見えない業務｢複合機のお守り｣が生む三重苦とは 残業増とコスト､環境問題に悩む総務部社員

「定時退社」がポリシー 総務部員・木村舞の日常

明日の学生面談で使う資料を印刷したら、あのタスクを片付けよう――。建材メーカーM社の総務部で新卒採用担当を兼務する木村舞（32歳）は、頭の中で段取りを組みながらPCを操作し、頃合いを見てフロアの片隅にある複合機に向かった。

しかし、出力されているはずの資料はなく、複合機はウィーンと音を立てていた。

「そうだ、今日は誰もいないから複合機も動いていなかったんだ。このウォームアップ、意外と長いんだよね……」

心の中でつぶやく木村。集中力はすっかり切れてしまった。総務部のほとんどが在宅勤務に移行しているため、オフィスには誰もいない。だが木村は、新卒採用の担当を兼務してから、学生対応や面接準備などで出社する機会が増えている。

「あれ、そういえば出社時はいつも残業しているような気がする」

とっぷりと日が暮れた窓の外に目をやる。時刻はすでに19時を回った。人一倍仕事をこなしながら定時に帰るのが自分のこだわりだったのに、なぜだろう――。

在宅勤務への移行で出社社員にシワ寄せが

翌朝、たまたま出社していた総務部長の石井五郎（52歳）は焦った様子で木村に声をかけた。

「急に複合機が使えなくなって営業部に呼ばれたんだけど、やるべきことがあって手が離せないんだ。木村さん行ける？」

学生面談に向かおうとしていた木村は「すみません！ あと5分で学生と面談が始まるので今は厳しいです……」と言う。

それを聞き、石井は苦い顔で「そうか……。じゃあ私がこの件は片付けておくよ」と答える。その後、印刷を急いでいた営業部員によほど突き上げられたようだ。

・・・面談終了後・・・

木村が戻ると、「木村さん！ 先ほどの件、トナー切れだったよ。出社する人が少ないから気づかれなかったみたいだ。それからもうトナーなかったよ。発注は頼むね」と石井は少々いら立った様子で言い切った。

その言葉で木村もハッと気がつく。

「最近残業が多いのって、複合機のトラブルでいろいろな部署から呼ばれることが増えたからだったのかも……」

実際、トナーやインクが切れたり、故障の問い合わせ対応をしたり。以前は情シス担当者が対応していたが、今は在宅勤務中。出社頻度の高い木村にシワ寄せが来ていたのだ。

「複合機のお守りで残業していたとは。突発的に発生するから見直すべき業務としてもピックアップできていなかった。盲点だったな」

インクジェットは「1枚目」が速い

しばらくして、石井は「トナーの補充はすぐできたんだけど、なかなか1枚目が出てこなくて。アポがあるからって営業さんも急いでいたもんで、とても気まずかったよ。複合機のお守りを総務が一手に引き受けるのは考えものだね……」とぼやいたのだった。

そのぼやきを聞き逃さなかった木村は後日、石井と次のやり取りを展開する。

「石井さん、先日は複合機の対応ありがとうございました。あの後、調べたところ1枚目に時間がかかるのはレーザー方式だからで、インクジェット方式ならすぐ印刷されるそうですよ」（木村）

「でも、インクジェットって家庭用じゃないの？」（石井）

「それが、業務用もあるんです。しかも、エプソンのスマートチャージ『オール・イン・ワンプラン（※1）』なら、生産性は変わらないのに、CO₂排出量はレーザー方式よりも47～66％も削減できます（※2）」（木村）

インクジェット方式は印字プロセスに熱を使わないため消費電力が少なく、構造もシンプルなため、メンテナンスを簡素化できる

初期費用不要で保守、インクの手配まで（※1）

コスト削減とカーボンニュートラルに貢献できると知り、石井は目の色を変えた。経営層から、具体的な取り組み内容の提案を求められていたからだ。木村はさらに続ける。

「先日の学生との面談でも痛感しましたが、Z世代は気候変動リスクなどの社会課題に強い関心を持っています。また業務効率化をどう進めているかも詳しく聞かれました。複合機の見直しは、この両方につながるので、わが社の姿勢を学生にアピールできるのではないでしょうか」

環境配慮への関心が高い優秀な人材の確保はもちろんだが、環境負荷の軽減は脱炭素社会の実現に向けたESG投資の観点でも見逃せない。しかも「オール・イン・ワンプラン（※1）」は機器本体の購入が不要で初期導入費用の心配もなく、税込み月額3万8500円（※3）の中に「規定枚数までの印刷」「保守サービス（故障時の修理）」「インクの自動発送」が含まれる。「複合機のお守り」で増えた残業やコストの削減が可能なうえ、枚数管理もしやすい。

「試す価値は十分にあるな」

そうつぶやいた石井は、PCに向かい稟議書の作成を始めたのだった。

環境性能が高いから気兼ねなく印刷できる

半年後、M社のオフィスでビジネスメディアの取材を受ける石井と木村の姿があった。複合機の見直しで環境、コスト、業務改善の3つの課題を解決したことが評価され、先進的な総務部門として紹介されることになったのだ。

「複合機をインクジェット方式にすることで脱炭素に貢献でき、枚数管理がされていることでデジタル文書と紙の合理的な使い分けを考えるきっかけにもなりました。また、保守サービスもお任せできるので複合機のお守りから解放され、総務部として、より本質的な業務に取り組むことができるんです」（木村）

さらに2年後、業績を大きく伸ばし急成長企業として注目されるようになるM社。複合機の見直しがどこまで影響したかは不明だが、業務が停滞する要因を取り除いたことは間違いないだろう。

＞オール・イン・ワンプランの詳細を見る

設置場所を選ばないコンパクト設計なのに、ビジネスに求められる印刷速度と高画質を両立。もちろん、環境に配慮したインクジェット方式だ。

複合機をエプソンのスマートチャージ対応 ＜LM＞シリーズへリプレースするだけでCO₂排出量を削減し、「誰でも、カンタンに、すぐ実行できる」環境貢献を実現できる。また、消費電力量も削減可能なので、オフィスの節電対策としてもぜひ検討したい

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