いざ出社「ウェブ会議」見落としがちなリスク

今後に備えて、企業が今やっておくべきこと

新型コロナウイルスの感染拡大に伴う緊急事態宣言下においては、多くの企業がテレワークを実施した。事業継続のため、テレワーク環境を突貫で整えながら、なんとか乗り切ったという企業も少なくないだろう。

その中には、ウェブ会議サービスを急きょ導入した企業も多かったのではないか。実際使ってみて「慣れない」「やりにくかった」と感じている企業は、今のうちに体制を見直しておくことをお勧めする。緊急事態宣言が解除されたからといって、ウェブ会議がなくなるとは考えにくい。新型コロナウイルスの第2波、第3波に備えるのはもちろん、今後もテレワークは定着していく流れにあり「ウェブで会議をするのが当たり前」になるだろう。

ウェブ会議で不満を抱えている企業の特徴とは?

ウェブ会議サービスで「期待していたほどの効果が得られていない」と嘆くのは、理想とする働き方のイメージを持たないまま、とりあえず無料のウェブ会議サービスを入れた、あるいは有料でも最小限の機能しか利用できていない企業に多い。さらにこれからは、出社と在宅が混在し、ウェブ会議が日常化することで、新たな問題も出てくるという。

セキュリティーのリスクだ。今後は、社内にいながら社外の取引先と会議を行ったり、社外のステークホルダーに向かって情報を発信したりする機会が増えると考えられる。そうなると、会議室にあるビデオ端末のほか、ミーティングスペースや自宅でPCやタブレット、スマホを使ってウェブ会議に参加することになる。まずは、さまざまなデバイスで安全にウェブ会議に参加できる環境を整えなければならない。また、採用面接や会社説明会、さらには株主総会などもウェブで開催することも想定され、セキュリティーをこれまで以上に強化しておきたいところだ。

デバイスを問わず、安全にウェブ会議を行うには

こうしたセキュリティーリスクに対応するとともに、生産性を上げていくには、どのようなウェブ会議サービスが望ましいのか。そこで頼りになるのが、中堅〜大企業向けに設計されたコラボレーションプラットフォーム「Cisco Webex」だ。定評あるCiscoの専用端末と、ウェブ会議サービスが、一貫したセキュリティーポリシーのもとに設計されている。そのため、さまざまなデバイス間での会議が安全にできるのに加え、ウェブ会議のほかビジネスメッセージング(チャット)、セミナー、人材教育などの利用シーンにおいても社内外と快適につながることが可能だ。

さらに、「Cisco Webex」の導入支援を多数手がけてきたIIJグローバルなら、全社展開に際して考慮が必要となる認証やセキュリティー、ネットワークの再設計まで包括的なアドバイスが可能だ。また、オンプレとのハイブリッド構成や、徐々に「Cisco Webex」に移行する段階的なアプローチのノウハウを提供している。

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