新しいビジネス様式の中心にある｢Teams｣ 業務フローの流れの中でつながる各機能
パートナー事業本部
パートナーテクニカルアーキテクト
武田新之助氏
武田 2020年4月に緊急事態宣言が発出され、急きょ在宅勤務に移行した企業がたくさんありました。宣言解除後に通常勤務に戻す企業があった一方で、取引先に訪問できずオンラインで会議をしたり、一部の社員や勤務日の一部で在宅勤務を続けたりといった今までになかった働き方が求められています。こういった「ハイブリッドワーク」を機能的に実現させるうえで、「Microsoft Teams」はお役に立てると自負していますが、「導入はしたけれどもいま一つ利活用が進まない」という声も聞きます。
森居 弊社はこれまで約50社の企業の「Teams」定着化をご支援してきましたが、そういった企業には、大きく分けて3つの共通点があります。1つ目は、従来の業務スタイルを変えることに対する抵抗。2つ目はIT環境の制約。会社貸与のデバイスでしか利用できないとか、VPN経由でのアクセスが必須というインフラ環境の条件が足かせになっています。3つ目は、ツールとして社内に提供するだけにとどまっていること。「『Teams』を導入しました」と伝えただけであとは従業員任せだと、なかなか活用というフェーズには進めません。
大川 従業員任せというのがポイントですね。利活用が進まない企業は、従業員向けのトレーニングをあまりしていない傾向があります。また、取引先との関係で複数のコミュニケーションツールを導入している企業が多いのですが、指針を定めずに従業員に選択を委ねていると、機能に対する理解も進まないようです。
齊藤 「Teams」を単なるオンライン会議ツールだと考えている企業が多いのですが、そういった企業ではやはり活用が進んでいません。部分最適でツールを選ぼうとすると難しいのかなと思います。
コンサルティングサービス本部
デジタルイノベーション推進室
森居真理子氏
森居 確かに、機能を点として見てしまっている企業は多いですね。実際の業務は、業務フローという言葉があるように、1つひとつの作業が流れの中でつながっているのに、機能を点としてみているために活用が進まないのです。
齊藤 業務フロー全体を俯瞰してどのようなやり取りが発生するかを考えれば、部分最適でツールを選んでいちいち切り替えるのは非効率です。例えば、オンライン会議では、会議そのもののほかに、会議予定の登録や出席者へのURLアナウンス、資料共有といったことがあって、1つひとつ別々にメールで送った場合、データやコミュニケーションが分散してしまいます。その点、「Teams」なら1カ所で全部つながっていますので、毎回メールなどで連絡するのではなく、会議という1つの業務を「Teams」だけで完結させることができます。
大川 最大のメリットはそこですよね。多くのビジネスシーンで使われているOfficeアプリとの相性が抜群なので、会議中にファイル共有し、共同編集できてしまう。従来は別途、メールなどでのやり取りが発生していましたが、これを会議中に完結できる。実際、「Microsoft 365」のライセンスを取得している企業は、使いこなせるようになるとどんどん業務の場所を「Teams」に移していっていますね。
企業は｢Teams｣をどう利活用すべきなのか？
武田 皆さんがおっしゃるように、会議の前後にもさまざまなやり取りが発生します。マイクロソフトではそれを「会議のライフサイクル」と呼んでいて、「Teams」内でファイル共有からチャットによるフォローアップ、タスク管理、業務処理までできます。つまり、「Teams」から離れることなくすべての仕事ができるわけです。ただ逆に、機能が多すぎて複雑だと感じている方もいるようです。
営業本部
MS営業部
大川典久氏
大川 複雑という印象を持っている企業には、スモールスタートをお勧めしています。この方法は、「Skype for Business」から移行する場合にとくに有効です。「Skype for Business」で提供されていたビデオ会議とチャット機能だけに限定してまず使ってもらうようにするんです。そうやって慣れていくと、ユーザー側が「こういうこともできるのでは？」と気づいていきます。そのタイミングで「Teams」ならではの機能を開放しながら、トレーニングを展開していくことで、スムーズに使いこなしていただけるようになります。
森居 機能の多さもそうですが、別のチャットツールやグループウェアとの使い分けに悩む企業も少なくありません。そこで弊社では、業務シーンや内容などを整理し、「こういうときにはこのツールを使う」ということがわかる業務マップの作成を支援しています。例えば、社外会議は取引先に合わせたツールを使い分けるけれど、社内会議は「Teams」にしましょうといった具合に。
ソリューション事業フォーカスソリューション推進部
コラボレーションエバンジェリスト
齊藤晃介氏
齊藤 機能以前の話ですが、「チャットって何？」というレベルの方もいます。取引先に顔を出すのが当然という業務スタイルであれば、それでも何とかなったのですが、新型コロナウイルスの感染拡大で取引先に訪問できず、とりあえず「Teams」を導入したものの、「どう活用したらいいかわからない」というご相談が増えました。そういった企業には、ワークショップを展開しています。
われわれがご支援したある企業は、右も左もわからないほど、初歩的な段階でつまずいていたのですが、何度かワークショップを重ねることで理解度が上がりました。現在ではオンライン商談だけではなく、社員同士のチャットコミュニケーションやファイル共有までできるようになり「コロナ禍の営業スタイルを確立した」とおっしゃっています。
森居 われわれは、先ほどからお話が出ているように「会議は事前の資料作成から、終了後の資料共有まで」と説明しながら、活用方法をデモ画面でご紹介しています。どうすれば効率的な会議ができるかというところで、「Microsoft Teams Rooms」や「Surface Hub 2S」などのデバイスと「Teams」の機能を組み合わせたデモをお見せすると、「1つひとつの機能は情報としては知っていたけれども、こうやって使えばいいんだね」と腹落ちしていただけることが多いですね。
大川 弊社が活用支援をさせていただいている企業の多くは、比較的活用されていて、一通り機能も理解されています。ただ、頻繁に新しい機能が追加されて進化を続けているので、情報システム担当者向けにワークショップを行うことが多いですね。最近は、「ブレークアウトルーム機能」や「Teams Rooms」への関心が高いです。とりわけ「Teams Rooms」は、「何ができるのかわからない」という声が非常に多いので、音声のクリアさやシンプルな操作でオンライン会議が可能になることを体感いただいています。スピーカーやカメラなどのデバイスの設置が導入のネックではあるのですが、弊社はワークショップを受講いただいたら無償で「Teams Rooms」の機器を貸し出していますので、導入前に検証していただくことができます。
武田 「Teams Rooms」なら、拠点間はもちろんのこと、在宅勤務者や取引先とも会議室でオンライン会議をすることができます。働き方が多様化している時代の中で、企業にとって大きなメリットがあるので、ニーズがより高まっていますね。
利活用が進む｢体験談が聞ける｣ワークショップ
森居 弊社自身も「Teams」を活用している企業の1つとして、メリットを実感しています。コロナ禍で業務スタイルが激変する中でも、業務が滞ることがなかったのですが、これは活用支援している企業からも高く評価されているポイントです。定量的な効果測定を実施したところ、導入前と比べるとメールの送信数が3分の1以下になっていて、1カ月の業務時間も減っています。コミュニケーションのテンポも非常に速くなり、明らかに生産性が上がっていると感じています。
大川 弊社も業務のプラットフォームは「Teams」ですが、情報共有のスピードが圧倒的に上がりました。また、話が脱線して長時間化しがちなリアルの会議に比べ、オンライン会議だとそういったこともないので、業務時間短縮につながっています。
齊藤 リアル会議ではなかった使い方としては、会議中にチャットで個別にアドバイスできるというのがありますね。あるメンバーが上司から何か指摘されたとき、「こう答えればいいんだよ」と具体的に教えられるわけです。リアルだと、目配せで何とか伝えようとしてもなかなか伝わらないのですが、チャットで伝えることで会議も円滑に進んで、時間も短縮できる。これは取引先との商談中でも有効で、「今こういうふうにお客さんが言っているけど内容は合っている？」と同僚に聞くことができます。まさにニューノーマルなコミュニケーションで、新たな可能性を感じているところです。
武田 皆さんが実際に業務で使っているからこそ出てくるリアルな体験談が聞けることも、ワークショップの魅力ですね。「もっと『Teams』を使いこなしたい」と考えている企業には、ぜひウェビナーに参加いただき、ワークショップを受けていただきたいですね。
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