名刺管理｢SKYPCE｣が営業活動を強力支援する訳 ｢Cloud Edition｣の登場で､選択の幅も広がった
名刺を起点にビジネスを変えていく発想とは
「ビジネスシーンでは、紙の名刺が非常に多く使われています。ところが、名刺を起点にビジネスを変えていこうという考えを持つ企業が少ないのも事実です」
Skyの金井孝三氏がそう指摘するように、紙の名刺をそのまま個人が名刺ファイルなどに保管していた時代は、有効に使うという意識は少なかったかもしれない。その結果、IT化が進んでスマートフォンを社員全員が持つ時代になっても「名刺を会社で共有する」という発想が生まれないままとなっているのだと金井氏は続ける。
金井 孝三 氏
「しかし、社員はスマートフォンやパソコンを業務で使いますから、名刺情報をデジタル管理しようという発想になり、まずは個人で無料の名刺管理サービスなどを利用し始めたりします。しかし、ここで注意しなければならないことがいくつかあります。まず、そのような名刺管理サービスの中には、セキュリティーに不安があるものがあるという点です。さらに、各社員が個人でばらばらに名刺管理サービスを利用し始めると、会社のほうでは、それを把握し管理することができません。加えて『名刺は個人情報』だという点に注意してください。名刺管理サービスで名刺情報を検索できるようになると、個人情報保護法では『個人情報データベース等』という扱いになります※1。つまり、業務で入手した名刺を登録するデータベースやツールなどは、個人ではなく会社が管理すべき対象となるのです」
（個人情報保護委員会ウェブサイトより）
オンプレミス版とクラウド版から選べるSKYPCE
名刺を起点にビジネスを変えていくという環境をつくるためには、「会社の管理下にある名刺を共有できる」システムが意味を持ってくるだろう。Skyでも、名刺情報をもっと活用できないかという問題意識から、自社で「SKYPCE」を開発するに至った。
「名刺情報から営業活動の実態を把握したい。この思いが名刺情報を活用して営業支援機能を高めるSKYPCEを生み出すきっかけとなりました」
名刺をデジタル化するだけでなく、その情報を企業内で共有して営業活動に生かし、収益向上につなげることにこそ価値がある――。金井氏は、「SKYPCEを通して新しい営業スタイルを確立し、お客様の業績に貢献したい」と力を込める。名刺情報を自社管理下に置き、データを自由に扱えることで評価を受けていたオンプレミス版に加え、新たにクラウド版をラインナップに加えたのも、顧客への貢献を最重要視するからにほかならない。
「長引くコロナ禍や半導体の高騰などの影響で、『新規のサーバー設置ができない』『情報システム部門の採用が難しく、サーバーの管理者が不足している』という会社が増えるなど、状況に変化がありました。お客様のご要望にお応えするのにオンプレミス版だけでは限界がありますので、クラウド版、いわゆるSaaSのサービスを提供することにしました」
クラウド版はサーバーの設置・管理の必要がなく、導入しやすいのがメリットだ。SKYPCEはオンプレミス版もクラウド版も同じ機能が利用できるよう設計されているため、サーバーや名刺データの管理体制によって選ぶことができる。
SKYPCEオンプレミス版とクラウド版の比較表 （Sky提供）
「『営業活動において重要なデータである名刺情報は、自分たちの手で管理したい』、そんなお客様にはオンプレミス版をお勧めします。もちろん、IaaS※2形式でデータをクラウド上に置くこともできます。それに対して、『会社にサーバーを設置できない』『名刺データをクラウド環境で保存することをセキュリティー上のリスクとして許容できる』お客様にはクラウド版をお勧めしています。お客様の環境に合わせて、適切なものを選択していただければと思っています。さらに、SKYPCEでは、システムに取り込んだ名刺の画像やテキストデータ、お客様が入力した情報について、契約を終了される際に、お客様に返却するようにしています」
見込み客との関係構築を支える営業支援機能
SKYPCEには、「新しい営業スタイル」の確立を支える多彩な営業支援機能が搭載されている。その1つが、メールやメルマガを一斉送信できる「One To Oneメール送信」。営業部門はもちろん、販促やその他の部門からも送信できるため、現在取引がなく商談の機会が数年後の見込みであっても、関係をつないでおくことができる。
「名刺を交換したときに商談につながればSFA（営業支援システム）やCRM（顧客情報管理）に登録できますが、ビジネスの現場はそんなに都合のよい話ばかりではありません。営業で訪問しても『この前買ったばかりだから、次に検討するのは5年後』と言われることもあります。ただ、こうした見込み案件がどれだけあるかは日々の売り上げや受注に大きく影響しますので、たとえ今は売れなくても関係を維持することが大切です。従来は営業パーソン個人の対応に依存するところが大きかったのですが、SKYPCEなら属人化を防ぐことができます」（金井氏）
メールやメルマガの差出人を「名刺を交換したAさん」の名前にできるのも特徴。受け取る側は「名刺を交換したAさんからメールが届いた」という印象になり、存在を覚えてもらうきっかけにつながるというわけだ。
商談前の関係を年単位で可視化する｢活動記録｣
また、クラウド版のリリースと同時にアップデートされたSKYPCEには、新たに「活動記録」という営業支援機能が追加された。いつ顧客を訪問し、どんな話をしたかといった情報がメモできる。
「商談など具体的な案件に発展すればSFAやCRMで進捗管理できますが、商談化まで数年かかる見込み案件はなかなか記録しないものです。SKYPCEの『活動記録』は名刺情報にひも付けて、案件になっていないお客様とのやり取りもすべて記録しておくことができます」（金井氏）
とりわけ大企業の場合、数年ごとに人事異動で担当が変わって関係が途切れてしまうこともある。引き継ぎ前の進捗状況を確認しようとしても、詳細がわからないケースも少なくないだろう。「そのような場合でも、『活動記録』を参照すれば、いつ誰とどんな話をしていたか履歴が追えるので、自社の引き継ぎもスムーズにできるのです。SKYPCEは、ブラックボックス化していた『商談前の関係づくり』を見える化する、という新たな価値を提供していきます」と金井氏は語る。
「活動記録」の画面イメージ。メモが記載できるだけでなく、タグ付けもできて管理しやすい（Sky提供）
｢間違いのないデータ｣のため目視チェックも
今後もSKYPCEは機能を続々と追加していく予定だ。例えば、登録した企業に関するニュース情報を表示する機能。これは営業パーソンの定期訪問で困りがちな「話のネタ」に重宝するだろう。
また、営業で手間のかかる作業の1つがSFAやCRMへのマスター登録だが、SKYPCEに取り込んだ名刺データとの自動連携機能も搭載予定。手入力をなくし、営業パーソンの業務負荷を減らすことができる。SKYPCEでは、スキャンされた名刺データをAI（人工知能）や機械学習に加え、人の目でのチェックもしており、メールアドレスや電話番号、住所、部門、役職名まで「間違いのないデジタルデータ」として登録される仕組みを持つ。
「SKYPCEでは、ご紹介した『One To Oneメール送信』や『活動記録』、新機能として開発中のニュース配信、SFAやCRMとの連携機能はオプションではなく、すべて標準機能としてご提供します。お客様企業の『名刺からのDX（デジタルトランスフォーメーション）』を大きく前進させ、営業支援の拡大に今後も貢献していきますので、ぜひご検討ください」（金井氏）
