日本語のメールと英語のメールの大きな違いは、文章の長さです。日本語では「寒くなりましたが、いかがお過ごしですか」という時候のあいさつなど前置きが長くて、ポイントにたどり着くまで時間がかかりますよね。でも英語では、「誰々さん」と書いてすぐに「こういう状況です。いつまでにこうしていただけませんか。（以上）」という感じで割と短い。ビジネスシーンでのメールでは、特にその傾向が強くなります。相手に時間を取らせないことも気遣いの一つなのです。
ただ、書き方はダイレクトではありません。少し柔らかく、命令調でなくリクエストにしたりします。英語ではフランクに、ダイレクトに尋ねたほうがいい、というのは日本人に多い思い込みで、間違いです。
「敬語がない」は誤解 丁寧な表現はある
「英語に敬語はない」というのが日本人の最大の誤解です。見てすぐに敬語だとわかる言葉がないのでそう思いがちですが、表現次第で、英文メールはいくらでも丁寧になります。ただ冒頭にPleaseをつけるだけでは命令調になってしまうので、Would you please do this？ のように、質問やリクエスト形式の表現にしたほうが丁寧です。
「ジョークやユーモアを加えたほうがいい」というのも、よくある誤解です。人間関係をある程度築いて、信頼する仲になっているのであればジョークも大歓迎ですが。最初からファーストネームで呼んだり、ジョークを加えたりすると、失礼に感じられてしまいます。米国人に「アメリカンジョーク」と言っても通じません。
TPOを考えることが大切です。英語にも丁寧さのレベルがあるので、受信メールの中から気が利いた言い回しをストックして、テンプレート化しておくと便利です。
文章全体が丁寧すぎると、かえって冷たい印象になってしまうので、少しレベルを上げ下げすると自然な英語になるでしょう。最後にI'm looking forward to seeing you.（お会いできるのを楽しみにしています）などを加えるだけで、機械的すぎない、柔らかい感じになりますね。
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