全社総会「1カ月でハイブリッド開催」成功の理由

配信プラットフォームとサポートがポイントに

コロナ禍で開催がリアルからオンラインへ移行したビジネスイベント。この傾向は一過性のものでは終わらなさそうだ。ブイキューブが2021年5月に実施した調査によれば、84.6%が「コロナ収束後もオンラインでビジネス系イベントを実施したい」と回答している。では、オンライン開催には、具体的にどのようなメリットがあるのだろうか。約1000人が参加する全社総会をリアルとオンラインのハイブリッドで実施した、CCCグループのカルチュア・エンタテインメントに取材した。
※ブイキューブ「コロナで急拡大したビジネスイベントのオンライン化に関する実態調査」

グループ会社の一体感醸成に「全社総会」は非常に重要

TポイントやTSUTAYAなどの事業を展開しているカルチュア・コンビニエンス・クラブ(CCC)。カルチュア・エンタテインメントはその一員として、幅広いエンターテインメントコンテンツを生み出している企業だ。傘下には徳間書店や主婦の友社などの出版6社をはじめ20社を抱え、全体の社員数は約1000人に上る。

「M&Aを経て拡大してきた経緯がありますので、社内報やポータルサイトなどで情報共有に努めてはいますが、どうしても事業会社間の横のつながりが生まれにくく、企業としての一体感を生み出すのが大きな課題となっています。そのため、年に1度開催している全社総会は非常に重要なイベントと位置づけています」

そう話すのは、同社社長室室長の小林絢平氏。同社の全社総会は例年、4月下旬から5月上旬ごろに実施しているが、2020年はコロナ禍の影響により全体での開催を見送らざるをえなかったという。

カルチュア・エンタテインメント
社長室 室長
小林絢平

「今年は何とか開催したいと考えておりましたので、感染防止対策を万全にしながら社員が安心して参加できるように、リアルとオンラインのハイブリッド開催を計画しました」

現実的なプランではあるが、実現は思いのほか困難だった。まず、グループ会社20社それぞれで、PCをはじめとするシステム環境がばらばらだったことが問題となった。少人数のオンライン会議ならばともかく、数百名以上が同時にアクセスしても途切れない環境を整えなければ、全社総会の開催目的である一体感の醸成は難しい。

しかも、それだけの人数へオンライン配信する運営ノウハウがなく、準備期間も限られていた。例年、年度替わりで組織体制を固めた後に具体的な開催準備に入るため、残された期間は実質1カ月弱しかなかったのである。

迅速・的確な対応が「V-CUBE セミナー」選定の決め手

そうした背景の下、オンライン配信ツールの選定を実施した小林氏だが、「タイトな準備期間」「安定した配信環境」「オンライン配信の適切なサポート」の3点をクリアするベンダーはなかなか見つからなかった。1カ月という準備期間の短さだけでなく、会場への出張配信サポートも対応できないところが複数社あったという。

「1000名のうち、200名はリアル会場に集める計画でした。『自社スタジオに来ていただければ、そこから配信できます』とおっしゃってくれたベンダーもあったのですが、200名が入る規模ではなかったのです」

そうした問題をすべてクリアしたのが、ブイキューブの「V-CUBE セミナー」だった。小林氏は選定の決め手について次のように話す。

「問い合わせの時点で、とにかく迅速に対応してくださったことが決め手となりました。タイトなスケジュールや出張サポートにもすべて応じていただけたほか、費用についても要望に合わせたプランを提示していただけたので助かりました。専用アプリなどを入れなくても簡単に誰でもアクセスできることや、豊富な導入実績をお持ちなのも安心感がありましたね」

全社総会のリアル会場では、ブイキューブのスタッフが配信をサポート。オンライン参加の社員は安定した環境でライブ映像を視聴することができた

サポートが手厚いのは、「V-CUBE セミナー」が自社開発のプラットフォームであることが大きな理由だ。もちろん、配信機材の手配も任せられる。出張サポートではカメラやマイク、ミキサーから配信用PCまで持ち込んでくれるほか、配信開始時のキュー出しから登壇者への事前説明までお願いできる。ちなみにブイキューブでは配信用スタジオも16スタジオと十分な数を用意しており、急な大規模開催でもフレキシブルに対応。大げさではなく、配信に関する部分はすべて“丸投げ”できるため、開催するコンテンツの充実に力を注げるのである。小林氏も、その恩恵を十二分に受けたようだ。
    
「事前の準備段階から、当日の出張サポートまで、対応の確かさを感じました。登壇者の顔を映し出してからプレゼンテーション資料を投影するといった流れなど、リアル開催をしながらだと見落としがちな配信を受ける側の視点でフォローいただけたのがありがたかったですね。どうしてもこうしたイベントは、『やっぱりこうしよう』とその場で進行を変えることも多いのですが、非常に柔軟に対処いただけました」

終了1時間で9割のアンケート回収に成功

全社総会で初めてとなるハイブリッド開催を無事成功させた小林氏は、オンラインイベントの可能性の大きさを感じたと振り返る。

「経営層をはじめ社員それぞれの意見として、『今後はオンライン開催が当たり前になる』ということは一致しました。社員からは『画面で資料を見ながらプレゼンテーターの顔もしっかり見られてよかった』という声も多かったです。移動時間の削減といった効率化のメリットもありますので、今後はむしろオンライン開催を増やして社員間、事業会社間のコミュニケーションの頻度を上げていきたいと思っています」

冒頭で紹介したブイキューブの調査では、「ビジネス系のイベントがオンライン化して良かった点」について、「感染リスクの心配がない」「遠方の参加者が見込める」「運営費を削減できる」が上位を占めた。小林氏の言葉はこの調査結果を裏付けているが、オンライン開催のメリットはそれだけにとどまらないようだ。

ビジネス系イベントをオンラインで運営するメリットは多岐にわたる
出典:ブイキューブ「コロナで急拡大したビジネスイベントのオンライン化に関する実態調査」(2021年5月)

「弊社はフィードバックにかなり力を注いでいまして、全社総会のアンケートもその日のうちに経営層が確認するのが通例となっています。そのため、できるだけ早く取りまとめて提出しなければならないのですが、今年は30分以上の時間短縮に成功しました」

すでに2年前からアンケートはペーパーレス化してウェブ対応済みだというから、オンライン開催による効果であることは明らかだが、何が違ったのだろうか。

「ブイキューブさんから、開催前後の画面にもアンケート用紙を映し出したほうがいいとアドバイスいただいた効果があると思います。開催前の待ち時間に名前や部署名などを入力しておけますし、開催後の即時入力を促すこともできます。結果、総会終了1時間後には9割程度が回収できましたので、取りまとめもスムーズでした」

開催前からアンケートへの意識づけをしていたことで、各登壇者のプレゼンテーションを聞きながら入力する社員も多かったのだろう。「回答の内容も濃厚になり、経営層へのフィードバックがしやすくなった」と小林氏は明かす。

今回カルチュア・エンタテインメントでは自社フォーマットでアンケートを取りまとめたが、「V-CUBE セミナー」では開催中にアンケートを作成することも可能だ。さらに、共通URLだけでなく個別URLの発行もできるため、誰がどの時間に視聴したか、アンケートとひも付けて追跡や効果測定をすることも可能になっている。

「V-CUBE セミナー」はプラットフォームだけでなく、配信サポートと配信スタジオまで同時に提供できるため、全社総会のみならず株主総会や決算説明会、採用説明会など利用シーンも幅広い。ブイキューブが手がけた2020年の配信実績は5000件だが、21年は倍増の1万件以上のペースと支持が広がっているのもうなずける。今後、ビジネスイベントの形態として定着することが見込まれるオンライン開催・ハイブリッド開催のツールとして、「V-CUBE セミナー」は外せない選択肢の1つとなるのではないだろうか。

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