日本マイクロソフト

withコロナ「どこでも働ける」環境整えるには

役職飛び越え、聞きたい人に聞ける風土に

実際に「Microsoft Teams」を使い、取材を行った

福岡県北九州市に本社を構え、故障予知や画像判定、スマートバス停など、AI/IoTソリューションで、企業や社会の変革を支援するYE DIGITAL。「活発なコミュニケーションでたくさんのアイデアが創出される場所をつくる」ことを目的に、2020年6月に本社を移転。同時にITインフラの見直しを進め、その中心となるコラボレーションツールとして「Microsoft Teams」の導入を決定した。同社の業務改革を推進しているYE DIGITAL 常務執行役員の石田聡子氏に、導入の背景を伺った。

「どこでもオフィス」でチームコラボレーションを強化

――本社移転に際して「Microsoft Teams」を導入された背景について、お聞かせください。

石田氏 効率的にコラボレーションしながら仕事を進めるには、どこにいても社員や取引先とコミュニケーションできる環境が欠かせません。これまでもWeb会議やチャット、オンラインストレージなどの機能を使って環境整備をしてきましたが、より場所にとらわれない「どこでもオフィス」のような状態を目指し、「Microsoft Teams」の導入を決めました。そのうえで、新オフィスには、開放的なオフィススペースや充実した会議室、オープンカフェ風のコラボレーションスペースなどを備えています。業務は自宅や出張先から済ませたうえで、オフィスではオープンなコミュニケーションから、新たなアイデアが生まれることを狙っています。

「Microsoft Teams」導入と同タイミングで移転した新オフィス

――ずばり導入の決め手となった「Microsoft Teams」のよさは、どのような点にあるとお考えでしょうか?

石田氏 1つ目は、どこにいても電話の受発信ができる点です。これまで会社にかかってきた代表電話は、出勤していないと対応することができず、100%の在宅ワークを実現することはできていませんでした。外出中の営業担当宛てにかかってきた代表電話を、転送してつなぐ必要もありました。

「Microsoft Teams」を導入してからは、外出先でも在宅ワーク中でも会社の電話を取ることができ、社内の誰にでも転送できるようになったので、どこにいても働けるようになりました。また、留守番電話に残されたメッセージはテキスト化され、即時にメールで受け取ることができるので、会議中であっても、緊急の電話連絡にメールやチャットで返信することができるようになり、とても便利に感じています。

YE DIGITAL 常務執行役員 石田聡子氏

2つ目は、チームコラボレーションの強化ができる点です。関係者に一斉送信のメールをしても、返信がない限り、本当に読んでもらえているのかどうかわからないといったことはよくあります。しかし「Microsoft Teams」なら、チャットの投稿やそれに対するチームメンバーからの「いいね」やコメントなどで、チーム全体の反応が「見える化」されます。そのおかげか、部門をまたいでチームチャットが自発的に作成されるようになり、コミュニケーションが活発化しました。また、進捗管理機能で「ToDo」を共有し合うことで、協働での仕事の進捗も「見える化」できるようになりました。

「チャット・電話・Web会議」で仕事のスピードアップ

――社内のコミュニケーションに変化はありましたか?

石田氏 不思議なことに、これまでよりも電話やWeb会議をするようになり、同時に皆、チャットも使うようになりました。チャットの活用は数年前から進めていましたが、チャットをしても返事がない人が一定数いるため、なかなかメールや電話に並ぶツールにはなっていませんでした。今回、「チャット・電話・Web会議」の機能がすべて統合されている「Microsoft Teams」でのコミュニケーションが共通認識となったことで、これらの機能の利用が盛んになり、コミュニケーションのスピードが上がったと感じています。

「チャット・電話・Web会議機能がすべて統合されており、切り替えもスムーズだ

例えば、電話やWeb会議は、メールや文章では理解しづらい内容を伝える場合に意思疎通しやすい点が魅力ですが、いきなりだと歓迎されないこともあります。そのため、まずは「今電話できる?」「今Web会議できる?」とチャットして、そこから電話やWeb会議にスムーズに切り替えられるのがベスト。以前は対面でしか解決できないと考えられていたような難しい話題でも、「Microsoft Teams」の電話やWeb会議によって、スムーズな意思疎通が可能になりました。

――「Microsoft Teams」を導入された時期は、折しもコロナ禍に重なります。多様なコミュニケーションツールをそろえていたことは功を奏されたのでしょうか?

石田氏 今回の状況下では、社員が突然在宅ワークを経験することになった中で、どうにか「チャット・電話・Web会議」を使って仕事を進めようと、いい意味で雑然としたコミュニケーションがとても盛んになりました。とくに「Microsoft Teams」の電話機能は、社員の携帯番号がわからなくても、名前で検索してボタンを押すだけで相手にかかるため、番号を調べる手間が省けます。部門や役職を飛び越えて、相談したい相手に直接聞けるようなフラットな風土が生まれたと感じています。

連絡先は、名前で検索ができ、一覧で見ることもできる

また遠隔にいるお客様や取引先との会話も、在宅ワークでWeb会議中心となったことで、お互いに訪問する時間が短縮され、効率的になりました。今までは担当営業が1人で提案に行っていたようなケースでも、自社のスペシャリストをWeb会議に招待して機能の詳細を説明してもらったり、取引先の専門チームにサポートしてもらったりすることで、お客様の疑問を解決しやすいといった効果がありました。

その都度「パフォーマンスを最大化」できる働き方へ

――今回「Microsoft Teams」の電話機能の中でも、北九州市の本社では光回線とゲートウェイ装置による「Direct Routing」、新大阪オフィスでは「UniTalk」を導入されています。それぞれを使い分けられている意図について伺えますか?

石田氏 オフィスの規模と業務内容に合わせて、使い分けています。営業中心で全員が直通電話を必要とする小規模オフィスには、設備投資の必要なく、すぐに使える「UniTalk」を導入しました。一方、人数が多く内勤スタッフが代表電話を共有する本社などでは、光回線を引いて「Direct Routing」を採用することで、コストを最小化しています。また、月額サービスの「UniTalk」は、初期投資や構築作業の必要がなく、すぐに使えるので、「Microsoft Teams」採用前の機能検証の際にも、大いに役立ちました。

クラウドベースのサービスで、どこからでも固定電話での発着信ができる

――また、遠隔からでも会社のWeb会議システムを利用できる「Meeting Room」は、どのように活用されていますか?

石田氏 以前は、会社の会議室に導入されたテレビ会議システムとWeb会議の両方を使い、社内にいるメンバーで打ち合わせをする場合は会議室同士をつないだテレビ会議、外からの参加者がいる場合はWeb会議と使い分けていました。今回、本社移転に合わせて、全社の会議室に「Microsoft Teams」に対応したスピーカーとマイク、大型ディスプレーを導入し、会議室の操作パネルからワンタッチでWeb会議に参加できるようにしたことで、働いている場所にかかわらず、どこからでもWeb会議に参加できる環境が整ったと思います。

――今後、リモートワークを含めて働き方改革をどのように計画されていますか?

石田氏 個人的には、勤務全体で見て50%は在宅勤務やリモートワーク、残りの50%は出社する程度のバランスがよいのではないかと考えています。「どこでもオフィス」のような状態が実現でき、出社する必然性のなくなった今だからこそ、オフィスには「自主的に人が集まるイノベーションの場」としての機能が求められます。集中して作業を進めたいときには在宅勤務やリモートワーク、複数人でアイデアを出し合いたいときには出社してコミュニケーションを図るなど、その時々で最大のパフォーマンスを発揮できる環境を選び取っていくことが重要ではないでしょうか。

ちなみに、「効率的な働き方」という意味では、中期経営計画の施策の1つとして、定型業務にかける時間を50%削減し、その時間を戦略的な業務に注ぐ目標を掲げています。今後も「Microsoft Teams」やその他のツールを積極的に活用し、場所にとらわれない効率的な働き方を実現することで、社員のパフォーマンスを最大化できるような環境を構築していきたいですね。 

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