経営企画の｢依頼管理｣を劇的に効率化する方法 ESG･サステナビリティ推進で｢社内依頼｣急増

リマインドと管理で疲弊する「依頼管理業務」

コンプライアンス強化、セキュリティ管理、従業員のリスキリングに伴う人的資本への取り組みに力を入れる企業も増え、これらはサステナビリティに結実する。

一方で従業員は、本業以外のタスク量が増えてはいないだろうか。従業員サーベイやコンプライアンス教育などの各種研修、セキュリティチェックなどの「管理部門からの依頼」は、企業や組織の存続のためにやるべき重要な業務だ。しかし、依頼を受ける従業員からすると、それらはコア業務ではなく間接的な業務、つまりノンコア業務と呼ぶべきものだ。

「ノンコア業務」をこなすだけでも時間がかかるが、問題は、依頼の発信者と管理者だ。発信者は、期限内に回答を集めなければならない。しかし、思うように集まらないという経験をした人は多いだろう。回答がなければリマインドをする。1回だけでなく2回、3回と重なると、時間が取られるだけでなくストレスもたまる。

各部門の部門長など、管理者も大変だ。ノンコア業務であっても部下の実施状況を把握しつつ、発信者のリマインドにも対応しなくてはならない。部下が抱えるコア業務の状況によっては、催促の仕方やタイミングを考慮する必要もあるだろう。モチベーションが低下し、コア業務の品質に影響が出ないとも限らない。

このように「社内依頼」の対応で時間的余裕がなくなり、本来の能力が発揮できない状況を変えるにはどうすればいいのか。日立ソリューションズではこうしたリマインドや社内依頼の管理を圧倒的に効率化する「グループタスク リマインダーサービス」を開発。

自社で導入する前の期限内の「社内依頼」の回答率は67％だったが、導入後は98.2％と大幅に改善した（2020年4月から2021年3月の228件）。導入初年度の社内全体の工数削減時間は１万3,422時間だった。こちらのページから無料でダウンロードできる資料では、「グループタスク リマインダーサービス」の詳細について、経営企画部のある社員に焦点を当てたマンガストーリーで解説している。社員および組織のパフォーマンスを改善し、ガバナンスを効かせたいと考えている読者はぜひ参考にしてほしい。
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