「ハンコ押すために出社」はもう終わりに

アプリ不要・ブラウザで完結する電子契約

新型コロナウイルスの脅威はリモートワークを推進したが、必ずしもうまくいくことばかりではない。緊急事態宣言下、契約書の署名や押印のためだけにやむなく出社をすることが問題視されたのは記憶に新しい。そんな中、政府が「契約書のハンコ不要」「電子証明書がない電子署名も有効」との見解を公表したことを受けて、オンライン上で契約が完結する電子契約サービスが注目を集めている。業務効率化だけでなく、新たなワークフロー構築と生産性向上を後押ししているのが、デザインソフトで知られているアドビの「Adobe Sign(アドビサイン)」だ。

顧客体験が向上し、住宅ローンの契約が増加

コロナ禍は、どの業種・企業にも大打撃を与えた。しかし、その中でも「勝ち組」は存在する。「勝ち組」に共通するのは、現状に対して迅速かつ柔軟にビジネスモデルやビジネスの手法を変化させている点だ。例えば、ビジネスに欠かせない「合意の証跡」は、長年「紙とハンコ」に依存し、商習慣として根付いてきた。しかし、リモートワークが常態化した現在、「勝ち組」企業はこの商習慣を見直し始めている。実際、「合意の証跡」がクラウド上ですべて完結できる電子契約サービス「Adobe Sign」は、通常時よりもトライアル顧客数を3倍まで増やしているという。

アドビ
Document Cloud製品担当
昇塚 淑子

「紙や郵送代など物理的なコスト削減だけでなく、生産性向上や取引先の顧客体験向上にもつながるとの評価をいただいています。ドキュメントの電子化が実現するので、DX(デジタルトランスフォーメーション)の一環として取り組んでいる企業も増えています」と語るのは、アドビのAdobe Document Cloud製品担当、昇塚淑子氏。

興味深いのは、ソニー銀行の事例だ。同行は、主力商品の1つである住宅ローンの契約手続きを「Adobe Sign」で電子化。導入前は契約書を印刷して顧客に郵送し、署名・押印して返送してもらっていたため契約締結まで2~3週間を要していたが、最短 1時間と約500分の1への圧縮に成功した。最大10万円にもなる印紙代や印鑑登録証明書の交付費用といった顧客負担もゼロになり、「結果として住宅ローン契約締結件数の増加につながったとのことで、プロセスの向こう側にいるお客様に利便性を提供し、顧客満足度が向上した好事例ですね」(昇塚氏)。

署名はブラウザで完結・アプリのダウンロード不要

では、具体的に「Adobe Sign」はどのような仕組みなのか。まず、署名を依頼する側がクラウド上に契約書などの書類をアップ。すると、メールで署名者に通知が入り、署名者はリンクを経由してブラウザ上で署名を行うというシンプルな流れだ。アプリのダウンロードなどは一切不要。一方、セキュリティ面はどうか。ドキュメントの保護や処理の追跡・制御、署名者の本人性認証といった機能はすべてクラウド上で行われているので、心配無用だ。「ツールの切り替えや人の手が介在する余地がなく、ミスや改ざんのリスクも低減します」(昇塚氏)。

ますますDXが重要となる今、契約書をはじめとしたドキュメントプロセス全体をデジタル化していく必要があるだろう。「文書のデジタル化は、その証拠性担保によって企業の内部統制が強化されるだけでなく、コロナ禍で注目された事業継続性にも寄与します。『Adobe Sign』は、従来メール添付やFAXなどで取引先や顧客に送られていた営業や販売管理、マーケティング、人事、経理など各部門に大量に存在する契約書や注文書を、クラウドテクノロジーを活用して効率的に処理・管理できますので、会社の基礎体力向上につながるでしょう」。

"案ずるより産むが易し"。まずはトライアルで流れを体感してみてはいかがだろうか。

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