』を使命と目指す姿に掲げています。業務効率や生産性向上だけでなく、充足感や達成感、自己実現に目を向けて、“はたらく”を『歓び』に変えるお手伝いをするのが、長年お客様の“はたらく”に寄り添ってきた私たちの使命です。
多くの時間を過ごすオフィスは、やはり幸せを感じられる空間でなくてはいけません。そのためにも、まずは私たち自身が健康で明るく楽しい働き方を実践し、お客様に適切なご提案をしていきます」（宮本氏）
ViCreAでは、そうしたリコージャパンが実践する先端的な働き方を体感できるという。社員個々人がシーンに合わせて働き方を選択でき、創造的なコミュニケーションを行いながら、生産性高く働ける。そのようなオフィスづくりが、「はたらく歓び」をもたらすのだろう。そのヒントを得るためにも、一度リコージャパンが実践する働き方を見てみる価値はあるのではないか。
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※2 ウェルビーイング：身体的・精神的・社会的に良好な状態にあることを意味する概念
