なぜTeamsは｢等身大のDX｣体験に最適なのか ｢1つの画面で､すべて完結｣は予想以上に快適だ

生産性向上を妨げる「アプリの切り替え」

改めて、DXとは何か。経済産業省の「DX推進ガイドライン」では、以下のように定義されている。

つまり、「ビジネスモデル」と「業務そのものや組織、プロセス、企業文化・風土」の2つの変革がDXということだ。もちろん、同時に推進するのがベターだが、後者について部署や個人単位で腹落ちしなければ、実際にビジネスモデルを回していくのは困難だろう。

どうしたらDXによって業務や組織が変わり、生産性が向上して働きやすさが増すと腹落ちできるのか。コストや手間をかけず、即効性のある方法として日本マイクロソフトの加藤友哉氏が主張するのは「アプリ切り替えの見直し」だ。

「チャットにメール、タスクやスケジュールの管理、顧客管理、経費精算など、ビジネスの現場ではたくさんのアプリを使います。実は、その都度PC上のウィンドウを切り替える動きが、疲労の蓄積や集中力の続かない遠因になっているといわれているのです」

アプリの切り替えに伴うウィンドウの移動は、作業や思考を中断させる。元へ戻そうとするには一定の時間や負荷がかかるため、効率がよいとはいえない。ちなみに、マイクロソフトの調べによれば、デスクワークを主とするインフォメーションワーカーは、1つの業務に5つ以上のアプリを使い、1日に平均して25回もアプリを切り替えているという。慣れた動作のため気づきにくいが、じんわりと生産性が損なわれているのだ。

Teams上のアプリ統合で仕事が格段にスムーズ！

では、具体的にどう見直せばいいのか。各ビジネス現場に合わせて厳選したアプリは、業務効率化に大きく貢献する存在であり、数を減らすのは現実的ではないだろう。そのことを十分に理解している加藤氏は、「逆転の発想が必要」と話す。

「アプリを減らすのではなく、ウィンドウの移動をしなければいいのです。実は、Teamsはそういった使い方ができるように設計されています。業務をTeams上に集約させ、シームレスに進めていけるようになっているのです」

Teamsといえば、チャットやオンライン会議、SharePointでのファイル共有・共同編集が大きな特徴。しかし加藤氏によれば、そうした個別の機能よりも、あらゆる業務のハブとなって有機的なコラボレーションを促すのがTeamsの本質だという。それを支えているのが「アプリ統合機能」だ。

「OSにアプリをインストールしていくのと同じ感覚で、Teams上にアプリを統合できます。プロジェクトの進捗管理や各種データの閲覧・分析、ナレッジやノウハウの蓄積なども同じ画面上で完結するのです。しかも、それらはすべてリアルタイムに他のメンバーと共有できます」

手数が減ったうえ、情報共有が容易に――。まさに、前述の「DX推進ガイドライン」が示したデジタル技術による業務やプロセスの変革が実現するわけだ。

「DXというと、大きな話になりがちです。もちろん全社レベルで取り組むべきではありますが、システムの刷新や大がかりなソリューションの導入となると、時間もコストもかかりますし、なかなか理解も進みません。しかし、Teamsの活用は今すぐできますし、一人ひとりが業務を進めながらDXを手軽に実感できるのでおすすめです」

まずは承認アプリとPower BIの連携が手軽

いわば「等身大のDX」を体験するのにTeamsが適しているということがわかった。具体的には、どんなアプリを連携させたらより理解しやすいのだろうか。加藤氏が「変化とメリットがすぐ実感できる」と推奨するのは、Teamsから追加コスト無しで手軽に使える「承認アプリ」だ。

日本マイクロソフト
モダンワークビジネス部
プロダクト マーケティング マネージャー
加藤友哉氏

承認は、企業運営を円滑に進めるうえで必要な仕組み。物品の購入や契約の締結、出張や在宅勤務の許可など、承認が求められる内容は幅広い。それだけに煩雑にもなりがちだ。「承認者が不在で進まない」「承認の進捗が不透明でどこに催促すればいいかわからない」「申請書類の作成に時間がかかる」などの問題から、業務の停滞を招いたり、申請者と承認者の双方に負担をかけたりするケースも散見する。

「Teamsの承認アプリは、そうした問題をクリアにして迅速な承認を実現します。申請すれば承認者にプッシュ通知されるほか、リマインド機能もついています。いくら風通しのよい組織でも、面と向かって承認者に『早く承認してください』とは言いにくいものです。その点、プッシュ通知ならチャットでメンションするのと変わりませんので、申請者と承認者の双方の負担を減らせます」

加藤氏自身も、マーケティング施策を仕掛けるうえでの上長との確認や、イベントの開催許可など承認アプリの手軽さに改めて気づいたという。

「出社申請や在宅申請など繰り返し使う書式は、テンプレートが用意できるのも便利です。また、別途承認アプリを活用している場合、通知を見逃したり、見たけれどもうっかり忘れてしまったりということも起こりがちです。Teamsに連携すれば『アクティビティ』に通知が出ますので、そうした抜け漏れを防げます」

また、データアナリストやデータサイエンティストといった専門家でなくても簡単にデータ分析できるPower BIも、Teamsと連携させることでより使いやすくなると加藤氏は説明する。

「売り上げ予測やパイプライン、案件の状況を一目で見られるほか、承認アプリと同様にチームメンバーとリアルタイムで共有したり、Teams会議のときに見ながら議論を展開したりもできます。あとは、従業員エクスペリエンスを高めるためMicrosoft Vivaとの連携もおすすめしたいですね。従業員エンゲージメントのデータをPower BIに取り込んで活用しやすくするのももちろん可能です」

こうしたTeams上でのアプリ連携については、日本マイクロソフトのWebサイトで動画も公開されている。スムーズな使い心地を理解できるので、ぜひ参照してほしい。
>>Teams Platform でハイブリッドなコラボレーションを - Microsoft for business

700以上のサードパーティアプリとも連携可能

見逃せないのは、Teamsで連携できるアプリがマイクロソフト製品に限らないことだ。SansanやNewsPicks、Polly、Jira、Adobeなど、多数のサードパーティアプリと連携できる。

2022年6月10日現在、その数は700以上に上っており、「今後さらに連携を強化していく」と加藤氏は明言。すなわち、従来と変わらないアプリ利用環境が、より快適になってTeams上で再現できることを意味している。

「例えば、DocuSignとAcrobat SignはTeamsの承認アプリ上で使えるようになっています。つまり、Teams内で契約書などの文書送信や署名のやり取りまで完了するのです。このように、さまざまな業務がスムーズになって社内外を問わずコラボレーションが活発化していくと、私自身もそうなのですが、だんだん楽しさが増していきます。その積み重ねが、新たなビジネス体験の扉を開いていくと確信しています」

それだけで仕事が完結できるうえ、社内外のつながりを活性化し、自身を含む従業員エンゲージメントの向上にも寄与する――。コラボレーション プラットフォームとして進化するTeamsは、不確実性の高まる時代の中で、サステナビリティを確保するのに不可欠な存在となりつつあるのかもしれない。
>>Microsoft Teamsリソースサイトはこちら