｢リモートワーク=オンライン会議｣は誤解 コロナ禍で生産性｢上がる人｣｢下がる人｣の差
新型コロナの感染拡大による緊急事態宣言の発出に伴い、オンライン会議やチャットツールの導入など、突貫工事的にリモートワークに対応した企業は多い。だが、新しい働き方に慣れることで、徐々に業務が効率化するものの、長期化するにつれて、生産性の低下が課題になっている企業は少なくない。
日本生産性本部が組織で働く人を対象にアンケート調査※を行ったところ、テレワーク実施者の68.8％が、今後もテレワークを望んでいるものの、テレワークで効率が下がったと回答した人が49.5%に上った。
日本マイクロソフト カスタマーサクセス事業本部 カスタマーサクセスマネージャーの高田詞之氏は次のように語る。
カスタマーサクセス事業本部
カスタマーサクセスマネージャー
高田詞之氏
「弊社にも『オンライン会議やチャットツールなどを導入したものの、リモートワークがうまくいかない』という相談が多く寄せられています。具体的には、社員間のちょっとしたコミュニケーションが取りにくくなったことで、モチベーションやエンゲージメントの向上が難しい、組織横断のプロジェクトが進まない、若手社員への教育や指導が難しいといった内容です」
同社クラウド＆ソリューション事業本部 本部長の八木沼剛一郎氏は、こうした現状について「『リモートワーク＝オンライン会議』という誤解が生産性を低下させる」とし、次のように説明する。
「自粛期間は、それまでに打ち合わせして作っておいた資料やアイデアなど、アウトプットするための貯金があったので、会議だけでもそれなりに効果を発揮できたはずです。しかし、業務は会議だけではありません。貯金が減っていくと、やはり生産性が低下してしまいます。その点『Microsoft Teams』であれば、ビジネスで必要なツールが一元的に統合されているため、生産性をむしろ向上させながらリモートワークが実現できます」
時間や場所に依存しないバーチャルオフィス
「Teams」の魅力は、日々の業務に必要な機能を1カ所に集約したコラボレーションプラットフォームである点だ。「チャット」「会議」「通話」「ファイル共有」「Officeアプリとの連携」といった機能に加え、「ワークフロー」の作成やサードパーティーのアプリケーションを追加することも可能だ。時間や場所に依存しないバーチャルオフィスといっても過言ではないだろう。
クラウド＆ソリューション事業本部
本部長
八木沼剛一郎氏
案件ごとのプロジェクト単位やチームごとにワークスペースを整理し、資料や会議、チャットでの会話を一元的に可視化できる。そのため、ファイルを別のツールやストレージから探す手間もなくなる。もちろん、資料をチームのメンバーと共同編集しながら作り上げていくこともできる。メンバー同士の情報共有が徹底できるほか、引き継ぎや新しいメンバーのキャッチアップにも便利なのは言うまでもない。
いくらオンライン会議やチャットがあるといっても、電話で会話をしたほうが効率的な場合もある。そんなときも、ユーザーの現在の状況を表す機能「プレゼンス」を確認すれば相手が在席中なのか、会議中など作業で取り込んでいる状況かどうかが一目でわかるためタイミングを計りやすい。つまり、相手の状況に応じて、最適なコミュニケーションのタイミングや方法を選択できるのだ。
このほか、オフィスの外線電話が使えないとか、各種申請や承認フローが紙ベースのために出社しなければならないというような、リモートワーク特有の課題も「Teams」なら解決できる。当然、社外での業務で心配なセキュリティーやコンプライアンスについても、万全の対策が取られている。
クラウドサービスならではの、スピーディーな機能追加も魅力の1つだ。マイクロソフトはとくにユーザーの声を基に新機能を追加している。
例えば、ビデオ会議にはユーザー目線の新たな機能が続々と追加されている。2020年秋に追加された「Togetherモード」は、あたかもそこに人が存在するかのように背景が切り抜かれた形で参加者が表示される。これは、よくある格子状に区切られた画像では、背景が気になって、脳が疲れるという調査結果を基に開発されたものだ。
ほかにも、話している人に合わせて動的にビューを変更していく「ダイナミックビュー」機能や、ブレーンストーミングやワークグループでの議論をサポートするために参加者を小さなグループに分ける「ブレイクアウトルーム」機能も順次、展開予定の新機能だ。
さらに、就業時間のリマインダーを行う機能や、「Microsoft PowerPoint」のスライドを背景に同じ画面で顔を見せながらプレゼンテーションができる「カスタムレイアウト」も予定されている。今後、どのような機能が追加される予定なのか興味がある人は、公開ロードマップも参考にしてほしい。
コロナ禍でもチーム力を発揮！
今回、新型コロナの感染拡大によって、日本でもリモートワークの導入が急速に広がったが、少子化に伴う労働力不足の課題を抱える日本では、時間や場所の制約のないリモートワークはそもそも必須の働き方だ。リモートワークは今後も働き方の選択肢の1つとなり、オンライン会議が日常の一コマになるのは間違いない。出社組とリモートワーク組が互いにストレスなくオンライン会議を行える環境も重要となってくるだろう。
「時間どおりに会議室に行っても、オンライン会議参加のためにはモニターやスピーカーの接続といった準備に時間がかかり、なかなか本題に入れないという声が多いのですが、会議室で利用するための『Teams』専用デバイス『Microsoft Teams Rooms』があれば、準備不要でワンタッチで時間どおりに会議を始められますし、PCにつなげばすぐに画面共有もできます」（八木沼氏）
チャット、通話、ビデオ会議、ファイル共有とバラバラにツールを導入していくよりも、「Teams」のライセンスを1つ導入するほうが、使い勝手だけではなくコスト面でのメリットもあるうえ、契約やライセンス更新といった管理の手間も軽減できる。だが、それだけではない。
「チームをつくり、その中で気軽にコミュニケーションしたり、さまざまな共同作業を行ったりすることで、チームの一体感を生み出すことができます。会話やファイルにすぐに反応できるため、感情が共有しやすく、個々の活動もチーム全体で可視化することができます。コロナ禍でもチーム力を発揮することができれば、企業競争力の向上にもつながります」（高田氏）
密になれない時代に、いかにチームの絆を強固にするのか。ニューノーマル時代には、企業文化の進化を伴いながら、柔軟で競争力のある働き方の実現が求められている。「Microsoft Teams」というコラボレーションプラットフォームがその軸になることは間違いないだろう。
※ 日本生産性本部「第3回 働く人の意識調査」（対象：20歳以上の日本の企業・団体に雇用されている人1100名、調査期間2020年10月5日～7日）
