Webミーティングの｢7つの"あるある"｣を解決！ 今どきの｢困った｣はテクノロジーでカバーせよ
コロナ禍を経験して日本企業が得たもの
いまだに続くコロナ禍ではあるが、そんな中でも経済活動が続けられるよう模索を続けている日本のビジネスシーン。コロナ禍がトリガーとなり、在宅ワークが一気に拡大したのは記憶に新しいところだ。またそれに伴い、これまで直接客先や会議室に出向いて行われていたミーティングや商談が、オンラインコラボレーションツールに切り替わったことも大きな変化の1つだ。
「企業にとっては厳しい時代が続いていますが、その中で施行された在宅ワークとオフィスを行き来するようなハイブリッドワークは、今後も採用し続けたいという声は各方面から聞こえてきますね」と語る青山 剛氏。もちろん、一部の製造業など出勤が前提となる職種はあるものの、ビジネスシーン全体を見ると確実に時代はハイブリッドワークへと流れているのは確かだろう。
そのような中、場所を選ばず業務を効率化し、生産性を高めていくためにほとんどの企業が採用しているのがWebミーティングだ。「仕事内容や働く場所にとらわれず、企業間あるいは企業内のコラボレーションを続けるためには今や必須のツールといえますね。在宅者と出勤者が混在する環境がこれからも続くとすれば、今後もミーティングはオンラインでというのが基本となるでしょう」と平 顕迪氏は語る。
とはいえ、誰しも経験があるだろうが、Webミーティングは品質が高くなければせっかくのコラボレーションが台無しになってしまうこともある。Webミーティングにおいても経験豊富なお二人に、実際に顧客企業からの声や、自身の経験によって得られた“あるある”とテクノロジーを使った解決方法を伺ってみようと思う。
Webミーティングの｢7つの"あるある"｣はこうやって解決する！
【あるある①】Webミーティングをしながら別のアプリケーションで資料をまとめていたらPCが落ちた
青山氏 これは古いPCで起こりがちな現象です。そもそもWebミーティングはプロセッサーもグラフィックスも使いますし、マイクやカメラ、スピーカーと内蔵デバイスあるいは外付けデバイスも使うので負荷が高いのです。非力なマシンで会議を続けながらマルチタスクをしていれば、許容量を超えてしまいシャットダウンしてしまうのも仕方ないでしょう。
平氏 例えば最新の第12世代のインテル® Core™ プロセッサーの場合、ハイブリッドアーキテクチャーといって、2種類のコアを使い分けて、そのときの作業によって効率よくシングルスレッドやマルチスレッドの処理が行える機能が搭載されています。そもそもベースとなるパフォーマンスも古いマシンとは比べものにならないぐらい向上していますから、Webミーティングと並行して何かの作業を行ってもよほどでなければ安定して動いてくれるはずです。
>>第12世代インテルCoreプロセッサーの詳細はこちら
青山氏 実際に私たちがいただくご相談にWebミーティングの品質が悪くて相手に与える印象がよくないから、PCを一新したいというご要望はたくさんあります。そんなときには迷わず、最新のテクノロジーをご提案するようにしています。
【あるある②】ノートPCでのWebミーティング中にバッテリーがなくなりそうでハラハラする
平氏 これもよくご相談を受ける内容です。オフィスの自分の机やコンセントが確保できるような会議室ならまだしも、外出先やコンセントが少ない部屋でのWebミーティングではバッテリーの容量不足は深刻です。
青山氏 古くなってきたノートPCの場合はバッテリーが消耗しているケースも多いので、場合によっては通常業務をしていても2時間持つかどうかというマシンもあります。先ほども触れたようにWebミーティングは負荷の高いツールなので、そういったマシンでは1時間と持たずにバッテリー切れになっても不思議ではありません。
平氏 HPのノートPCの上位モデルのほとんどはインテルが定めた「Evo ™ プラットフォーム」に準拠しています。この規格の要件として「9時間以上のバッテリー駆動時間」というものがあるので、PCをお選びいただく際にEvo ™ プラットフォームの字（ラベル）があるか確認するのも1つの方法です。
青山氏 またHP製品の場合は独自のバッテリーマネージャーを採用しているモデルもありますから、さらに長時間、例えば14時間以上持つ製品もあります。バッテリー時間でお悩みのときはそのようなモデルを選んでいただくことも大切だと思います。
【あるある③】Webミーティング中に画質が悪くて相手の表情がわかりにくい
平氏 これは通信状態に問題がなければ、相手のカメラの解像度やこちらのグラフィックスが非力な可能性があります。お相手のカメラの問題なら我慢するしかないケースもあるでしょうが、こちらのグラフィックスが悪い場合はやはり買い替えの検討時期かもしれません。
青山氏 最近の人気はモバイルノートPCですが、軽量化を実現するため各社が薄型ボディーを採用しています。そうなるとディスクリートグラフィックスは搭載できませんから、プロセッサー内蔵のグラフィックスを活用することになります。最近の第11世代、第12世代インテル® Core™ プロセッサーで採用されているインテル® Iris® Xe グラフィックスはかなり高性能になっており、鮮明な画質が得られます。その差は歴然としていますから、ぜひ一度体験していただければと思います。
【あるある④】相手に「声がよく聞き取れない」と言われることがある
平氏 これも多いですね。逆に相手の声が聞き取りにくいというケースもあると思いますが、こちらも通信状態に問題がなければ、マイクとスピーカーの性能によるところが大きいです。
青山氏 ノートPCの中には内蔵マイクやスピーカーを廉価なものにしてトータルコストを下げているモデルもたくさんあります。そういったマシンの場合、そのままWebミーティングで使うと、声が伝わりにくかったり、逆にスピーカーの音質が悪かったりして声が聞き取りにくいケースも多くなります。
平氏 例えばHPの人気モデル「HP Elite Dragonfly」では、オーディオメーカーで有名な「Bang & Olufsen」プロデュースの高品質スピーカーを採用しています。声がよく聞こえないという場合のもう1つの理由に在宅時によくありがちな生活雑音がマイクに混ざってしまうということもあるかと思います。そのようなときにAIが自動的にノイズをキャンセルする機能が搭載されているので、多少の悪条件でもクリアな音質を届けることが可能です。これからの時代に合わせた仕様を採用している製品を選んでいただくのも1つの方法だと思います。
【あるある⑤】在宅者から「Webミーティングに参加できない」とクレームが来るが対応が難しい
青山氏 これは情報システム部の方特有の困り事ですね。リモート管理ができている企業ならよいですが、コロナ禍でとりあえず在宅ワークを始めたという企業にとっては、避けようがない難しい問題です。
平氏 こうしたケースではさらにコストをかけてリモート管理ツールを導入するのは難しいかもしれませんが、採用しているノートPCがインテル® vPro® プラットフォームに対応していれば無償でPCの資産管理やヘルプデスクが使えます。
青山氏 遠隔操作でのPCの電源オン・オフやリモートデスクトップ機能、あるいはファームウェアの操作といったところまで対応可能なので、ほとんどのトラブルをリモート状態で解決できます。別途専用の管理サーバーを立てる必要がありますが、こうしたテクノロジーがあることを知っていれば、情報システム部や管理者の業務負荷の軽減が簡単に実現できると思います。
【あるある⑥】朝の10時前後と夕方5時前後になると、ネットワークが不安定になってしまう
平氏 ご自宅がマンションタイプの方だと致し方ない現象ですね。とくに回線をシェアしているような環境の場合、ほかのお部屋の方も在宅ワークをなさっているケースが多いので、リソースの奪い合いのような形になっているのです。
青山氏 より品質の高いサービスに変えてもらえるかどうかはマンションの理事会の決定にかかってくると思いますが、すぐにできる手段としてPCが対応していれば最新のWi-Fi6の高速ルーターに変更してみるのも1つの方法だと思います。これだけで改善した例も多いですし、最近はPC選定の中にWi-Fi6対応という要件を入れてくる企業様も増えています。先ほど触れたEvo ™ プラットフォームは最新のWi-Fi規格への対応も要件に含まれていますので参考にするのもよいでしょう。Wi-Fi規格の底上げで改善できれば費用対効果は大きいので試してみる価値はあると思います。
【あるある⑦】Webカメラに映るのが嫌でついついカメラをオフにしてしまう
平氏 これもよくあるケースです。相手に顔を見せたくない気持ちもわかりますが、会議中の空気感が伝わりにくくなるため、発言がぶつかってしまったり、誰かが一方的に話をしてしまったりしがちです。なるべくなら、表情を見せ合って進める会議のほうが意思疎通はしやすいと感じますが、個人差があるので最終的には個々の判断に任せるしかないというのが実情だと思います。
青山氏 しかし一方で、ツールの機能でオフにしている場合、操作ミスなど見せたくない場面が映ってしまうこともあるでしょうし、近年ではWebカメラを狙った脅威も出てきています。セキュリティーの観点からすれば、不要な際のWebカメラは確実に機能をオフにできたほうが安心だと思います。
平氏 HPのノートPCの場合、物理的にカメラにシャッターがかけられる機能があるモデルがたくさんありますので、そういった製品に頼るのもよいと思います。同時にサイバーセキュリティー対策としては「HP Wolf Security」のようなあらゆる角度からPCを保護する統合ソリューションも用意しています。
青山氏 先ほど紹介したインテル® vPro® プラットフォームの場合、インテル® ハードウェア・シールドが搭載されており、こちらも最新の脅威に対応するセキュリティー機能を提供することができます。どちらもセキュアでハイブリッドワークに不可欠な機能を提供するので、ぜひご活用いただければと思います。
Webミーティングのあるあるをテクノロジーで解決するコツを紹介してもらったがいかがだったろうか。実際に体験したことがある事象も多かったのではないだろうか。ここで解説してもらった解決策が、今後のWebミーティングの品質を高めるヒントになれば幸いだ。
最後にハイブリッドワークと高品質なWebミーティングの運用に適したマシンを2つ教えてもらったので紹介しておこう。
>>HP Elite Dragonfly G3について詳しくはこちら
>>HP EliteBook 840 Aero G8について詳しくはこちら
